Parabéns pela aquisição do Sistema de Gestão de Chaves Keycafe.
Estamos aqui para ajudar você a aproveitar ao máximo o sistema. Se a qualquer momento desejar uma demonstração em vídeo ao vivo do software, envie um e-mail para support@keycafe.com.
Este guia apresentará como o sistema funciona, bem como tudo o que você precisa para começar.
Passo 1 - Criar uma Conta
Para começar, crie uma conta Keycafe. Você precisará dela para ter acesso aos aplicativos móvel e para desktop, que serão usados no processo de configuração.
Passo 2 - Configurar sua SmartBox
Após receber e desembalar sua SmartBox, conecte-a a uma rede Wi-Fi, Ethernet ou celular. Configure sua SmartBox como um local privado no aplicativo Keycafe.
Fixe sua SmartBox em uma parede usando as instruções de instalação.
Se você comprou unidades de expansão, vincule suas SmartBoxes.
Se desejar disponibilizar várias opções de idioma para os usuários da sua SmartBox, altere as Configurações de Idioma dos seus locais.
Não Fixe a SmartBox sem Conexão com a Internet
Você deve conectar sua SmartBox a uma rede Wi-Fi, Ethernet ou celular antes de fixá-la na parede. A conectividade com a internet é necessária para destravar a SmartBox da placa traseira para remoção.
Passo 3 - Configurar suas Chaves
Comece adicionando suas chaves ao aplicativo Keycafe. Existem duas maneiras de fazer isso:
O sistema da Keycafe funciona lendo uma chave sempre que ela é retirada ou devolvida em uma SmartBox. Isso é feito usando chaveiros. Assim como na adição de chaves, existem duas maneiras de fazer isso:
Upload em massa com o campo “Serial Number”
Passo 4 - Preparar Chaves para Uso da Equipe
Depois que suas chaves estiverem configuradas, você poderá criar usuários e atribuir permissões para os membros da sua equipe e departamentos.
Conheça todos os métodos disponíveis de retirada e devolução de chaves. Você também pode baixar e imprimir cartazes para orientar a equipe sobre como usar a SmartBox. O melhor fluxo de trabalho para a sua organização pode incluir um ou múltiplos métodos.
Se você adquiriu crachás de usuário, poderá configurá-los com estas instruções.
Se você tiver várias chaves que gostaria de agrupar, como as chaves de um departamento específico, poderá criar grupos de chaves. Isso também permitirá atribuir permissões rapidamente para todas elas de uma só vez.
Você pode ativar códigos de chave para retiradas e devoluções mais rápidas. A desvantagem é que a segurança é reduzida, pois você não poderá rastrear quem está acessando as chaves.
Turnos de Horário permitem restringir o acesso às chaves a dias e intervalos de tempo específicos. Isso é útil caso não queira que a equipe utilize as chaves fora de seus turnos atribuídos.
Passo 5 - Preparar Chaves para Uso de Visitantes
Se o seu fluxo de trabalho envolve fornecer chaves a visitantes para uso único, siga estes passos para configurar uma reserva de uso único.
Passo 6 - Opções Avançadas
Alertas Programáveis permitem enviar notificações personalizadas a usuários e administradores quando as chaves não forem devolvidas ao final de um turno.
Saiba como gerenciar suas chaves.
Entenda como funcionam as devoluções por Quick Scan e decida se elas se adequam ao seu fluxo de trabalho.
Conheça as opções de personalização da Keycafe para levar seu sistema de gestão de chaves ao próximo nível.
Se você encontrar divergências entre o inventário real dos compartimentos de chaves e seus registros, poderá gerenciar manualmente o inventário dos compartimentos de chaves.