Neste artigo:
- O que é um utilizador
- Tipos de Utilizador
- Compreender as funções de permissão
- Funções de permissão para chaves/grupos de chaves
- Funções de permissão para locais
O que é um utilizador?
Um utilizador no sistema Keycafe é simplesmente um indivíduo que recebe permissões de acesso ou de gestão e é registado ao pegar ou deixar uma chave. Cada utilizador tem um ou vários códigos de acesso exclusivos, dependendo das definições e permissões definidas pelos proprietários das chaves e administradores da conta.
Para todos os tipos de utilizadores, um Código de Acesso pode ser ativado pelo administrador de uma organização para aceder às chaves de propriedade dessa organização. Se é funcionário de uma empresa que utiliza o Keycafe e não utiliza o Keycafe em mais lado nenhum, o Código de Acesso é tudo o que precisa. Apenas para utilizadores completos, o seu número de telefone e um código Global SmartBox gerado aleatoriamente podem ser utilizados para aceder a quaisquer chaves às quais tenham permissão, independentemente da organização ou localização.
Tipos de Utilizador
Existem dois tipos de utilizadores no sistema Keycafe. Pode utilizar uma combinação dos dois tipos, dependendo das necessidades da sua organização e do seu fluxo de trabalho.
Utilizador Pleno
Um Utilizador Completo é para funcionários ou pessoal que acederão às nossas aplicações iOS, Android ou desktop para funcionalidades avançadas, tais como administrar utilizadores, conceder permissões de chaves, rever registos, etc. Um utilizador completo será convidado a registar uma conta em segurança no Keycafe utilizando o seu endereço de e-mail. O utilizador terá controlo das suas próprias credenciais e definições de autenticação de dois fatores na sua conta. Recomendamos este tipo de conta para utilizadores empresariais que acedem e utilizam software de produtividade regularmente na sua empresa.
Usuário SmartBox
Um utilizador SmartBox é para funcionários ou pessoal que farão trocas periódicas de chaves utilizando uma palavra-passe fornecida por si, mas não requerem funcionalidades avançadas. O utilizador é criado de imediato, controlado por si (o administrador da empresa) e não é necessário qualquer registo por parte do utilizador. O utilizador não poderá iniciar sessão nas nossas aplicações iOS, Android ou desktop e não poderá executar funções administrativas, como controlar as permissões das chaves. Estes utilizadores apenas poderão interagir com as suas SmartBoxes para recolher e entregar chaves utilizando uma palavra-passe ou crachá fornecido por si (a função de permissão Acesso Contínuo ).
Emblemas de utilizador para utilizadores SmartBox
Tal como os utilizadores completos, os utilizadores do SmartBox podem receber emblemas de utilizador.
Compreender as funções de permissão
As funções de permissão afetam o que um utilizador pode fazer com uma chave, grupo de chaves ou local. São frequentemente utilizadas para diferenciar as permissões entre gestores, equipa e suporte.
Funções de permissão para chaves/grupos de chaves
Chaves/Grupos de Chaves |
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| Cargo da Permissão | Acesso à reserva | Acesso Contínuo | Co-administrador | Administração da organização |
| Ver detalhes/histórico principais | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Levantamento de chaves com reserva | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Levantamento de chaves sem reserva | - | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Realizar trocas de campo | - | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Ver reservas/chaves | ✔️ | - | ✔️ | ✔️ |
| Adicionar/editar permissões de chaves | - | - | ✔️ | ✔️ |
| Exibir histórico de utilização de chaves | - | - | ✔️ | ✔️ |
| Editar os detalhes da chave | - | - | ✔️ | ✔️ |
| Criar/Editar Reservas | - | - | ✔️ | ✔️ |
| Receba notificações de levantamento/entrega de chaves | - | - | ✔️ | ✔️ |
| Criar novas chaves/grupos de chaves | - | - | - | ✔️ |
| Gerir códigos-chave | - | - | - | ✔️ |
| Ver/Editar Alertas Programáveis | - | - | - | ✔️ |
| Visualizar/Editar/Criar Grupos de Chaves | - | - | - | ✔️ |
Apenas visualização (descontinuado)
Função descontinuada
*A partir de 6 de maio de 2025, a permissão Apenas visualização para Chaves e Grupos de Chaves foi descontinuada. Os utilizadores existentes com esta permissão permanecerão os mesmos, mas as novas permissões de chave e grupo de chaves futuras não mostrarão esta opção.
O utilizador poderá ver e encontrar todas as informações sobre a chave, o seu histórico, os acessos do utilizador e as reservas relacionadas com a chave. Não poderão pegar na chave nem visualizar o seu código. Este nível de permissão é bom para o pessoal de suporte remoto.
Acesso à reserva
Função de permissão do Business Pro
O Acesso à Reserva é uma função de permissão apenas disponível para organizações no plano Business Pro.
O utilizador poderá reservar horários para a chave e retirá-la e devolvê-la utilizando o seu código de acesso ou o código de reserva da reserva. Fora das reservas, não poderão aceder à chave. Podem ver o histórico de atividades, reservas e detalhes da chave. Este nível de permissão é bom para os colaboradores que partilham chaves com outros colaboradores e não devem ter qualquer utilização de chaves sobreposta, como os condutores de veículos de utilização partilhada.
Acesso Contínuo
Anteriormente conhecido como Exchange Only
A 6 de maio de 2025, a função de permissão Apenas Exchange foi renomeada para Acesso Contínuo. A funcionalidade mantém-se a mesma.
O utilizador poderá levantar e deixar a chave usando o seu código de acesso ou a aplicação Keycafe e ver o histórico de atividades e os detalhes da chave. Este nível de permissão é bom para a equipa do utilizador final que recolhe e entrega regularmente a chave.
Administrador
O utilizador terá todas as funcionalidades do Acesso Contínuo, além de poder criar e gerir reservas, editar as informações da chave, receber notificações de levantamento/entrega da chave e visualizar e gerir o seu código-chave. Este nível de permissão é bom para o pessoal que pretende que tenha uma supervisão total da chave.
Ver Co-administradores vs. Administradores da organização para chaves/grupos de chaves.
Funções de permissão para locais
Localizações |
|||
| Cargo da Permissão | Visualizar Apenas | Co-administrador | Administração da organização |
| Ver informações básicas de localização | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Ver histórico de atividades | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Ver inventário de chaves | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Editar inventário do compartimento de chaves | - | ✔️ | ✔️ |
| Caixas individuais abertas | - | ✔️ | ✔️ |
| Abrir Todos os Compartimentos | - | ✔️ | ✔️ |
| Reiniciar SmartBoxes | - | ✔️ | ✔️ |
| Desmontar SmartBoxes | - | ✔️ | ✔️ |
| Ver códigos abertos offline | - | ✔️ | ✔️ |
| Ativar/Proteger/Desativar Bins | - | ✔️ | ✔️ |
| Ligar/Desligar SmartBoxes de Locais | - | ✔️ | ✔️ |
| Editar SmartBox/Detalhes do local | - | ✔️ | ✔️ |
| Activar/Desactivar/Editar Personalização | - | ✔️ | ✔️ |
| Ver gravações de vídeo de troca de chaves | - | ✔️ | ✔️ |
| Visualizar/Editar/Adicionar Utilizadores Permitidos | - | - |
✔️ |
Visualizar Apenas
O utilizador poderá ver as informações básicas (endereço, número de telefone, hora, números de série do SmartBox) e o histórico de atividades do local, bem como o inventário de todos os SmartBoxes no local. Este nível de permissão é bom para o pessoal de suporte remoto.
Administrador
O utilizador terá todas as funcionalidades em Apenas visualização, além de poder executar tarefas de resolução de problemas, como abrir caixas remotamente e desmontar o SmartBox. Este nível de permissão é bom para o pessoal que pretende que tenha uma supervisão total do local.
Ver Co-administradores vs. Administradores da organização para locais.