Pósteres para el personal

Tenemos pósteres instructivos disponibles para descargar que puedes imprimir y colocar junto a tu SmartBox. Hay un póster individual que detalla los pasos para cada método de recogida de llaves:

 

Cómo funciona la recogida de llaves

Hay varias formas de recoger llaves de una SmartBox de Keycafe. La que utilices con mayor frecuencia dependerá del flujo de trabajo y las preferencias de seguridad de tu organización.

En general, el proceso para recoger una llave en una SmartBox de Keycafe es el siguiente:

  1. Te autenticas con tu cuenta de Keycafe.

  2. Identificas qué llave vas a recoger.

Sin embargo, algunos métodos omiten el primer paso y te permiten recoger una llave directamente. A continuación, se detallan todos los métodos posibles para recoger una llave.

 

Código de acceso

Uno de los métodos más habituales para acceder a las llaves; los códigos de acceso están disponibles tanto para Usuarios Completos como para Usuarios de SmartBox. Deben ser habilitados por el administrador de la organización al crear un usuario. Se trata de un código a nivel de organización que se puede utilizar para acceder a cualquier llave para la que el usuario tenga permiso en una organización.

  1. Toca la pantalla de la SmartBox.

  2. Selecciona Recoger llave.

  3. Introduce tu código de acceso y selecciona Intro.

  4. Selecciona la llave que quieras recoger.

  5. Saca la llave del compartimento y cierra la puerta del compartimento.

 

Número de teléfono

Un método para recoger una llave consiste en autenticarte con el número de teléfono con el que registraste tu cuenta. Si el propietario de la llave ha activado la autenticación de dos factores, se te pedirá que introduzcas un PIN personal que puedes configurar (si el propietario de la llave ha habilitado la opción de PIN) o un código enviado por SMS.

  1. Toca la pantalla de la SmartBox.

  2. Selecciona Recoger llave.

  3. Introduce tu número de teléfono y selecciona Intro.

  4. Introduce tu PIN o el código que te hayan enviado por SMS.

  5. Selecciona la llave que quieras recoger.

  6. Saca la llave del compartimento y cierra la puerta del compartimento.

 

Código QR

Función disponible únicamente en SmartBoxes MS5

La autenticación mediante código QR utiliza la cámara presente únicamente en la SmartBox MS5 más reciente.

Nuestro método más reciente para acceder a llaves, los códigos QR de usuario, está disponible en la app móvil de Keycafe para Usuarios Completos. Este código a nivel de usuario permite acceder a cualquier llave para la que se tengan permisos en todas las organizaciones a las que pertenezca el usuario.

También se incluye un código QR en el correo electrónico de todos los códigos de reserva.

  1. Toca la pantalla de la SmartBox.

  2. Selecciona Recoger llave.

  3. Busca tu código QR de usuario tocando el icono superior izquierdo en la app móvil de Keycafe y muéstralo ante la cámara de la SmartBox.

  4. Selecciona la llave que quieras recoger.

  5. Saca la llave del compartimento y cierra la puerta del compartimento.

 

App móvil o navegador móvil de Keycafe

Para aquellos usuarios que tienen acceso a un gran número de llaves, la app móvil o la app de navegador móvil de Keycafe es la forma más eficiente de seleccionar rápidamente la llave deseada. Esto también elimina la necesidad de memorizar códigos de acceso o números PIN.

  1. Selecciona la llave que quieras recoger.

  2. Selecciona Recoger llave.

  3. Selecciona Iniciar recogida de llave.

  4. Pulsa el botón parpadeante de la SmartBox.

  5. Saca la llave del compartimento y cierra la puerta del compartimento.

 

Código de reserva

Utilizados principalmente para huéspedes y accesos puntuales, los códigos de reserva se envían por correo electrónico o SMS. Puedes usar este código para recoger la llave asociada durante la franja horaria establecida por la persona que creó la reserva.

  1. Toca la pantalla de la SmartBox.

  2. Selecciona Recoger llave.

  3. Introduce tu código de reserva.

  4. Selecciona Recoger esta llave.

  5. Saca la llave del compartimento y cierra la puerta del compartimento.

 

Código de llave

Si el propietario de la llave ha habilitado los códigos de llave, puedes utilizar este código para recoger la llave correspondiente sin necesidad de identificarte. El propietario deberá facilitarte el código, el cual no cambia a menos que lo modifique manualmente.

  1. Toca la pantalla de la SmartBox.

  2. Selecciona Recoger llave.

  3. Introduce el código de llave y selecciona Intro.

  4. Selecciona Recoger esta llave.

  5. Saca la llave del compartimento y cierra la puerta del compartimento.

 

Insignia de usuario

La forma más fácil y cómoda de recoger una llave es con una insignia de usuario. No hay necesidad de memorizar códigos ni de llevar un teléfono móvil. Tu responsable te proporcionará una insignia de Keycafe o un llavero electrónico tradicional vinculado a tu cuenta, que podrás acercar al escáner de la SmartBox para identificarte. La insignia es un adhesivo que se puede pegar en una tarjeta de identificación del personal, tarjeta de visita o cualquier otro objeto que lleves habitualmente. El llavero electrónico se puede añadir a un llavero.

  1. Toca la pantalla de la SmartBox.

  2. Selecciona Recoger llave.

  3. Escanea la insignia de usuario.

  4. Selecciona la llave que quieras recoger.

  5. Saca la llave del compartimento y cierra la puerta del compartimento.

 

Administrador de Keycafe

Si eres administrador de una SmartBox, puedes abrir compartimentos de llaves de forma remota para que una persona que esté junto a la SmartBox recoja una llave. Esta función resulta útil si un miembro del equipo ha olvidado su código o insignia de usuario pero necesita retirar una llave.

  1. Inicia sesión en la app móvil de Keycafe o en el sitio web desde el ordenador o el móvil.

  2. Selecciona Ubicaciones.

  3. Selecciona el nombre de la ubicación donde se encuentra guardada la llave.

  4. Selecciona la SmartBox donde se encuentra la llave.

  5. Selecciona el icono de desbloqueo del compartimento donde está la llave.

  6. Selecciona Apertura con un toque.

  7. Pulsa el botón parpadeante de la SmartBox.

  8. Saca la llave del compartimento y cierra la puerta del compartimento.

  9. Selecciona Retirar en la ventana emergente.

Recogida de varias llaves

Si deseas recoger varias llaves a la vez, puedes utilizar la app móvil de Keycafe o la pantalla de la SmartBox.

Desde la SmartBox

Función Business Pro

La recogida múltiple de llaves en la pantalla de la SmartBox está disponible para usuarios de Business Pro.

  1. Tras usar la pantalla de la SmartBox para recoger una llave, toca Recoger más llaves en la ventana emergente.

  2. La pantalla de la SmartBox mostrará la lista de llaves para las que tienes permisos, así como el número restante de llaves a las que puedes acceder si se te ha aplicado el ajuste de Límite de llaves.

  3. Desplázate por la lista y toca cada llave que quieras recoger. Los compartimentos con las llaves seleccionadas se abrirán uno por uno con una breve pausa entre cada apertura.

  4. Toca el icono Atrás al terminar.

Desde la app móvil

  1. Selecciona la llave que quieras recoger.

  2. Toca Recoger llave.

  3. Selecciona Iniciar recogida de llave.

  4. Pulsa el botón parpadeante de la SmartBox.

  5. Saca la llave del compartimento y cierra la puerta del compartimento.

  6. Toca Recoger más y selecciona la segunda llave que quieras recoger.

  7. Repite los pasos del 4 al 6 para cada llave adicional que quieras recoger.

  8. Toca Listo al terminar.