Neste artigo:
- O que são alertas programáveis?
- Configurando um novo alerta
- Dicas úteis
- Editando um alerta existente
Limites de alerta programáveis
Os utilizadores do plano Lite estão limitados a um máximo de 3 alertas programáveis. Os utilizadores dos planos Premium e Business Pro podem criar um número ilimitado de alertas programáveis.
O que são alertas programáveis?
Os alertas programáveis são notificações personalizadas que os administradores da organização podem configurar e personalizar para teclas ou grupos de teclas específicos. Os alertas programáveis são úteis para muitos fluxos de trabalho. Alguns usos comuns são:
- Lembrar os colaboradores no final de um turno para devolverem as suas chaves, evitando a perda das chaves no turno seguinte
- Notificar a gerência quando um hóspede não devolve a chave do quarto à hora marcada para o check-out
- Enviar instruções de check-in aos hóspedes no momento da reserva.
- Manter a gestão informada sobre a utilização das chaves em tempo real
Existem dois tipos de alertas programáveis: Alertas de tecla atrasada e Alertas de troca de tecla.
1. Alertas de chave atrasados
Uma notificação é enviada ao administrador/gestor de uma chave, ao utilizador ou a qualquer outro utilizador dentro da organização por e-mail em duas situações opcionais:
- número especificado de minutos/horas/dias após a retirada da chave
- número especificado de minutos/horas/dias após o término de uma reserva ou mudança de horário
- número especificado de minutos/horas/dias antes do final de uma reserva ou turno de tempo
2. Alertas de troca de chaves
Uma notificação é enviada ao administrador/gestor de uma chave, ao utilizador ou a qualquer outro utilizador dentro da organização por SMS ou e-mail em três situações opcionais:
- quando uma chave é deixada
- quando uma chave é apanhada
3. Alerta de reserva criada
Uma notificação é enviada ao administrador/gestor da chave, ao utilizador ou a qualquer outro utilizador da organização por e-mail ou webhook em duas situações opcionais:
- quando uma chave é reservada para uma reserva única.
- quando uma chave é reservada para uma reserva
4. Alerta de estado de localização
Uma notificação é enviada ao proprietário, administrador ou gestor de localização de uma organização por SMS, e-mail ou webhook em duas situações opcionais:
- quando um local fica sem energia
- Quando um local perde a ligação à internet.
Configurando um novo alerta
Gerenciando alertas programáveis em dispositivos móveis
Observe que a criação e edição de um alerta programável só pode ser feita no aplicativo de desktop.
- Faça login na área de trabalho do Keycafe.
- Selecione + Adicionar > Alerta Programável > o tipo de alerta que pretende criar.
- Digite oNome do alerta.
- Insira a Descrição do alerta. Isso é apenas interno e não será visto pelos usuários.
- Insira o nome da(s) chave(s) ougrupo(s) de chavespara os quais você deseja definir o alerta.
-
Para umAlerta de Troca de Chaves, selecione asituação para o alerta disparar e, em seguida, escolha osdestinatários do alerta.
Alertas programáveis são um recurso disponível apenas para usuários dos planos Premium e Business Pro.
SelecioneAlertas Programáveis
- Para um alerta de chave atrasada , selecione se pretende que o alerta seja enviado através de SMS ou e-mail. Os alertas de troca de chaves só podem ser enviados por e-mail neste momento.
- Selecione a duração do tempo esituação para o alerta ser acionado. Clique em Variáveis para visualizar uma lista de variáveis úteis que pode incluir na mensagem.
- Introduza a mensagem que pretende que o alerta mostrasse e clique em Criar alerta.
Dicas úteis
Vários destinatários
Você pode ter de um a no máximo 10 destinatários para um alerta. Se pretender que um utilizador diferente dos gestores ou utilizadores das chaves seja notificado, introduza o seu nome no campo Adicionar mais utilizadores .
Variáveis
Basta selecionar Variablese, em seguida, + ao lado da variável que você deseja adicionar. Em seguida, ele será adicionado à sua mensagem. As opções variam consoante o tipo de alerta:
Variáveis de alerta de chave tardia
| Variável | Saída |
| [CHAVE] | Nome da chave |
| [UTILIZADOR] | Nome do utilizador que trocou a chave |
| [NOME DO ALERTA] | Nome do alerta |
| [URL PRINCIPAL] | Link para a chave na aplicação Keycafe |
[URL DE RESERVA] |
Link para a reserva na aplicação Keycafe |
Variáveis de alerta de troca de chaves
| Variável | Saída |
| [CHAVE] | Nome da chave |
| [UTILIZADOR] | Nome do utilizador que trocou a chave |
| [NOME DO ALERTA] | Nome do alerta |
[TIPO DE CÂMBIO] |
Tipo de troca ("Retirado" ou "Deixado num local") |
| [URL PRINCIPAL] | Link para a chave na aplicação Keycafe |
[URL DE RESERVA] |
Link para a reserva na aplicação Keycafe |
[NOME DO LOCAL] |
Nome do local onde a chave foi levantada ou entregue. |
Variáveis de alerta criadas para reservas
| Variável | Saída |
| [CHAVE] | Nome da chave |
| [NOME DO ALERTA] | Nome do alerta |
[NOME DO CONVIDADO] |
Nome do convidado |
| [CONTACTO DO HÓSPEDE] | O contacto utilizado para a reserva (endereço de e-mail ou número de telefone) |
[DATA DE INÍCIO] |
data de início da reserva |
[DATA DE TÉRMINO] |
Data limite da reserva |
| [CÓDIGO DE RESERVA] | Código de reserva |
| [TIPO DE RESERVA] | Tipo de reserva ("Reservado" ou "Concluído") |
| [CÓDIGO QR] | Imagem do código QR de reserva |
| [URL PRINCIPAL] | Link para a chave na aplicação Keycafe |
| [URL DE RESERVA] | Link para a reserva na aplicação Keycafe |
Variáveis de alerta de estado de localização
| Variável | Saída |
[NOME DO LOCAL] |
Nome do local com o problema |
[PROBLEMAS DE LOCALIZAÇÃO] |
Lista dos problemas de estado do local |
| [NOME DO ALERTA] | Nome do alerta |
[URL DE LOCALIZAÇÃO] |
Link para o local com o problema |
Mensagens diferentes para gestor e utilizador
Se pretender alertar o gestor e o utilizador da chave, mas tiver mensagens diferentes para cada um, selecione + Adicionar notificação para introduzir uma mensagem separada e selecionar o destinatário correspondente para cada notificação. Terá então uma notificação para o gestor da chave e uma notificação para o utilizador.
Editando um alerta existente