Adicionar, gerenciar e excluir usuários

Adicionar um Usuário Completo

1. Selecione + Adicionar → Usuário → Usuário Completo.

2. Insira um Nome para o usuário.

3. Insira um endereço de e-mail para convidar o usuário a registrar uma conta.

4. Se desejar, insira um comentário que será enviado ao usuário junto com o convite.

5. Você pode inserir um Código de Acesso personalizado, desativá-lo alternando o botão ou gerar um código aleatório desativando e ativando a alternância.

6. Insira uma Permissão para o usuário — pode ser uma chave, um grupo de chaves ou uma localização.

7. Insira uma Função de Permissão para o usuário.

8. Se desejar atribuir um crachá de usuário para este usuário, insira o número de série de um crachá adesivo ou chaveiro não utilizado.

9. Enviar E-mail de Boas-vindas envia automaticamente um e-mail ao usuário assim que ele concluir o cadastro, contendo seu Código de Acesso, além de dicas úteis e links sobre como começar a usar o sistema Keycafe. Recomendamos deixar esta opção ativada.

10. Selecione Adicionar Usuário.

Visualizar Usuários Completos após o Convite

Após criar um Usuário Completo, você o verá no filtro Convidado na aba Usuários. Assim que ele criar uma conta na Keycafe, ele aparecerá no filtro Todos.

Adicionar um Usuário SmartBox

1. Selecione + Adicionar → Usuário → Usuário SmartBox.

2. Insira o nome e sobrenome do usuário.

3. Se desejar, insira um e-mail de contato. Ele é usado apenas para Alertas Programáveis e para enviar o e-mail de boas-vindas na etapa 10.

4. Você pode inserir um Código de Acesso personalizado, desativá-lo alternando o botão ou gerar um código aleatório desativando e ativando a alternância.

5. Insira uma Permissão para o usuário — pode ser uma chave, um grupo de chaves ou todas as chaves. Observe que esta será a permissão Apenas Troca.

6. Se desejar atribuir um crachá de usuário para este usuário, insira o número de série de um crachá adesivo ou chaveiro não utilizado.

7. Enviar E-mail de Boas-vindas envia automaticamente um e-mail ao usuário assim que ele concluir o cadastro, contendo seu Código de Acesso, além de dicas úteis e links sobre como começar a usar o sistema Keycafe. Recomendamos deixar esta opção ativada.

8. Selecione Adicionar Usuário.

Importação de Usuários em Massa

Se você tiver um grande número de usuários para adicionar, poderá realizar um envio em massa com um arquivo csv. Consulte Importação de Usuários em Massa para obter instruções.

Editar ou Visualizar Permissões de um Usuário

1. Selecione Usuários → o Usuário que deseja editar ou visualizar.

2. Agora você pode fazer o seguinte:

• Ver quais chaves o usuário retirou atualmente

• Visualizar/editar para quais chaves e locais o usuário tem permissões

• Visualizar o histórico de retiradas e devoluções de chaves do usuário

• Visualizar/editar informações de contato do usuário, código de acesso e informações do crachá de usuário

Remover ou Expurgar um Usuário

Existem três opções para remover um usuário:

1. Remover um usuário o remove da organização e de todas as permissões associadas a ele, mas não desativa sua conta.

2. Expurgar um usuário não apenas o remove da organização e de todas as permissões associadas a ele, mas também desativa permanentemente sua conta e anonimiza todos os seus dados em conformidade com as regulamentações do GDPR. Isso é permanente e não pode ser desfeito. Escolha entre a exclusão instantânea ou um prazo de 30 dias.

3. Arquivar um usuário o remove da organização e de todas as permissões associadas a ele e também desativa sua conta. No entanto, seus dados não são anonimizados.

Certas condições impedirão a exclusão de um usuário:

• o usuário faz parte de outra organização com chaves

• o usuário está utilizando ativamente o Keycafe Public para troca pessoal de chaves

1. Selecione Usuários → o Usuário que deseja remover ou excluir → Sobre o Usuário → Editar.

2. Selecione Remover Usuário → Remover ou Expurgar Usuário → Expurgar.