Integração com o Fleetio

O que a integração faz?

Ao integrar sua conta Fleetio com a Keycafe, você pode associar rapidamente todo o seu inventário de veículos da Fleetio à chave de cada veículo na Keycafe. Quando um veículo é atribuído a um motorista na Fleetio, um código PIN exclusivo de reserva para a chave é criado automaticamente na Keycafe e as instruções de acesso são enviadas ao motorista. O motorista usará o código PIN para retirar a chave do veículo no SmartBox. As reservas para chaves de veículos da Fleetio aparecerão na Keycafe com um indicador da Fleetio, e as instruções de acesso e o código da chave da Keycafe serão exibidos na atribuição do veículo na Fleetio.

Após a configuração inicial, esta integração permite o gerenciamento e a automação das atribuições de veículos usando apenas a Fleetio.

Esta integração também é compatível com o recurso Motor Pool da Fleetio. Quando as solicitações de reserva de veículos são aprovadas, uma atribuição de veículo é criada, o que dispara a criação da reserva na Keycafe.

Como configurar a integração

A configuração da integração entre a Fleetio e a Keycafe envolve obter 3 tokens da sua conta Fleetio, vincular suas contas e testar a integração.

Obter a chave de API, o Token de Conta e a Chave Secreta do Webhook da Fleetio

Recomendamos que você copie e cole cada um deles em um documento temporário, em preparação para a próxima etapa.

Criar uma nova chave de API na Fleetio

Uma chave de API permite que um sistema de terceiros se conecte e autorize transferências de dados. Você precisará gerar uma chave de API na Fleetio que fará parte da configuração da integração com a Keycafe. 

1. Faça login na sua conta Fleetio, clique no menu suspenso da conta no canto superior esquerdo e selecione Settings.

1. Clique em Manage API Keys.

1. Selecione + Add API Key.

1. Digite "Keycafe" no campo Label, selecione 2023-03-01 no menu suspenso para a API Version e clique em Save. Você deverá ver o novo Token da API na tabela.

Obter seu token de conta da Fleetio

O token de conta é o identificador principal para um sistema de terceiros em uma integração via API e é associado à chave de API para uma identificação completa. O token de conta da Fleetio pode ser encontrado na página API Keys nas configurações da sua conta Fleetio.

Na seção Account Tokens, copie o token de conta na íntegra e cole-o no mesmo documento temporário onde você colocou a chave de API. Você precisará adicionar este token de conta na configuração da integração na Keycafe.

Criar um Webhook na Fleetio

Um webhook oferece a capacidade de enviar uma requisição HTTP POST para uma ou mais URLs sempre que tipos específicos de eventos ocorrerem na sua conta Fleetio. Todos os eventos de webhook da Fleetio contêm dados serializados em JSON.

1. No seu menu Settings, role para baixo até a seção Integrations e selecione Webhooks.

1. No canto superior direito da página, clique em + Add Webhook.

1. No campo URL, copie e cole a seguinte URL: https://www.keycafe.com/webhooks/fleetio

2. Deixe Authorization HTTP Header em branco. Digite “Keycafe” em Description e mantenha a opção Enabled marcada.

1. Clique em Select Events, role para baixo, marque as três caixas na categoria Vehicle Assignment e clique em Save:

• Vehicle Assignment Created

• Vehicle Assignment Deleted

• Vehicle Assignment Updated

1. De volta à página Webhooks, clique no botão More Actions do novo Webhook e, em seguida, clique em View Secret.

1. Copie a chave secreta na íntegra e cole-a no seu documento temporário — que também contém a chave de API e o token de conta.

Agora deve haver três itens no seu documento temporário: a chave de API, o token de conta e a chave secreta.

Vincular sua conta Fleetio à sua conta Keycafe

A configuração da integração na Keycafe envolve principalmente a inserção dos três identificadores obtidos na etapa descrita acima.

1. No painel da Keycafe para computador, clique em + Adicionar → Integração → Fleetio. No aplicativo móvel, toque em Mais → Integrações → Adicionar → Fleetio.

2. Insira a chave de API, o token de conta e a chave secreta do seu documento temporário.

1. Selecione Connect with Fleetio. Após alguns instantes, clique na aba Integrações na Keycafe para visualizar a integração.

Adicionar campos personalizados

Em seguida, você precisa adicionar três campos personalizados na sua conta Fleetio. Esses campos permitirão visualizar informações relacionadas às reservas da Keycafe no painel da Fleetio.

1. De volta ao menu Settings da Fleetio, role para baixo até a seção Data Management e selecione Field Management.

1. Selecione Vehicle Assignment e clique em + Add Field.

2. Deixe Data Type como Text e digite Keycafe Access Instructions no campo Label.

3. Clique em Save para criar o campo personalizado.

1. Repita as etapas acima para criar mais cinco campos personalizados, totalizando seis campos personalizados:

Para visualizar os campos personalizados, navegue de volta para Field Management, selecione Vehicle Assignment, e busque por "Keycafe".

Como usar a integração

Para começar a usar a integração, você deve associar as chaves adicionadas na Keycafe aos veículos cadastrados na Fleetio. Assim que um veículo tiver uma chave associada, você poderá começar a criar atribuições de veículos na Fleetio e as instruções de acesso às chaves serão enviadas automaticamente ao motorista.

Associar uma chave da Keycafe a um veículo da Fleetio

1. A aba Integrações na Keycafe agora deve conter um item correspondente à integração. Clique nesse item para exibir os menus Veículos e Sobre.

1. Para visualizar uma lista dos seus veículos da Fleetio, clique em Veículos para navegar pela lista no lado direito.

2. Escolha um veículo e clique no ícone de chave.

1. Digite o nome da sua chave da Keycafe para esse veículo e selecione-a na lista suspensa.

1. Selecione Vincular para confirmar que deseja vincular esta chave a este veículo.

2. Você pode ativar a opção Automatically End Assignment se desejar que a atribuição do veículo na Fleetio seja encerrada assim que as chaves forem devolvidas ao SmartBox (o que posteriormente encerrará a reserva na Keycafe e o acesso do motorista às chaves).

3. Você pode escolher Automatic ou Prompt, o que mudará a forma como o usuário é notificado ao receber a atribuição de um veículo. A maioria dos usuários deve escolher Automatic para um fluxo de trabalho mais simples. Clique em Atualizar para fechar a janela pop-up.

Métodos de notificação

Automático

Quando uma atribuição de veículo é criada na Fleetio, um e-mail ou SMS é enviado automaticamente ao motorista com instruções sobre como acessar as chaves. Isso permite que todo o processo seja realizado usando apenas o painel da Fleetio. O método de contato é baseado nos dados de contato do perfil do motorista na Fleetio. Se o motorista tiver um endereço de e-mail e um número de telefone associados à sua conta, o e-mail terá prioridade. 

Prompt

Quando uma atribuição de veículo é criada na Fleetio, o administrador da conta Keycafe recebe um e-mail com um lembrete para criar o acesso à chave. Isso permite a personalização dos detalhes e das instruções de acesso à chave, mas exige o uso da Fleetio e da Keycafe para concluir o processo.

Criar uma atribuição de veículo usando a configuração Automática

1. Ao criar uma atribuição de veículo na Fleetio, você verá os seis campos personalizados criados. Deixe-os em branco — eles serão preenchidos automaticamente após a criação da atribuição e conforme a chave for utilizada.

1. Após criar a atribuição, visualize os detalhes para conferir os valores preenchidos para Keycafe Access Code, Access Link, Access Instructions e Booking Link. Às vezes, o preenchimento pode levar alguns minutos.

1. A atribuição também aparecerá na aba Reservas na Keycafe.

Criar uma atribuição de veículo usando a configuração Prompt

1. Ao criar uma atribuição de veículo na Fleetio, você verá os seis campos personalizados criados. Deixe-os em branco — eles serão preenchidos automaticamente após a criação da atribuição e conforme a chave for utilizada.

1. Depois que a atribuição do veículo for criada na Fleetio, localize esse veículo na integração da Fleetio na Keycafe e selecione o ícone de calendário.

1. Você verá as datas de atribuição do veículo como uma reserva. Selecione o ícone +.

1. Confirme os detalhes da atribuição e selecione Criar reserva.

1. Personalize os detalhes da reserva como desejar e confirme selecionando Adicionar.

1. Navegue até a aba Reservas na Keycafe para confirmar. O motorista atribuído receberá um e-mail ou SMS (dependendo do método de contato que você acabou de selecionar) com instruções sobre como acessar a chave.

1. De volta ao painel de Vehicle Assignments da Fleetio, visualize os detalhes da atribuição para ver os valores preenchidos para Keycafe Access Code, Access Link, Access Instructions e Booking Link. Às vezes, o preenchimento pode levar alguns minutos.

Acompanhar o uso das chaves

Quando a chave de uma atribuição de veículo for retirada pelo motorista, o campo Keycafe Pickup Time será atualizado com o registro de data e hora em que a chave foi retirada. Da mesma forma, o campo Keycafe Dropoff Time será atualizado com um registro de data e hora quando a chave for devolvida.

Desconectar sua conta Fleetio

1. No painel da Keycafe, selecione Integrações → Fleetio → Sobre a integração → Desconectar.

2. Clique em Desconectar para confirmar.

Precisa de mais ajuda?

Tem dúvidas sobre a integração ou sugestões de melhorias? Envie um e-mail para support@keycafe.com.