En este artículo:
- ¿Qué es un usuario?
- Tipos de usuarios
- Comprensión de los roles de permisos
- Roles de permisos para claves/grupos de claves
- Roles de permisos para ubicaciones
¿Qué es un Usuario?
Un usuario en el sistema Keycafe es simplemente un individuo al que se le otorgan permisos de acceso o administración y se registra cuando recoge o entrega una llave. Cada usuario tiene uno o varios códigos de acceso únicos, según la configuración y los permisos establecidos por los propietarios de claves y los administradores de cuentas.
Para todos los tipos de usuarios, el administrador de una organización puede habilitar un código de acceso para acceder a las claves propiedad de esa organización. Si es empleado de una empresa que utiliza Keycafe y no utiliza Keycafe en ningún otro lugar, el código de acceso es todo lo que necesita. Solo para usuarios completos, su número de teléfono y un código SmartBox global generado aleatoriamente se pueden usar para acceder a cualquier clave para la que se les haya otorgado permiso, independientemente de la organización o ubicación.
Tipos de usuarios
Hay dos tipos de usuarios en el sistema Keycafe. Puede utilizar una combinación de ambos tipos según las necesidades de su organización y flujo de trabajo.
Usuario completo
Un usuario completo es para empleados o personal que accederán a nuestras aplicaciones iOS, Android o de escritorio para obtener funciones avanzadas, como administrar usuarios, otorgar permisos de claves, revisar registros, etc. Se invitará a un usuario completo a registrar de forma segura una cuenta en Keycafe utilizando su dirección de correo electrónico. El usuario tendrá el control de sus propias credenciales y la configuración de autenticación de dos factores dentro de su cuenta. Recomendamos este tipo de cuenta para usuarios corporativos que acceden y utilizan software de productividad regularmente en su empresa.
Usuario de SmartBox
Un usuario de SmartBox es para empleados o personal que realizarán intercambios de claves periódicos utilizando un código de acceso que usted les proporciona, pero que no requieren una funcionalidad avanzada. El usuario se crea de inmediato, lo controlas tú (el administrador de la empresa) y no es necesario que el usuario se registre. El usuario no podrá iniciar sesión en nuestras aplicaciones de iOS, Android o de escritorio y no podrá realizar funciones administrativas como controlar permisos clave. Estos usuarios solo podrán interactuar con sus SmartBoxes para recoger y entregar llaves usando un código de acceso o credencial que usted les proporcione (el rol de permiso Acceso continuo ).
Insignias de usuario para usuarios de SmartBox
Al igual que los usuarios completos, a los usuarios de SmartBox se les pueden asignar insignias de usuario.
Comprensión de los roles de permisos
Los roles de permiso afectan lo que un usuario puede hacer con una clave, un grupo de claves o una ubicación. A menudo se utilizan para diferenciar los permisos entre gerentes, personal y soporte.
Roles de permisos para claves/grupos de claves
Teclas/Grupos de teclas |
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| Rol de permiso | Acceso a reservas | Acceso continuo | coadministrador | Administrador de la organización |
| Ver detalles/historial de claves | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Recogida de llaves con reserva | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Recogida de llaves sin reserva | - | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Realizar intercambios de campos | - | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Ver reservas clave | ✔️ | - | ✔️ | ✔️ |
| Agregar/Editar permisos de clave | - | - | ✔️ | ✔️ |
| Ver el historial de uso de claves | - | - | ✔️ | ✔️ |
| Editar detalles de la clave | - | - | ✔️ | ✔️ |
| Crear/Editar reservas | - | - | ✔️ | ✔️ |
| Recibir notificaciones de recogida/entrega de llaves | - | - | ✔️ | ✔️ |
| Crear nuevas claves/grupos de claves | - | - | - | ✔️ |
| Administrar códigos clave | - | - | - | ✔️ |
| Ver/editar alertas programables | - | - | - | ✔️ |
| Ver/Editar/Crear grupos de claves | - | - | - | ✔️ |
Solo lectura (descontinuado)
Rol discontinuado
*A partir del 6 de mayo de 2025, se suspenderá el permiso de solo visualización para claves y grupos de claves. Los usuarios existentes con este permiso seguirán siendo los mismos, pero los nuevos permisos de clave y grupo de claves en el futuro no mostrarán esta opción.
El usuario podrá ver y encontrar toda la información sobre la llave, su histórico, accesos de usuarios y reservas relacionadas con la llave. No podrán recoger la llave ni ver su código de llave. Este nivel de permiso es bueno para el personal de soporte remoto.
Acceso a reservas
Rol de permiso de Business Pro
El acceso de reserva es un rol de permiso disponible únicamente para organizaciones con el plan Business Pro.
El usuario podrá auto-reservar franjas horarias para la llave, y recoger y entregar la llave utilizando su código de acceso o el código de reserva de la misma. Fuera de reservas no podrán acceder a la llave. Podrán ver el historial de actividades, reservas y detalles de la llave. Este nivel de permiso es bueno para los miembros del personal que comparten llaves con otros miembros del personal y no deberían tener ningún uso superpuesto de llaves, como los conductores de vehículos compartidos.
Acceso continuo
Anteriormente conocido como Exchange Only
El 6 de mayo de 2025, la función de permiso Solo Exchange pasó a llamarse Acceso continuo. La funcionalidad sigue siendo la misma.
El usuario podrá recoger y entregar la llave usando su código de acceso o la aplicación Keycafe y ver el historial de actividad y los detalles de la llave. Este nivel de permiso es bueno para el personal usuario final que recoge y entrega la llave regularmente.
Administrador
El usuario tendrá todas las capacidades del Acceso Continuo, así como también podrá crear y administrar reservas, editar la información de las llaves, recibir notificaciones de recogida/entrega de llaves y ver y administrar su código de llave. Este nivel de permiso es bueno para el personal que desea que tenga supervisión completa de la clave.
Consulte Coadministradores vs. Administradores de organización para claves/grupos de claves.
Roles de permisos para ubicaciones
Sucursales |
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| Rol de permiso | Sólo vista | coadministrador | Administrador de la organización |
| Ver información básica de ubicación | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Ver historial de actividades | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Ver inventario del contenedor de llaves | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Editar inventario de contenedores de llaves | - | ✔️ | ✔️ |
| Contenedores individuales abiertos | - | ✔️ | ✔️ |
| Abrir todos los contenedores | - | ✔️ | ✔️ |
| Reiniciar SmartBoxes | - | ✔️ | ✔️ |
| Desmontar SmartBoxes | - | ✔️ | ✔️ |
| Ver códigos abiertos sin conexión | - | ✔️ | ✔️ |
| Habilitar/Proteger/Deshabilitar contenedores | - | ✔️ | ✔️ |
| Vincular/desvincular SmartBoxes de las ubicaciones | - | ✔️ | ✔️ |
| Editar detalles de SmartBox/Ubicación | - | ✔️ | ✔️ |
| Habilitar/Deshabilitar/Editar personalización | - | ✔️ | ✔️ |
| Ver grabaciones de video de intercambio de claves | - | ✔️ | ✔️ |
| Ver/Editar/Agregar usuarios permitidos | - | - |
✔️ |
Sólo vista
El usuario podrá ver la información básica (dirección, número de teléfono, horario, números de serie de SmartBox) y el historial de actividad de la ubicación, así como el inventario de contenedores de todas las SmartBoxes en la ubicación. Este nivel de permiso es bueno para el personal de soporte remoto.
Administrador
El usuario tendrá todas las habilidades en Solo vista, y también podrá realizar tareas de solución de problemas como abrir contenedores de forma remota y desmontar la SmartBox. Este nivel de permiso es bueno para el personal que desea que tenga supervisión completa de la ubicación.
Consulte Coadministradores vs. Administradores de organización para ubicaciones.