Nueva guía del propietario de SmartBox

En este artículo:

1. Crea una cuenta
2. Configura tu SmartBox
3. Configura tus llaves
4. Prepare las llaves para el uso del personal
5. Prepare las llaves para el uso de los huéspedes
6. Opciones avanzadas

Felicitaciones por su compra del sistema de administración de llaves Keycafe.

Estamos aquí para ayudarle a obtener el máximo beneficio del uso del sistema. Si en algún momento desea tener una demostración en video en vivo del software, envíe un correo electrónico a support@keycafe.com.

Esta guía le presentará cómo funciona el sistema, así como todo lo que necesita para comenzar.

Paso 1: crea una cuenta

Para comenzar, crea una cuenta de Keycafe. Lo necesitará para obtener acceso a las aplicaciones móviles y de escritorio, que se utilizarán para el proceso de configuración.

Paso 2: configura tu SmartBox

1. Después de recibir y desembalar su SmartBox, conéctelo a una WiFi, Etherneto celular red. Configura tu SmartBox como una ubicación privada en la aplicación Keycafe.
2. Monte su SmartBox en una pared usando las instrucciones de instalación.
3. Si ha adquirido unidades de expansión, vincule sus SmartBoxes.
4. Si desea tener varias opciones de idioma disponibles para los usuarios de su SmartBox, cambie la Configuración de idioma para sus ubicaciones.

Paso 3: configura tus llaves

1. Comience agregando sus llaves a la aplicación Keycafe. Hay dos maneras de hacer esto:

• Uno a la vez
• Carga masiva

2. El sistema de Keycafe funciona escaneando una llave cada vez que se recoge o se deja en un SmartBox. Esto se hace usando llaveros. Al igual que agregar llaves, hay dos formas de hacerlo:

• Uno a la vez
• Carga masiva con el campo “Número de serie”

Paso 4: preparar las llaves para uso del personal

1. Una vez configuradas sus llaves, puede crear usuarios y asignar permisos para los miembros de su personal y departamentos.
2. Ver todos los métodos disponibles para recoger y dejar llaves. También puede descargar e imprimir carteles para educar al personal sobre cómo utilizar SmartBox. El mejor flujo de trabajo para su organización puede incluir uno o varios métodos.
3. Si ha comprado insignias de usuario, puede configurarlas con estas instrucciones.
4. Si tiene varias llaves que le gustaría agrupar, como las llaves de un departamento en particular, puede crear grupos de llaves. Esto también le permitirá asignar permisos rápidamente para todos ellos a la vez.
5. Puede habilitar códigos llave para recogidas y entregas más rápidas. La desventaja es que la seguridad disminuye, ya que no podrá rastrear quién accede a las llaves.
6. Los turnos de tiempo le permiten restringir los accesos llave a días y períodos de tiempo específicos. Esto es útil si no desea que el personal use las llaves fuera de sus turnos asignados.

Paso 5: preparación de las llaves para uso de los huéspedes

Si su flujo de trabajo implica proporcionar llaves a los visitantes para un uso único, siga estos pasos para configurar una reserva única .

Paso 6 - Opciones avanzadas

• Alertas programables le permiten enviar notificaciones personalizadas a usuarios y administradores cuando las llaves no se devuelven al final de un turno.
• Aprenda cómo administrar sus llaves.
• Comprenda cómo funcionan Quick Scan Drop-Offs y decida si se ajustan a su flujo de trabajo.
• Consulta las opciones de personalización de Keycafe para llevar tu sistema de gestión de llaves al siguiente nivel.
• Si tiene problemas con el inventario del contenedor de llaves real que no coincide con sus registros, puede administrar manualmente el inventario del contenedor de llaves.