Felicitaciones por la compra del sistema de gestión de llaves de Keycafe.
Estamos aquí para ayudarte a aprovechar al máximo el sistema. Si en algún momento deseas una demostración en video y en vivo del software, envía un correo a support@keycafe.com.
Esta guía te mostrará cómo funciona el sistema, además de todo lo que necesitas para comenzar.
Paso 1: Crear una cuenta
Para comenzar, crea una cuenta de Keycafe. La necesitarás para acceder a las aplicaciones móvil y de escritorio, que se utilizarán durante el proceso de configuración.
Paso 2: Configurar tu SmartBox
Tras recibir y desempacar tu SmartBox, conéctala a una red Wi-Fi, Ethernet o móvil. Configura tu SmartBox como una ubicación privada en la app de Keycafe.
Monta tu SmartBox en una pared siguiendo las instrucciones de instalación.
Si has adquirido unidades de expansión, vincula tus SmartBoxes.
Si deseas habilitar varios idiomas para los usuarios de tu SmartBox, cambia la Configuración de idioma de tus ubicaciones.
No montes la SmartBox sin conexión a internet
Debes conectar tu SmartBox a una red Wi-Fi, Ethernet o móvil antes de montarla en la pared. Se requiere conexión a internet para desbloquear la SmartBox de la placa trasera y poder retirarla.
Paso 3: Configurar tus llaves
Comienza añadiendo tus llaves en la app de Keycafe. Puedes hacerlo de dos formas:
El sistema de Keycafe funciona escaneando una llave cada vez que se retira o se devuelve en una SmartBox. Esto se realiza mediante llaveros. Al igual que al añadir llaves, existen dos maneras de hacerlo:
Carga masiva con el campo “Número de serie”
Paso 4: Preparar las llaves para el personal
Una vez configuradas las llaves, puedes crear usuarios y asignar permisos para los miembros de tu equipo y departamentos.
Consulta todos los métodos disponibles para recoger y devolver llaves. También puedes descargar e imprimir pósteres para enseñar al personal a utilizar la SmartBox. El flujo de trabajo óptimo para tu organización puede incluir uno o varios métodos.
Si has adquirido tarjetas de usuario, puedes configurarlas con estas instrucciones.
Si tienes varias llaves que deseas agrupar, como las de un departamento específico, puedes crear grupos de llaves. Esto también te permitirá asignar permisos para todas ellas a la vez.
Puedes habilitar códigos de llave para agilizar las recogidas y devoluciones. La desventaja es que la seguridad disminuye, ya que no podrás rastrear quién accede a las llaves.
Los turnos horarios te permiten restringir el acceso a las llaves a días y periodos específicos. Esto resulta útil si no deseas que el personal use las llaves fuera de sus turnos asignados.
Paso 5: Preparar llaves para invitados
Si tu flujo de trabajo implica proporcionar llaves a visitantes para un solo uso, sigue estos pasos para configurar una reserva única.
Paso 6: Opciones avanzadas
Las alertas programables te permiten enviar notificaciones personalizadas a usuarios y administradores cuando no se devuelven las llaves al finalizar un turno.
Aprende a gestionar tus llaves.
Descubre cómo funcionan las devoluciones con Quick Scan y decide si se adaptan a tu flujo de trabajo.
Conoce las opciones de personalización de Keycafe para llevar tu sistema de gestión de llaves al siguiente nivel.
Si tienes problemas con el inventario físico de los compartimentos que no coincide con tus registros, puedes gestionar manualmente el inventario de compartimentos.