Pósteres para el Personal

Ofrecemos pósteres instructivos descargables que puedes imprimir y colocar junto a tu SmartBox. Hay un póster independiente que describe los pasos para cada método de recogida de una llave:

 

Cómo funciona la recogida de llaves

Existen diversas formas de recoger llaves de un SmartBox de Keycafe. La que utilices con más frecuencia dependerá del flujo de trabajo y las preferencias de seguridad de tu organización.

En general, el proceso de recogida de una llave en un SmartBox de Keycafe es:

  1. Te autenticas con tu cuenta de Keycafe.

  2. Identificas qué llave vas a recoger.

Sin embargo, algunos métodos omiten el primer paso y te permiten recoger una llave directamente. A continuación, se presenta una lista de todos los métodos posibles para recoger una llave.

 

Código de Acceso

Uno de los métodos más comunes para acceder a las llaves, los códigos de acceso están disponibles tanto para Usuarios Completos como para Usuarios de SmartBox. Deben ser habilitados por el administrador de una organización al crear un usuario. Este es un código a nivel de organización que puede utilizarse para acceder a cualquier llave a la que un usuario tenga permiso dentro de una organización.

  1. Toca la pantalla del SmartBox.

  2. Selecciona Recogida de Llave.

  3. Introduce tu código de acceso y selecciona Entrar.

  4. Selecciona la llave que deseas recoger.

  5. Saca la llave del compartimento y cierra la puerta del compartimento.

 

Número de Teléfono

Un método para recoger una llave es autenticarse con el número de teléfono con el que registraste tu cuenta. Si el propietario de la llave ha habilitado la autenticación de dos factores, se te pedirá que introduzcas un PIN personal que puedes configurar (si el propietario de la llave ha habilitado la opción de PIN) o un código enviado por SMS.

  1. Toca la pantalla del SmartBox.

  2. Selecciona Recogida de Llave.

  3. Introduce tu número de teléfono y selecciona Entrar.

  4. Introduce tu PIN o el código enviado por SMS.

  5. Selecciona la llave que deseas recoger.

  6. Saca la llave del compartimento y cierra la puerta del compartimento.

 

Código QR

Función disponible solo en SmartBoxes MS5

La autenticación con código QR utiliza la cámara que solo se encuentra en el último SmartBox MS5.

Nuestro método más reciente para acceder a las llaves, los códigos QR de usuario están disponibles en la aplicación móvil de Keycafe para Usuarios Completos. Este es un código a nivel de usuario que puede utilizarse para acceder a cualquier llave a la que un usuario tenga permiso en todas las organizaciones de las que forma parte.

También se proporciona un código QR en el correo electrónico para todos los códigos de reserva.

  1. Toca la pantalla del SmartBox.

  2. Selecciona Recogida de Llave.

  3. Busca tu código QR de usuario tocando el icono superior izquierdo en la aplicación móvil de Keycafe y muéstralo a la cámara del SmartBox.

  4. Selecciona la llave que deseas recoger.

  5. Saca la llave del compartimento y cierra la puerta del compartimento.

 

Aplicación Móvil Keycafe o Navegador Móvil

Para los usuarios que tienen acceso a un gran número de llaves, la aplicación móvil de Keycafe o la aplicación del navegador móvil es la forma más efectiva de seleccionar rápidamente la llave que buscan. Esto también elimina la necesidad de memorizar códigos de acceso y PIN.

  1. Selecciona la llave que deseas recoger.

  2. Selecciona Recoger Llave.

  3. Selecciona Iniciar Recogida de Llave.

  4. Pulsa el botón parpadeante en el SmartBox.

  5. Saca la llave del compartimento y cierra la puerta del compartimento.

 

Código de Reserva

Utilizados con mayor frecuencia para huéspedes y accesos únicos, los códigos de reserva se te envían por correo electrónico o SMS. Puedes usar este código para recoger la llave asociada durante el período establecido por el creador de la reserva.

  1. Toca la pantalla del SmartBox.

  2. Selecciona Recogida de Llave.

  3. Introduce tu código de reserva.

  4. Selecciona Recoger esta Llave.

  5. Saca la llave del compartimento y cierra la puerta del compartimento.

 

Código de Llave

Si el propietario de la llave ha habilitado los códigos de llave, puedes usar este código para recoger la llave asociada sin autenticarte. El propietario de la llave tendrá que indicarte cuál es el código, y este código no cambia a menos que lo haga manualmente el propietario de la llave.

  1. Toca la pantalla del SmartBox.

  2. Selecciona Recogida de Llave.

  3. Introduce el código de llave y selecciona Entrar.

  4. Selecciona Recoger esta llave.

  5. Saca la llave del compartimento y cierra la puerta del compartimento.

 

Credencial de Usuario

La forma más fácil y cómoda de recoger una llave es con una credencial de usuario. No es necesario memorizar códigos ni llevar un teléfono. Tu gerente te proporcionará una credencial de Keycafe o un llavero tradicional vinculado a tu cuenta, que puedes tocar en el escáner del SmartBox para autenticarte. La credencial es una pegatina que se puede colocar en una tarjeta de identificación de personal, tarjeta de visita o cualquier otro objeto que lleves regularmente. El llavero se puede colocar en un juego de llaves.

  1. Toca la pantalla del SmartBox.

  2. Selecciona Recogida de Llave.

  3. Escanea la credencial de usuario.

  4. Selecciona la llave que deseas recoger.

  5. Saca la llave del compartimento y cierra la puerta del compartimento.

 

Administrador de Keycafe

Si eres administrador de un SmartBox, puedes abrir compartimentos de llaves de forma remota para que alguien en el SmartBox recoja una llave. Esta función es útil si un miembro del personal ha olvidado su código o credencial de usuario pero necesita recoger una llave.

  1. Inicia sesión en la aplicación móvil de Keycafe o en el sitio web desde ordenador de escritorio o móvil.

  2. Selecciona Ubicaciones.

  3. Selecciona el nombre de la ubicación donde se guarda la llave.

  4. Selecciona el SmartBox donde se guarda la llave.

  5. Selecciona el icono de desbloqueo del compartimento donde se guarda la llave.

  6. Selecciona Abrir con un Toque.

  7. Pulsa el botón parpadeante en el SmartBox.

  8. Saca la llave del compartimento y cierra la puerta del compartimento.

  9. Selecciona Retirar del cuadro emergente.

Recogida de Múltiples Llaves

Si deseas recoger varias llaves a la vez, puedes usar la aplicación móvil de Keycafe o la pantalla del SmartBox.

Uso del SmartBox

Función Business Pro

La recogida de varias llaves en la pantalla del SmartBox está disponible para los usuarios Business Pro.

  1. Después de usar la pantalla del SmartBox para recoger una llave, toca Recoger Más Llaves en la ventana emergente.

  2. La pantalla del SmartBox mostrará la lista de llaves para las que tienes permiso, así como las llaves restantes a las que puedes acceder si se te ha aplicado la configuración de Llaves Máximas.

  3. Desplázate por la lista y toca cada llave que desees recoger. Los compartimentos que contienen las llaves seleccionadas se abrirán uno por uno con un ligero retraso entre cada apertura.

  4. Toca el icono de Atrás cuando hayas terminado.

Uso de la Aplicación Móvil

  1. Selecciona la llave que deseas recoger.

  2. Toca Recoger Llave.

  3. Selecciona Iniciar Recogida de Llave.

  4. Pulsa el botón parpadeante en el SmartBox.

  5. Saca la llave del compartimento y cierra la puerta del compartimento.

  6. Toca Recoger Más, luego selecciona la segunda llave que desees recoger.

  7. Repite los pasos 4-6 para cada llave que desees recoger.

  8. Toca Listo cuando hayas terminado.