Alertas programables

En este articulo:

• ¿Qué son las alertas programables?
  1. Alertas de llaves tardías
  2. Alertas de intercambio de llaves
  3. Alertas de reserva creada
• Configurar una nueva alerta
  • Consejos útiles
    • Múltiples destinatarios
    • variables
    • Mensaje diferente para el administrador y el usuario
• Editar una alerta existente

¿Qué son las alertas programables?

Las alertas programables son notificaciones personalizadas que los administradores de la organización pueden configurar y personalizar para llaves o grupos de llaves particulares. Las alertas programables son útiles para muchos flujos de trabajo. Algunos usos comunes son:

• Recordar a los empleados al final de un turno que devuelvan sus llaves, evitando que las pierdan para el siguiente turno
• Notificar a la gerencia cuando un huésped no ha devuelto la llave de su habitación a la hora de salida programada
• Enviar instrucciones de llegada a los huéspedes cuando se realiza una reserva
• Mantener a la gerencia informada del uso de las llaves en tiempo real

Hay tres tipos de alertas programables: Alertas de llave tardía, Alertas de intercambio de llavesy Alertas de reserva creada.

1. Alertas de llaves tardías

Se envía una notificación al administrador/gerente de una llave, al usuario o a cualquier otro usuario dentro de la organización por SMS, correo electrónico o webhook en tres situaciones opcionales:

• número especificado de minutos/horas/días después de recoger una llave
• número especificado de minutos/horas/días después del final de una reserva o turno de tiempo
• Número especificado de minutos/horas/días antes del final de una reserva o un turno de tiempo.

2. Alertas de intercambio de llaves

Se envía una notificación al administrador/gerente de una llave, al usuario o a cualquier otro usuario dentro de la organización por correo electrónico en dos situaciones opcionales:

• cuando se deja caer una llave
• cuando se recoge una llave

3. Alertas de reserva creada

Se envía una notificación al administrador/gerente de una llave, al usuario o a cualquier otro usuario dentro de la organización por correo electrónico o webhook en dos situaciones opcionales:

• cuando se reserva una llave para una reserva única
• cuando se reserva una llave para una reserva

Configurar una nueva alerta

1. Inicie sesión enEscritorio de Keycafe.
2. Seleccione + Agregar → Alerta programable → el tipo de alerta que desea crear.
3. Ingrese elNombre de la alerta.
4. Ingrese el Descripción de la alerta. Esto es sólo interno y no será visto por los usuarios.
5. Ingrese el nombre de las llaves ogrupos de llavespara las que desea establecer la alerta.

6. Para una Alerta de llave tardía, seleccione el/los usuario(s) que extraen una llave para la cual se activará la alerta, luego seleccione la duración de tiempo y lasituación para que se active la alerta.

   Para unaAlerta de intercambio de llaves, seleccione lasituación para que se active la alerta.

   Para una alerta de creación de reserva, seleccione el tipo de reserva para que se active la alerta.

7. Seleccione si desea que la alerta se envíe a través de SMS (solo alertas de llaves tardías), correo electrónico, o webhook. Si eligió webhook, ingrese la URL del webhook .
8. Ingrese el mensaje que desea que se muestre en la alerta. Haz clic en Variables para mostrar una lista de variables útiles que puedes incluir en el mensaje.
9. Elija los destinatarios de la notificación y, a continuación, haga clic en Crear alerta.

Consejos útiles

Múltiples destinatarios

Puede tener desde uno hasta un máximo de 10 destinatarios para una alerta. Si desea que se notifique a un usuario que no sea el administrador de la llave ni el usuario de la llave, ingrese su nombre en el campo Agregar más usuarios .

Variables

Puedes agregar variables a tu mensaje de alerta haciendo clic en Variablesy luego en + junto a la variable que deseas agregar. Las opciones varían según el tipo de alerta, pero algunos ejemplos incluyen el nombre de la llave, el nombre del usuario que recogió la llave, el nombre de la alerta y el evento que ocurrió.

Mensaje diferente para el gerente y el usuario

Si desea alertar tanto al administrador como al usuario de la llave, pero tiene mensajes diferentes para cada uno, seleccione + Agregar notificación para ingresar un mensaje separado y seleccionar el destinatario correspondiente para cada notificación. De este modo, recibirá una notificación para el administrador de la llave y otra para el usuario.

Editar una alerta existente

1. Inicie sesión enEscritorio de Keycafe.
2. Seleccione Configuración →Alertas programables.
3. Seleccione una categoría de alerta y luego el icono editarpara la alerta que desea editar.
4. Si desea pausar una alerta, simplemente puede cambiar Habilitar alerta a la posición de apagado.