Mitarbeiter-Poster

Wir stellen Informationsposter zum Download bereit, die Sie ausdrucken und neben Ihrer SmartBox anbringen können. Für jede Methode der Schlüsselrückgabe gibt es ein separates Poster mit den entsprechenden Schritten:

 

Quick Scan

Die Rückgabe von Schlüsseln an einer Keycafe SmartBox ist ganz einfach.

  1. Tippen Sie auf den SmartBox-Bildschirm.

  2. Wählen Sie Schlüssel abgeben.

  3. Scannen Sie den Keycafe-Fob mit dem Scanner links neben dem Bildschirm.

  4. Legen Sie den Schlüssel in das Fach, das sich öffnet, und schließen Sie die Fachtür.

Das ist schon alles – die Schlüssel sind innerhalb von Sekunden wieder in Ihrem Bestand. Bei dieser Methode ist keine Authentifizierung erforderlich, sodass Sie nicht wissen, wer die Schlüssel zurückgibt. Sie wissen jedoch immer, wer die Schlüssel abgeholt hat und wann und wo sie zurückgegeben werden.

 

Authentifizierte Schlüsselrückgaben

Wenn Sie möchten, dass sich Personen bei der Rückgabe von Schlüsseln authentifizieren, stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung. Welche Sie am häufigsten verwenden, hängt von den Arbeitsabläufen und Sicherheitsanforderungen Ihres Unternehmens ab.

Sie können die Schnellabgabe-Funktion deaktivieren und verlangen, dass sich Ihre Mitarbeiter/Gäste jedes Mal authentifizieren, wenn sie Schlüssel zurückgeben.

  1. Klicken Sie oben rechts auf das Benutzer-Dropdown-Menü und wählen Sie Mein Konto.

  2. Wählen Sie Erweitert und dann SmartBox-Optionen.

  3. Scrollen Sie zum Ende der Liste und deaktivieren Sie Quick Scan-Abgaben.

Sobald Sie die Schnellabgaben deaktiviert haben, können Sie wählen, welche Authentifizierungsmethode Sie verwenden möchten. Hier ist eine Liste aller möglichen Methoden zur Rückgabe eines Schlüssels.

Hinweis:

Dies gilt auf Kontoebene, sodass für alle SmartBoxes in diesem Konto die Quick Scan-Abgaben deaktiviert werden.

 

Zugangscode

Eine gängige Methode zur Rückgabe eines Schlüssels ist die Authentifizierung mit Ihrem Zugangscode.

  1. Tippen Sie auf den SmartBox-Bildschirm.

  2. Wählen Sie Schlüssel abgeben.

  3. Geben Sie Ihren Zugangscode ein und wählen Sie Eingabe.

  4. Scannen Sie den Keycafe-Fob, der am Schlüssel befestigt ist.

  5. Legen Sie den Schlüssel in das Fach und schließen Sie die Fachtür.

 

Telefonnummer

Eine Methode zur Rückgabe eines Schlüssels ist die Authentifizierung mit der Telefonnummer, mit der Sie Ihr Konto registriert haben.

  1. Tippen Sie auf den SmartBox-Bildschirm.

  2. Wählen Sie Schlüssel abgeben.

  3. Geben Sie Ihre Telefonnummer ein und wählen Sie Eingabe.

  4. Scannen Sie den Keycafe-Fob, der am Schlüssel befestigt ist.

  5. Legen Sie den Schlüssel in das Fach und schließen Sie die Fachtür.

 

QR-Code

Funktion nur auf MS5 SmartBoxes verfügbar

Die QR-Code-Authentifizierung nutzt die Kamera, die nur bei der neuesten MS5 SmartBox vorhanden ist.

Unsere neueste Methode zur Rückgabe von Schlüsseln: Benutzer-QR-Codes sind in der Keycafe Mobile App für Vollbenutzer verfügbar. Dies ist ein Code auf Benutzerebene, mit dem jeder Schlüssel abgegeben werden kann, für den ein Benutzer in allen Organisationen, denen er angehört, eine Berechtigung erhalten hat.

Ein QR-Code wird auch in der E-Mail / SMS für alle Buchungscodes bereitgestellt.

  1.  Tippen Sie auf den SmartBox-Bildschirm.

  2. Wählen Sie Schlüssel abgeben.

  3. Rufen Sie Ihren Benutzer-QR-Code auf, indem Sie oben links in der Keycafe Mobile App auf das Symbol tippen, und halten Sie ihn vor die SmartBox-Kamera.

  4. Scannen Sie den Keycafe-Fob, der am Schlüssel befestigt ist.

  5. Legen Sie den Schlüssel in das Fach und schließen Sie die Fachtür.

 

Keycafe Mobile App oder mobiler Browser

Mit der Keycafe Mobile App und der mobilen Browser-App können Sie einen Schlüssel abgeben, ohne sich Zugangscodes und PINs merken zu müssen.

  1. Melden Sie sich in der Keycafe Mobile App oder unter www.keycafe.com in einem mobilen Browser an.

  2. Wählen Sie den Schlüssel aus, den Sie abgeben möchten.

  3. Wählen Sie Schlüssel abgeben.

  4. Wählen Sie Weiter.

  5. Scannen Sie den Keycafe-Fob, der am Schlüssel befestigt ist.

  6. Legen Sie den Schlüssel in das Fach und schließen Sie die Fachtür.

 

Buchungscode

Buchungscodes werden meist für Gäste und einmalige Zugänge verwendet und per E-Mail oder SMS versendet. Der Code, den Sie zum Abholen des Schlüssels verwendet haben, ist derselbe, den Sie für die Rückgabe des Schlüssels nach Gebrauch verwenden.

  1. Tippen Sie auf den SmartBox-Bildschirm.

  2. Wählen Sie Schlüssel abgeben.

  3. Geben Sie Ihren Buchungscode ein.

  4. Scannen Sie den Keycafe-Fob, der am Schlüssel befestigt ist.

  5. Legen Sie den Schlüssel in das Fach und schließen Sie die Fachtür.

 

Schlüsselcode

Wenn der Schlüsseleigentümer Schlüsselcodes aktiviert hat, können Sie diesen Code verwenden, um den zugehörigen Schlüssel abzugeben, ohne sich zu authentifizieren. Der Schlüsseleigentümer muss Ihnen den Code mitteilen, und dieser Code ändert sich nicht, es sei denn, der Schlüsseleigentümer ändert ihn manuell.

  1. Tippen Sie auf den SmartBox-Bildschirm.

  2. Wählen Sie Schlüssel abgeben.

  3. Geben Sie den Schlüsselcode ein und wählen Sie Eingabe.

  4. Legen Sie den Schlüssel in das Fach und schließen Sie die Fachtür.

 

Benutzer-Badge

Die einfachste und bequemste Möglichkeit für reguläre Benutzer, einen Schlüssel abzugeben, ist ein Benutzer-Badge. Sie müssen sich keine Codes merken und kein Telefon mitführen. Ihr Manager stellt Ihnen entweder einen Keycafe-Badge oder einen herkömmlichen Key-Fob zur Verfügung, der mit Ihrem Konto verknüpft ist und den Sie an den SmartBox-Scanner halten können, um sich zu authentifizieren. Der Badge ist ein Aufkleber, der auf einem Mitarbeiterausweis, einer Visitenkarte oder einem anderen Gegenstand angebracht werden kann, den Sie regelmäßig bei sich tragen. Der Key-Fob kann an einem Schlüsselbund befestigt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer-Badges.

  1. Tippen Sie auf den SmartBox-Bildschirm.

  2. Wählen Sie Schlüssel abgeben.

  3. Scannen Sie den Benutzer-Badge.

  4. Scannen Sie den Keycafe-Fob, der am Schlüssel befestigt ist.

  5. Legen Sie den Schlüssel in das Fach und schließen Sie die Fachtür.

 

Keycafe Administrator

Wenn Sie der Administrator einer SmartBox sind, können Sie Schlüsselfächer aus der Ferne öffnen, damit jemand an der SmartBox einen Schlüssel abgeben kann. Diese Funktion ist nützlich, wenn ein Mitarbeiter seinen Code oder Benutzer-Badge vergessen hat, aber einen Schlüssel abgeben muss.

  1. Melden Sie sich in der Keycafe Mobile App oder auf der Website auf dem Desktop oder Smartphone an.

  2. Wählen Sie Standorte.

  3. Wählen Sie den Namen des Standorts, an dem Sie den Schlüssel abgeben möchten.

  4. Wählen Sie die SmartBox, in die Sie den Schlüssel abgeben möchten.

  5. Wählen Sie das Entsperrsymbol eines verfügbaren Fachs, in das der Schlüssel abgelegt werden soll.

  6. Wählen Sie One-Touch Open.

  7. Drücken Sie die blinkende Taste an der SmartBox.

  8. Legen Sie den Schlüssel in das Fach und schließen Sie die Fachtür.

  9. Geben Sie im Pop-up-Fenster den Schlüssel-namen oder die Seriennummer ein und wählen Sie Hinzufügen.