Neste artigo:
Recurso Premium
Integrações são um recurso disponível apenas para usuários dos planos Premium e Business Pro.
O que a integração faz?
Ao integrar sua conta Fleetio com o Keycafe, você pode associar rapidamente todo o seu inventário de veículos Fleetio à chave de cada veículo no Keycafe. Quando um veículo é atribuído a um motorista no Fleetio, um código PIN de reserva exclusivo para a chave é criado automaticamente no Keycafe e instruções de acesso são enviadas ao motorista. O motorista usará então o código PIN para recuperar a chave do veículo no SmartBox. As reservas das chaves do veículo Fleetio aparecerão no Keycafe com um indicador Fleetio, e as instruções e código de acesso da chave Keycafe são mostradas na atribuição do veículo no Fleetio.
Após a configuração inicial, esta integração permite a gestão e automatização das atribuições de veículos utilizando apenas o Fleetio.
Códigos de acesso do motorista
Por padrão, o código PIN de reserva é diferente para cada atribuição de veículo, independentemente de quem seja o motorista atribuído. Se você preferir que motoristas individuais sempre usem o mesmo código, entre em contato com seu gerente de sucesso ou com nossa equipe de suporte ao cliente e habilitaremos esse recurso.
Como alternativa, os motoristas com contas Keycafe podem usar seu código de acesso para recuperar as chaves do veículo que lhes foram atribuídas, em vez de usar o código PIN de reserva todas as vezes.
Como configurar a integração
Configurar sua integração Fleetio e Keycafe envolve recuperar 3 tokens de sua conta Fleetio, vincular suas contas e testar a integração.
Recuperando a chave da API Fleetio, o token da conta e a chave secreta do Webhook
Recomendamos que você copie e cole cada um deles em um documento temporário, como preparação para a próxima etapa.
Crie uma nova chave de API no Fleetio
Uma chave de API permite que um sistema de terceiros se conecte e permita transferências de dados. Você precisará gerar uma chave API no Fleetio que fará parte da configuração da integração com o Keycafe.
- Faça login na sua conta Fleetio, selecione o nome da sua conta no canto superior esquerdo da página e selecione Configurações da conta.
- Selecione Gerenciar chaves de API.
- Selecione + Adicionar chave API.
- Digite "Keycafe" para o Label e clique em Generate API Key. Você deverá ver o novo API Token na tabela.
Obtenha seu token de conta Fleetio
Um token de conta é o identificador principal de um sistema de terceiros em uma integração de API e é emparelhado com a chave de API para identificação completa. O token da conta Fleetio é encontrado na página Chaves de API nas configurações da sua conta Fleetio.
Na seção Account Tokens, copie o token da conta por completo e cole-o no mesmo documento temporário em que você colocou a chave API. Você precisará adicionar este token de conta na configuração de integração do Keycafe.
Crie um webhook Fleetio
Um webhook permite enviar um HTTP POST para um ou mais URLs sempre que ocorrerem tipos específicos de eventos em sua conta Fleetio. Todos os eventos de webhook do Fleetio contêm dados serializados como JSON.
- Faça login na sua conta Fleetio, selecione o nome da sua conta no canto superior esquerdo da página e selecione Configurações da conta.
- Selecione Webhooks.
- No canto superior direito da página, selecione + Adicionar Webhook.
- Na página Novo Webhook, copie e cole o seguinte no campo URL:
https://www.keycafe.com/webhooks/fleetio
- Insira “Keycafe" para Descrição.
- Clique em Selecionar eventos, role até a parte inferior da página e marque cada uma destas caixas: Atribuição de veículo criada, Atribuição de veículo excluídae Atribuição de veículo atualizada. Clique em Salvar.
- De volta à página Webhooks, clique no pequeno botão de ações do novo Webhook para exibir um menu pop-up e clique em Ver segredo.
- Copie a chave secreta por completo e cole-a em seu documento temporário, que também contém a chave de API e o token da conta.
Agora deve haver três itens no seu documento temporário: a chave de API , o token de conta e a chave secreta . Você irá adicioná-los às configurações da sua conta do Keycafe.
Vincule sua conta Fleetio à sua conta Keycafe
Configurar a integração no Keycafe envolve principalmente adicionar os três identificadores capturados na tarefa descrita acima.
- Faça login em sua conta Keycafe.
-
No canto superior esquerdo, selecione + Adicionar.
- SelecioneIntegração.
- SelecioneFrota.
- Insira a chave API, o token da conta e a chave secreta do seu documento temporário.
- Selecione Conecte-se com Fleetio. Após alguns instantes, clique na aba Integrações no Keycafe para ver a integração.
Personalizado Campos
Em seguida, você precisa adicionar três campos personalizados nas configurações do sistema Fleetio.
- Navegue até a página Configurações da conta Fleetio e localize o item de menu Campos personalizados na seção Configurações do sistema no menu do lado esquerdo.
- Selecione + Adicionar campo personalizado no canto superior direito da página. Na página Novo campo personalizado, defina Record Type como Vehicle Assignmente defina Data Type como Text.
- Selecione o botão Salvar campo personalizado para criar o campo personalizado.
- Repita as etapas acima para criar mais dois campos personalizados. O objetivo é criar estes três campos personalizados:
|
Tipo de registro |
Tipo de dados |
Rótulo |
|
Atribuição de Veículo |
Texto |
Instruções de acesso ao Keycafe |
|
Atribuição de Veículo |
Texto |
Link de acesso ao Keycafe |
|
Atribuição de Veículo |
Texto |
Código de acesso ao Keycafe |
Para visualizar os campos personalizados nas configurações do Fleetio, navegue até a página Campos personalizados e - no menu suspenso Tipo de registro - escolha Atribuição de veículo no menu suspenso.
Usando a integração
Para começar a usar a integração, você deve associar as chaves adicionadas no Keycafe aos veículos adicionados no Fleetio. Depois que um veículo tiver uma chave associada, você pode começar a criar atribuições de veículos no Fleetio e as instruções de acesso à chave serão enviadas automaticamente ao motorista.
Associar uma chave Keycafe a um veículo Fleetio
Adicionando chaves ao Keycafe
Terá de adicionar as chaves do seu veículo ao sistema Keycafe antes de proceder à ligação de uma chave a um veículo Fleetio. Consulte Adicionando uma chave.
- A aba Integrações no Keycafe agora deve conter um item para a integração. Clique nesse item para exibir os menus Veículos e Sobre .
- Para visualizar uma lista dos seus veículos Fleetio, clique em Veículos para navegar na lista no lado direito.
- Escolha um veículo e clique no ícone de chave.
- Digite o nome da sua chave Keycafe para aquele veículo e selecione-a na lista suspensa.
- Selecione Link para confirmar que deseja vincular esta chave a este veículo.
- Você pode escolher Automático ou Prompt, o que mudará como um usuário será notificado quando um veículo for atribuído a ele. A maioria dos usuários deve escolher Automáticopara o fluxo de trabalho mais simples. Clique em Atualização para fechar a janela pop-up.
Métodos de notificação
Automático
Quando uma atribuição de veículo é criada no Fleetio, um e-mail é enviado automaticamente ao motorista com instruções sobre como acessar as chaves. Isso permite que todo o processo seja concluído usando apenas o painel do Fleetio.
Solicitação
Quando uma atribuição de veículo é criada no Fleetio, o administrador da conta do Keycafe recebe um e-mail com um lembrete para criar o acesso à chave. Isso permite a personalização dos detalhes e instruções de acesso às chaves, mas exige o uso do Fleetio e do Keycafe para concluir o processo.
Alterando o método de notificação
Você pode alternar entre automático e imediato a qualquer momento selecionando o ícone de engrenagem próximo à chave vinculada do veículo.
Crie uma atribuição de veículo usando a configuração automática
- Ao criar uma atribuição de veículo no Fleetio, você verá três campos vazios para Instruções de acesso ao Keycafe, Link de acesso ao Keycafee Código de acesso ao Keycafe. Deixe-os em branco - eles serão preenchidos automaticamente após a criação da tarefa.
- Depois que a atribuição for criada, visualize os detalhes para ver os valores preenchidos para Instruções de acesso ao Keycafe, Link de acesso ao Keycafee Código de acesso ao Keycafe. Às vezes, isso pode levar alguns minutos para ser preenchido.
- A atribuição também aparecerá na aba Reservas do Keycafe.
Crie uma atribuição de veículo usando a configuração de prompt
- Ao criar uma atribuição de veículo no Fleetio, você verá três campos vazios para Instruções de acesso ao Keycafe, Link de acesso ao Keycafee Código de acesso ao Keycafe. Deixe-os em branco - eles serão preenchidos depois que o acesso à chave for criado no Keycafe.
- Depois que a atribuição do veículo for criada no Fleetio, encontre o veículo na integração do Fleetio no Keycafe e selecione o ícone de calendário .
- Você verá as datas de atribuição do veículo como uma reserva . Selecione o ícone + .
- Confirme os detalhes da tarefa e selecione Criar reserva.
- Personalize os dados da reserva como desejar e confirme selecionando Adicionar.
- Navegue até a aba Reservas no Keycafe para confirmar. O motorista designado receberá um e-mail ou SMS (dependendo do método de contato que você acabou de selecionar) com instruções sobre como acessar a chave.