Mitarbeiter-Poster

Wir stellen Anleitungsposter zum Download bereit, die Sie ausdrucken und neben Ihrer SmartBox anbringen können. Für jede Methode zur Schlüsselrückgabe gibt es ein eigenes Poster, das die jeweiligen Schritte beschreibt:

 

Quick Scan

Das Abgeben von Schlüsseln an einer Keycafe SmartBox ist ganz einfach.

  1. Tippen Sie auf den SmartBox-Bildschirm.

  2. Wählen Sie Schlüsselrückgabe.

  3. Scannen Sie den Keycafe-Fob mit dem Scanner links neben dem Bildschirm.

  4. Legen Sie den Schlüssel in das Fach, das sich öffnet, und schließen Sie die Fachtür.

Das ist schon alles – die Schlüssel sind in Sekundenschnelle wieder in Ihrem Bestand. Diese Methode erfordert keine Authentifizierung, sodass Sie nicht wissen, wer die Schlüssel zurückgibt. Sie wissen jedoch immer, wer die Schlüssel abgeholt hat und wann und wo die Schlüssel zurückgegeben werden.

 

Authentifizierte Schlüsselrückgaben

Wenn Sie möchten, dass sich Personen bei der Schlüsselrückgabe authentifizieren, stehen verschiedene Optionen zur Verfügung. Welche Sie am häufigsten verwenden, hängt von den Arbeitsabläufen und Sicherheitsanforderungen Ihres Unternehmens ab.

Sie können die Schnellrückgabe-Funktion deaktivieren und festlegen, dass sich Ihre Mitarbeiter/Gäste jedes Mal authentifizieren müssen, wenn sie Schlüssel abgeben.

  1. Klicken Sie oben rechts auf das Benutzer-Dropdown-Menü und wählen Sie Mein Konto.

  2. Wählen Sie Erweitert und dann SmartBox-Optionen.

  3. Scrollen Sie zum Ende der Liste und deaktivieren Sie Quick Scan Drops.

Sobald Sie die Schnellrückgabe deaktiviert haben, können Sie auswählen, welche Authentifizierungsmethode Sie verwenden möchten. Hier finden Sie eine Liste aller möglichen Methoden zur Schlüsselrückgabe.

Hinweis:

Dies gilt auf Kontoebene, sodass Quick Scan Drops nun für alle SmartBoxes in diesem Konto deaktiviert ist.

 

Zugangscode

Eine gängige Methode zur Schlüsselrückgabe ist die Authentifizierung mit Ihrem Zugangscode.

  1. Tippen Sie auf den SmartBox-Bildschirm.

  2. Wählen Sie Schlüsselrückgabe.

  3. Geben Sie Ihren Zugangscode ein und wählen Sie Enter.

  4. Scannen Sie den Keycafe-Fob, der am Schlüssel angebracht ist.

  5. Legen Sie den Schlüssel in das Fach und schließen Sie die Fachtür.

 

Telefonnummer

Eine Methode zur Schlüsselrückgabe ist die Authentifizierung mit der Telefonnummer, mit der Sie Ihr Konto registriert haben.

  1. Tippen Sie auf den SmartBox-Bildschirm.

  2. Wählen Sie Schlüsselrückgabe.

  3. Geben Sie Ihre Telefonnummer ein und wählen Sie Enter.

  4. Scannen Sie den Keycafe-Fob, der am Schlüssel angebracht ist.

  5. Legen Sie den Schlüssel in das Fach und schließen Sie die Fachtür.

 

QR-Code

Funktion nur auf MS5 SmartBoxes verfügbar

Die QR-Code-Authentifizierung nutzt die Kamera, die nur bei der neuesten MS5 SmartBox vorhanden ist.

Als unsere neueste Methode zur Schlüsselrückgabe stehen Benutzer-QR-Codes in der Keycafe Mobile App für Vollbenutzer zur Verfügung. Dies ist ein Code auf Benutzerebene, mit dem jeder Schlüssel abgegeben werden kann, für den ein Benutzer über alle Organisationen hinweg, denen er angehört, eine Berechtigung erhalten hat.

Für alle Buchungscodes wird außerdem ein QR-Code in der E-Mail / SMS bereitgestellt.

  1.  Tippen Sie auf den SmartBox-Bildschirm.

  2. Wählen Sie Schlüsselrückgabe.

  3. Rufen Sie Ihren Benutzer-QR-Code auf, indem Sie in der Keycafe Mobile App auf das Symbol oben links tippen, und halten Sie ihn vor die SmartBox-Kamera.

  4. Scannen Sie den Keycafe-Fob, der am Schlüssel angebracht ist.

  5. Legen Sie den Schlüssel in das Fach und schließen Sie die Fachtür.

 

Keycafe Mobile App oder mobiler Browser

Mit der Keycafe Mobile App und der mobilen Browser-App können Sie einen Schlüssel abgeben, ohne sich Zugangscodes und PINs merken zu müssen.

  1. Melden Sie sich in der Keycafe Mobile App oder über einen mobilen Browser auf www.keycafe.com an.

  2. Wählen Sie den Schlüssel aus, den Sie abgeben möchten.

  3. Wählen Sie Schlüssel abgeben.

  4. Wählen Sie Weiter.

  5. Scannen Sie den Keycafe-Fob, der am Schlüssel angebracht ist.

  6. Legen Sie den Schlüssel in das Fach und schließen Sie die Fachtür.

 

Buchungscode

Buchungscodes werden am häufigsten für Gäste und einmalige Zugänge verwendet und per E-Mail oder SMS versendet. Der Code, mit dem Sie den Schlüssel abgeholt haben, ist derselbe, den Sie zur Rückgabe des Schlüssels verwenden, wenn Sie ihn nicht mehr benötigen.

  1. Tippen Sie auf den SmartBox-Bildschirm.

  2. Wählen Sie Schlüsselrückgabe.

  3. Geben Sie Ihren Buchungscode ein.

  4. Scannen Sie den Keycafe-Fob, der am Schlüssel angebracht ist.

  5. Legen Sie den Schlüssel in das Fach und schließen Sie die Fachtür.

 

Schlüsselcode

Wenn der Schlüsseleigentümer Schlüsselcodes aktiviert hat, können Sie diesen Code verwenden, um den zugehörigen Schlüssel ohne Authentifizierung abzugeben. Der Schlüsseleigentümer muss Ihnen den Code mitteilen, und dieser Code ändert sich nicht, es sei denn, er wird vom Schlüsseleigentümer manuell geändert.

  1. Tippen Sie auf den SmartBox-Bildschirm.

  2. Wählen Sie Schlüsselrückgabe.

  3. Geben Sie den Schlüsselcode ein und wählen Sie Enter.

  4. Legen Sie den Schlüssel in das Fach und schließen Sie die Fachtür.

 

Benutzer-Badge

Der einfachste und bequemste Weg für regelmäßige Benutzer, einen Schlüssel abzugeben, ist ein Benutzer-Badge. Sie müssen sich weder Codes merken noch ein Telefon bei sich tragen. Ihr Administrator stellt Ihnen entweder ein Keycafe-Badge oder einen herkömmlichen Schlüsselanhänger zur Verfügung, der mit Ihrem Konto verknüpft ist und den Sie an den SmartBox-Scanner halten können, um sich zu authentifizieren. Das Badge ist ein Aufkleber, der auf einem Mitarbeiterausweis, einer Visitenkarte oder einem anderen Gegenstand angebracht werden kann, den Sie regelmäßig bei sich tragen. Der Schlüsselanhänger kann an einem Schlüsselbund befestigt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer-Badges.

  1. Tippen Sie auf den SmartBox-Bildschirm.

  2. Wählen Sie Schlüsselrückgabe.

  3. Scannen Sie das Benutzer-Badge.

  4. Scannen Sie den Keycafe-Fob, der am Schlüssel angebracht ist.

  5. Legen Sie den Schlüssel in das Fach und schließen Sie die Fachtür.

 

Keycafe Admin

Wenn Sie Administrator einer SmartBox sind, können Sie Schlüsselfächer aus der Ferne öffnen, damit eine Person an der SmartBox einen Schlüssel abgeben kann. Diese Funktion ist nützlich, wenn ein Mitarbeiter seinen Code oder sein Benutzer-Badge vergessen hat, aber einen Schlüssel abgeben muss.

  1. Melden Sie sich in der Keycafe Mobile App oder auf der Website über Desktop oder Mobilgerät an.

  2. Wählen Sie Standorte.

  3. Wählen Sie den Namen des Standorts aus, an dem Sie den Schlüssel abgeben möchten.

  4. Wählen Sie die SmartBox aus, in die Sie den Schlüssel abgeben möchten.

  5. Wählen Sie das Entsperrsymbol eines verfügbaren Fachs aus, in das der Schlüssel abgegeben werden soll.

  6. Wählen Sie One-Touch Open.

  7. Drücken Sie die blinkende Taste an der SmartBox.

  8. Legen Sie den Schlüssel in das Fach und schließen Sie die Fachtür.

  9. Geben Sie im Pop-up-Fenster den Namen des Schlüssels oder die Seriennummer ein und wählen Sie Hinzufügen.