Pósteres para el personal

Disponemos de pósteres instructivos listos para descargar que puedes imprimir y colocar junto a tu SmartBox. Hay un póster independiente que detalla los pasos de cada método para recoger una llave:

 

Cómo funciona la recogida de llaves

Existen varias formas de recoger llaves en un SmartBox de Keycafe. La que utilices con mayor frecuencia dependerá del flujo de trabajo y las preferencias de seguridad de tu organización.

Por lo general, el proceso para recoger una llave en un SmartBox de Keycafe consiste en:

  1. Te autenticas con tu cuenta de Keycafe.

  2. Identificas qué llave vas a recoger.

Sin embargo, algunos métodos omiten el primer paso y te permiten recoger una llave directamente. A continuación, se detallan todos los métodos disponibles para recoger llaves.

 

Código de acceso

Uno de los métodos más habituales para acceder a las llaves. Los códigos de acceso están disponibles tanto para Usuarios Completos como para Usuarios de SmartBox. El administrador de la organización debe habilitarlos al crear un usuario. Se trata de un código a nivel de organización que permite acceder a cualquier llave para la que el usuario tenga permisos dentro de la misma.

  1. Toca la pantalla del SmartBox.

  2. Selecciona Recogida de llaves.

  3. Introduce tu código de acceso y pulsa Enter.

  4. Selecciona la llave que deseas recoger.

  5. Retira la llave del compartimento y cierra la puerta.

 

Número de teléfono

Otra opción para recoger una llave es autenticarte con el número de teléfono con el que registraste tu cuenta. Si el propietario de la llave ha activado la autenticación de dos factores, deberás introducir un PIN personal que puedes configurar (si el propietario ha habilitado la opción de PIN) o un código enviado por SMS.

  1. Toca la pantalla del SmartBox.

  2. Selecciona Recogida de llaves.

  3. Introduce tu número de teléfono y pulsa Enter.

  4. Introduce tu PIN o el código recibido por SMS.

  5. Selecciona la llave que deseas recoger.

  6. Retira la llave del compartimento y cierra la puerta.

 

Código QR

Función disponible únicamente en SmartBoxes MS5

La autenticación mediante código QR utiliza la cámara incorporada exclusivamente en el nuevo SmartBox MS5.

Nuestro método más reciente para acceder a llaves: los códigos QR de usuario están disponibles en la app móvil de Keycafe para Usuarios Completos. Es un código a nivel de usuario que permite acceder a cualquier llave asignada en todas las organizaciones a las que pertenezca.

Asimismo, se proporciona un código QR en el correo electrónico de cada código de reserva.

  1. Toca la pantalla del SmartBox.

  2. Selecciona Recogida de llaves.

  3. Localiza tu código QR de usuario tocando el icono superior izquierdo en la app móvil de Keycafe y muéstralo a la cámara del SmartBox.

  4. Selecciona la llave que deseas recoger.

  5. Retira la llave del compartimento y cierra la puerta.

 

App móvil o navegador móvil de Keycafe

Para los usuarios con acceso a un gran volumen de llaves, la app móvil de Keycafe o la versión para navegador móvil es la forma más rápida y eficaz de seleccionar la llave necesaria. Además, evita tener que memorizar códigos de acceso o números PIN.

  1. Selecciona la llave que deseas recoger.

  2. Selecciona Recoger llave.

  3. Selecciona Iniciar recogida de llaves.

  4. Pulsa el botón parpadeante en el SmartBox.

  5. Retira la llave del compartimento y cierra la puerta.

 

Código de reserva

Utilizados principalmente para huéspedes y accesos puntuales, los códigos de reserva se envían por correo electrónico o SMS. Puedes utilizar este código para recoger la llave asociada durante la franja horaria establecida por quien creó la reserva.

  1. Toca la pantalla del SmartBox.

  2. Selecciona Recogida de llaves.

  3. Introduce tu código de reserva.

  4. Selecciona Recoger esta llave.

  5. Retira la llave del compartimento y cierra la puerta.

 

Código de llave

Si el propietario de la llave ha habilitado los códigos de llave, puedes usar este código para recoger la llave correspondiente sin necesidad de autenticarte. El propietario deberá facilitarte el código, el cual no cambia a menos que lo modifique manualmente.

  1. Toca la pantalla del SmartBox.

  2. Selecciona Recogida de llaves.

  3. Introduce el código de llave y pulsa Enter.

  4. Selecciona Recoger esta llave.

  5. Retira la llave del compartimento y cierra la puerta.

 

Insignia de usuario

La forma más cómoda y sencilla de recoger una llave es con una insignia de usuario. No hace falta memorizar códigos ni llevar el teléfono. Tu responsable te facilitará una insignia de Keycafe o un llavero inteligente vinculado a tu cuenta, que podrás acercar al escáner del SmartBox para identificarte. La insignia es un adhesivo que puede colocarse en una tarjeta de identificación de empleado, tarjeta de visita o cualquier otro objeto que lleves a diario. El llavero inteligente se puede añadir a tu manojo de llaves.

  1. Toca la pantalla del SmartBox.

  2. Selecciona Recogida de llaves.

  3. Escanea la insignia de usuario.

  4. Selecciona la llave que deseas recoger.

  5. Retira la llave del compartimento y cierra la puerta.

 

Administrador de Keycafe

Si eres administrador de un SmartBox, puedes abrir compartimentos a distancia para que otra persona situada junto al SmartBox retire una llave. Esta función resulta muy útil si un miembro del equipo ha olvidado su código o insignia pero necesita retirar una llave.

  1. Inicia sesión en la app móvil de Keycafe o en el sitio web desde un ordenador o móvil.

  2. Selecciona Ubicaciones.

  3. Selecciona el nombre de la ubicación en la que está guardada la llave.

  4. Selecciona el SmartBox donde se encuentra la llave.

  5. Selecciona el icono de apertura del compartimento en el que está guardada la llave.

  6. Selecciona Apertura con un toque.

  7. Pulsa el botón parpadeante en el SmartBox.

  8. Retira la llave del compartimento y cierra la puerta.

  9. Selecciona Retirar en la ventana emergente.

Recogida de varias llaves

Si necesitas recoger varias llaves a la vez, puedes hacerlo tanto desde la app móvil de Keycafe como desde la pantalla del SmartBox.

Desde el SmartBox

Función Business Pro

La recogida de múltiples llaves desde la pantalla del SmartBox está disponible para usuarios de Business Pro.

  1. Tras usar la pantalla del SmartBox para recoger una llave, pulsa Recoger más llaves en la ventana emergente.

  2. La pantalla del SmartBox mostrará la lista de llaves para las que tienes autorización, así como el número restante de llaves a las que puedes acceder si se te ha asignado un límite de Llaves máximas.

  3. Desplázate por la lista y toca cada llave que desees recoger. Los compartimentos correspondientes se abrirán uno tras otro con una breve pausa entre cada apertura.

  4. Toca el icono Atrás al terminar.

Desde la app móvil

  1. Selecciona la llave que deseas recoger.

  2. Toca Recoger llave.

  3. Selecciona Iniciar recogida de llaves.

  4. Pulsa el botón parpadeante en el SmartBox.

  5. Retira la llave del compartimento y cierra la puerta.

  6. Toca Recoger más y luego selecciona la siguiente llave que quieras retirar.

  7. Repite los pasos 4 a 6 para cada llave que desees recoger.

  8. Toca Listo al finalizar.