Grupos de llaves

¿Qué son los grupos de llaves?

Es posible que necesites compartir un conjunto de llaves con ciertas personas y otro distinto con otras. La función Grupos te permite crear un subconjunto de llaves en tu cuenta y compartirlo como si fuera una sola llave. De forma predeterminada, todas las llaves que creas están en el grupo principal denominado Todas las llaves. Este grupo te permite compartir fácilmente todas tus llaves con los usuarios que elijas. 

Configurar un grupo de llaves

1. Inicia sesión en www.keycafe.com

2. Selecciona Grupos en las opciones del menú

3. Selecciona el botón + Añadir en la parte superior izquierda y luego elige “Grupo” en el menú desplegable

4. Asigna un nombre al grupo y añade una descripción; después, asegúrate de haber seleccionado la opción Grupo de llaves y haz clic en “Añadir grupo”

Añadir llaves a un grupo

1. Inicia sesión en www.keycafe.com.

2. Selecciona Grupos en las opciones del menú.

3. Selecciona el nombre del grupo al que deseas añadir llaves.

4. Selecciona Añadir llave.

5. Busca una llave en la lista o introduce los nombres de las llaves que deseas añadir a este grupo.

6. En la lista desplegable de búsqueda, selecciona el nombre de las llaves que deseas añadir.

Añadir usuarios a un grupo de llaves

1. Inicia sesión en www.keycafe.com.

2. Selecciona Grupos en las opciones del menú.

3. Selecciona el nombre del grupo al que deseas añadir un usuario.

4. Selecciona Añadir permiso.

5. Introduce el nombre de usuario o correo electrónico del usuario con quien deseas compartir este grupo de llaves.

6. Selecciona el Rol de permiso para ese usuario:

   1. Acceso por reserva: El usuario podrá autorreservar franjas horarias para las llaves, así como recogerlas y devolverlas mediante su código de acceso o el código de la reserva. Fuera del horario de reserva, no podrá acceder a las llaves. Podrá ver el historial de actividad, las reservas y los detalles de las llaves. Este nivel de permiso es ideal para miembros del personal que comparten llaves entre sí y no deben coincidir en su uso, como los conductores de vehículos de flota.

   2. Acceso continuo: El usuario podrá recoger y devolver las llaves mediante su código de acceso o la app de Keycafe, además de consultar el historial de actividad y los detalles de las llaves. Este nivel de permiso es ideal para empleados o usuarios finales que recogen y devuelven llaves habitualmente.

   3. Administrador: El usuario contará con todas las facultades de Acceso continuo, además de poder crear y gestionar reservas, editar la información de las llaves y consultar y administrar sus códigos. Este nivel de permiso es ideal para el personal que debe tener control total sobre la llave.

Modificar los permisos de los usuarios

1. Selecciona Grupos en las opciones del menú.

2. Selecciona el nombre del grupo en el que deseas editar los permisos de un usuario.

3. Selecciona Usuarios autorizados.

4. Junto al nombre del usuario, selecciona el icono de lápiz y cambia el nivel de permiso (consulta Roles de permisos)

Eliminar a un usuario de un grupo de llaves

1. Inicia sesión en www.keycafe.com.

2. Selecciona Grupos en las opciones del menú.

3. Selecciona el nombre del grupo en el que deseas editar los permisos de un usuario.

4. Selecciona Usuarios autorizados.

5. Junto al nombre del usuario, selecciona el icono de papelera. Cualquier usuario eliminado del grupo ya no podrá acceder a ninguna llave del grupo. 

Eliminar llaves de un grupo de llaves

1. Inicia sesión en www.keycafe.com.

2. Selecciona Grupos en las opciones del menú.

3. Selecciona el nombre del grupo del que deseas eliminar una llave.

4. Selecciona Llaves.

5. Junto al nombre de la llave, selecciona el icono de papelera. Una vez eliminada, ningún usuario de este grupo podrá acceder a ella, aunque la llave continuará registrada en la cuenta.

Cambiar el nombre de un grupo de llaves

1. Inicia sesión en www.keycafe.com.

2. Selecciona Grupos en las opciones del menú.

3. Selecciona el nombre del grupo del que deseas eliminar una llave.

4. Selecciona Acerca del grupo.

5. Selecciona Editar. Cambia el nombre y selecciona Guardar.

Eliminar un grupo de llaves

1. Inicia sesión en www.keycafe.com.

2. Selecciona Grupos en las opciones del menú.

3. Selecciona el nombre del grupo del que deseas eliminar una llave.

4. Selecciona Acerca del grupo.

5. Selecciona Editar.

6. Selecciona Eliminar grupo. Esto eliminará el grupo de forma permanente y el acceso de todos sus usuarios a las llaves que contiene, pero no eliminará las cuentas de usuario ni las llaves.