Agregar, gestionar y eliminar usuarios

Añadir un Full User

1. Selecciona + Añadir → Usuario → Full User.

2. Introduce un Nombre para el usuario.

3. Introduce una dirección de correo electrónico para invitar al usuario a registrar una cuenta.

4. Si lo deseas, introduce un comentario que se enviará al usuario junto con la invitación.

5. Puedes introducir un Código de acceso personalizado, desactivarlo mediante el botón de alternancia o generar un código aleatorio desactivando y activando el botón.

6. Introduce un Permiso para el usuario; puede ser una llave, un grupo de llaves o una ubicación.

7. Introduce un Rol de permiso para el usuario.

8. Si deseas asignar un badge de usuario a este usuario, introduce el número de serie de un badge adhesivo o llavero fob sin usar.

9. Enviar correo de bienvenida envía automáticamente un correo electrónico al usuario una vez que completa el registro, con su Código de acceso junto con consejos útiles y enlaces sobre cómo empezar a utilizar el sistema Keycafe. Recomendamos dejar esta opción activada.

10. Selecciona Añadir usuario.

Visualización de Full Users tras enviar la invitación

Tras crear un Full User, lo verás bajo el filtro Invitados en la pestaña Usuarios. Una vez que cree una cuenta en Keycafe, aparecerá bajo el filtro Todos.

Añadir un SmartBox User

1. Selecciona + Añadir → Usuario → SmartBox User.

2. Introduce el nombre y apellido del usuario.

3. Si lo deseas, introduce un correo electrónico de contacto. Solo se utiliza para las Alertas programables y para enviar el correo de bienvenida del paso 10.

4. Puedes introducir un Código de acceso personalizado, desactivarlo mediante el botón de alternancia o generar un código aleatorio desactivando y activando el botón.

5. Introduce un Permiso para el usuario; puede ser una llave, un grupo de llaves o todas las llaves. Ten en cuenta que este permiso será de tipo Solo intercambio.

6. Si deseas asignar un badge de usuario a este usuario, introduce el número de serie de un badge adhesivo o llavero fob sin usar.

7. Enviar correo de bienvenida envía automáticamente un correo electrónico al usuario una vez que completa el registro, con su Código de acceso junto con consejos útiles y enlaces sobre cómo empezar a utilizar el sistema Keycafe. Recomendamos dejar esta opción activada.

8. Selecciona Añadir usuario.

Carga masiva de usuarios

Si tienes que añadir un gran número de usuarios, puedes realizar una carga masiva con un archivo CSV. Consulta Carga masiva de usuarios para ver las instrucciones.

Editar o ver los permisos de un usuario

1. Selecciona Usuarios → el usuario que deseas editar o ver.

2. Ahora puedes hacer lo siguiente:

• Ver qué llaves tiene retiradas el usuario actualmente

• Ver/editar para qué llaves y ubicaciones tiene permisos el usuario

• Ver el historial de recogida y entrega de llaves del usuario

• Ver/editar la información de contacto del usuario, el código de acceso y la información del badge de usuario

Eliminar o purgar un usuario

Existen tres opciones para dar de baja a un usuario:

1. Eliminar a un usuario lo retira de la organización y de todos los permisos asociados a él, pero no desactiva su cuenta.

2. Purgar a un usuario no solo lo retira de la organización y de todos los permisos asociados a él, sino que también desactiva de forma permanente su cuenta y anonimiza todos sus datos de acuerdo con el RGPD. Esta acción es permanente y no se puede deshacer. Elige entre purga inmediata o con un plazo de 30 días.

3. Archivar a un usuario lo retira de la organización y de todos los permisos asociados a él, además de desactivar su cuenta. Sin embargo, sus datos no se anonimizan.

Ciertas condiciones impedirán que se elimine a un usuario:

• el usuario forma parte de otra organización con llaves

• el usuario está utilizando activamente Keycafe Public para el intercambio personal de llaves

1. Selecciona Usuarios → el usuario que deseas dar de baja o eliminar → Sobre el usuario → Editar.

2. Selecciona Eliminar usuario → Eliminar o bien Purgar usuario → Purgar.