Pósteres para el personal

Tenemos pósteres instructivos disponibles para descargar que puedes imprimir y colocar junto a tu SmartBox. Hay un póster independiente que detalla los pasos para cada método de devolución de llaves:

 

Quick Scan

Devolver llaves en un SmartBox Keycafe es muy sencillo.

  1. Toca la pantalla del SmartBox.

  2. Selecciona Devolución de llaves.

  3. Escanea el llavero Keycafe con el escáner situado a la izquierda de la pantalla.

  4. Coloca la llave en el compartimento que se abra y cierra la puerta.

Eso es todo: las llaves vuelven a estar en tu inventario en cuestión de segundos. Este método no requiere autenticación, por lo que no sabrás quién devuelve las llaves. Sin embargo, siempre sabrás quién las recogió, así como cuándo y dónde se devuelven.

 

Devoluciones de llaves autenticadas

Si necesitas que quienes devuelven llaves se autentiquen, dispones de varias opciones. La más adecuada dependerá del flujo de trabajo y las preferencias de seguridad de tu organización.

Puedes desactivar la función de devolución rápida y solicitar que tu personal o invitados se autentiquen cada vez que devuelvan llaves.

  1. Haz clic en el menú desplegable de usuario en la esquina superior derecha y selecciona Mi cuenta.

  2. Selecciona Avanzado y luego Opciones de SmartBox.

  3. Desplázate hasta el final de la lista y desactiva Devoluciones con Quick Scan.

Una vez desactivadas las devoluciones rápidas, puedes elegir el método de autenticación que prefieras. A continuación, te mostramos una lista de todos los métodos disponibles para devolver una llave.

Nota:

Esta configuración se aplica a nivel de cuenta, por lo que todos los SmartBoxes de esta cuenta tendrán desactivadas las devoluciones con Quick Scan.

 

Código de acceso

Un método habitual para devolver una llave es autenticarse con tu código de acceso.

  1. Toca la pantalla del SmartBox.

  2. Selecciona Devolución de llaves.

  3. Introduce tu código de acceso y selecciona Entrar.

  4. Escanea el llavero Keycafe sujeto a la llave.

  5. Coloca la llave en el compartimento y cierra la puerta.

 

Número de teléfono

Otra forma de devolver una llave es autenticarse con el número de teléfono con el que registraste tu cuenta.

  1. Toca la pantalla del SmartBox.

  2. Selecciona Devolución de llaves.

  3. Introduce tu número de teléfono y selecciona Entrar.

  4. Escanea el llavero Keycafe sujeto a la llave.

  5. Coloca la llave en el compartimento y cierra la puerta.

 

Código QR

Función solo disponible en SmartBoxes MS5

La autenticación mediante código QR utiliza la cámara incorporada únicamente en el SmartBox MS5 más reciente.

Nuestro método más reciente para devolver llaves: los códigos QR de usuario están disponibles en la app móvil de Keycafe para usuarios con acceso completo. Se trata de un código a nivel de usuario que se puede utilizar para devolver cualquier llave para la que tenga permisos en todas las organizaciones a las que pertenezca.

También se incluye un código QR en el correo electrónico o SMS para todos los códigos de reserva.

  1.  Toca la pantalla del SmartBox.

  2. Selecciona Devolución de llaves.

  3. Encuentra tu código QR de usuario tocando el icono superior izquierdo en la app móvil de Keycafe y muéstralo a la cámara del SmartBox.

  4. Escanea el llavero Keycafe sujeto a la llave.

  5. Coloca la llave en el compartimento y cierra la puerta.

 

App móvil o navegador móvil de Keycafe

La app móvil y la versión web móvil de Keycafe te permiten devolver una llave sin necesidad de memorizar códigos de acceso ni PIN.

  1. Inicia sesión en la app móvil de Keycafe o en www.keycafe.com desde un navegador móvil.

  2. Selecciona la llave que deseas devolver.

  3. Selecciona Devolver llave.

  4. Selecciona Siguiente.

  5. Escanea el llavero Keycafe sujeto a la llave.

  6. Coloca la llave en el compartimento y cierra la puerta.

 

Código de reserva

Utilizados frecuentemente para huéspedes y accesos puntuales, los códigos de reserva se envían por correo electrónico o SMS. El código utilizado para recoger la llave es el mismo que se utiliza para devolverla al finalizar su uso.

  1. Toca la pantalla del SmartBox.

  2. Selecciona Devolución de llaves.

  3. Introduce tu código de reserva.

  4. Escanea el llavero Keycafe sujeto a la llave.

  5. Coloca la llave en el compartimento y cierra la puerta.

 

Código de llave

Si el propietario de la llave ha habilitado los códigos de llave, puedes utilizar este código para devolver la llave asociada sin autenticarte. El propietario de la llave deberá facilitarte dicho código, el cual no cambia a menos que lo modifique manualmente.

  1. Toca la pantalla del SmartBox.

  2. Selecciona Devolución de llaves.

  3. Introduce el código de la llave y selecciona Entrar.

  4. Coloca la llave en el compartimento y cierra la puerta.

 

Insignia de usuario

La forma más sencilla y cómoda para que los usuarios habituales devuelvan una llave es con una insignia de usuario. No hace falta memorizar códigos ni llevar el teléfono. Tu administrador te proporcionará una insignia de Keycafe o un llavero tradicional vinculado a tu cuenta, que podrás acercar al escáner del SmartBox para autenticarte. La insignia es un adhesivo que puede colocarse en una tarjeta de identificación, tarjeta de presentación o cualquier otro objeto de uso diario. El llavero se puede añadir a un llavero convencional. Consulta Insignias de usuario para más información.

  1. Toca la pantalla del SmartBox.

  2. Selecciona Devolución de llaves.

  3. Escanea la insignia de usuario.

  4. Escanea el llavero Keycafe sujeto a la llave.

  5. Coloca la llave en el compartimento y cierra la puerta.

 

Administrador de Keycafe

Si eres el administrador de un SmartBox, puedes abrir compartimentos a distancia para que una persona junto al SmartBox deposite una llave. Esta función es muy útil si un miembro del equipo ha olvidado su código o insignia pero necesita devolver una llave.

  1. Inicia sesión en la app móvil de Keycafe o en el sitio web desde un ordenador o dispositivo móvil.

  2. Selecciona Ubicaciones.

  3. Selecciona el nombre de la ubicación en la que deseas devolver la llave.

  4. Selecciona el SmartBox en el que deseas depositar la llave.

  5. Selecciona el icono de desbloqueo de un compartimento disponible para depositar la llave.

  6. Selecciona Apertura con un toque.

  7. Pulsa el botón parpadeante en el SmartBox.

  8. Coloca la llave en el compartimento y cierra la puerta.

  9. En la ventana emergente, introduce el nombre de la llave o el número de serie y selecciona Añadir.