Parabéns pela aquisição do Keycafe Key Management System.
Estamos aqui para ajudá-lo a obter o máximo benefício do uso do sistema. Se a qualquer momento você desejar ter um vídeo de demonstração ao vivo do software, envie um e-mail para support@keycafe.com.
Este guia apresentará como o sistema funciona, bem como tudo que você precisa para começar.
- Crie a sua conta aqui
- Configure sua SmartBox
- Configure suas chaves
- Prepare chaves para uso da equipe
- Prepare chaves para uso dos hóspedes
- Opções avançadas
Passo 1 - Crie uma conta
Para começar, crie uma conta no Keycafe. Você precisará disso para obter acesso aos aplicativos móveis e de desktop, que serão usados no processo de configuração.
Passo 2 - Configure sua SmartBox
- Após receber e desembalar sua SmartBox, conecte-a a uma WiFi, Ethernetou rede celular . Configure sua SmartBox como um local privado no aplicativo Keycafe.
- Monte sua SmartBox em uma parede usando as instruções de instalação .
- Se você comprou unidades de expansão, vincule suas SmartBoxes.
- Se você deseja ter várias opções de idioma disponíveis para os usuários de seu SmartBox, altere as Configurações de idioma para seus locais.
Não monte SmartBox sem conexão com a Internet
Você deve conectar seu SmartBox a uma rede WiFi, Ethernet ou celular antes de montá-lo na parede. A conectividade com a Internet é necessária para desbloquear o SmartBox da placa traseira para remoção.
Passo 3 - Configure suas chaves
- Comece adicionando suas chaves ao aplicativo Keycafe. Existem duas maneiras de fazer isso:
- O sistema do Keycafe funciona escaneando uma chave cada vez que ela é retirada ou entregue em uma SmartBox. Isso é feito usando porta-chaves. Assim como adicionar chaves, existem duas maneiras de fazer isso:
- Um por vez
- Upload em massa com o campo “Número de série”
Passo 4 - Preparar Chaves para Uso da Equipe
- Depois que suas chaves estiverem configuradas, você pode criar usuários e atribuir permissões para seus funcionários e departamentos.
- Veja todos os métodos disponíveis para pegar e entregar chaves. Você também pode baixar e imprimir pôsteres para educar a equipe sobre como usar a SmartBox. O melhor fluxo de trabalho para sua organização pode incluir um ou vários métodos.
- Se você comprou crachás de usuário, você pode configurá-los com estas instruções.
- Se você tiver várias chaves que gostaria de agrupar, como as chaves de um departamento específico, você pode criar grupos de chaves. Isso também permitirá que você atribua permissão rapidamente para todos eles de uma vez.
- Você pode ativar códigos de teclas para coletas e entregas mais rápidas. A desvantagem é que a segurança diminui, pois você não conseguirá rastrear quem está acessando as chaves.
- Time Shifts permitem que você restrinja os acessos principais a dias e períodos de tempo especificados. Isto é útil se você não quiser que os funcionários usem chaves fora dos turnos atribuídos.
Passo 5 - Preparando Chaves para Uso dos Convidados
Se o seu fluxo de trabalho envolve fornecer chaves aos visitantes para uso único, siga estas etapas para configurar uma reserva única .
Passo 6 – Opções Avançadas
- Alertas programáveis permitem que você envie notificações personalizadas aos usuários e administradores quando as chaves não são devolvidas no final de um turno.
- Aprenda como gerenciar suas chaves.
- Entenda como Quick Scan Drop Offs funcionam e decida se eles se adequam ao seu fluxo de trabalho.
- Veja as opções de personalização do Keycafe para levar seu sistema de gerenciamento de chaves para o próximo nível.
- Se você tiver problemas com o inventário real do compartimento de chaves que não corresponde aos seus registros, você pode gerenciar manualmente o inventário do compartimento de chaves.