Integración con Fleetio

¿Qué hace la integración?

Al integrar tu cuenta de Fleetio con Keycafe, puedes asociar rápidamente todo tu inventario de vehículos de Fleetio con la llave de cada vehículo en Keycafe. Cuando se asigna un vehículo a un conductor en Fleetio, se genera automáticamente un código PIN de reserva único para la llave en Keycafe y se envían instrucciones de acceso al conductor. Luego, el conductor usará el código PIN para retirar la llave del vehículo en el SmartBox. Las reservas para las llaves de vehículos de Fleetio aparecerán en Keycafe con un indicador de Fleetio, y las instrucciones de acceso y el código de Keycafe se mostrarán en la asignación del vehículo en Fleetio.

Tras la configuración inicial, esta integración permite gestionar y automatizar las asignaciones de vehículos utilizando únicamente Fleetio.

Esta integración también es compatible con la función Motor Pool de Fleetio. Cuando se aprueban las solicitudes de reserva de vehículos, se crea una asignación de vehículo, lo que activa la creación de la reserva en Keycafe.

Cómo configurar la integración

Configurar tu integración entre Fleetio y Keycafe requiere obtener 3 tokens de tu cuenta de Fleetio, vincular tus cuentas y probar la integración.

Obtener la API Key, el Account Token y la Webhook Secret Key de Fleetio

Recomendamos copiar y pegar cada uno de estos elementos en un documento temporal para utilizarlos en el siguiente paso.

Crear una nueva API Key en Fleetio

Una API key permite que un sistema externo se conecte y realice transferencias de datos. Deberás generar una API key en Fleetio que formará parte de la configuración de la integración con Keycafe. 

1. Inicia sesión en tu cuenta de Fleetio, haz clic en el menú desplegable de la cuenta en la esquina superior izquierda y selecciona Settings.

1. Haz clic en Manage API Keys.

1. Selecciona + Add API Key.

1. Escribe "Keycafe" en Label, selecciona 2023-03-01 en el menú desplegable de API Version y haz clic en Save. Deberías ver el nuevo API Token en la tabla.

Obtén tu Account Token de Fleetio

Un account token es el identificador principal para un sistema externo en una integración de API y se combina con la API key para una identificación completa. El account token de Fleetio se encuentra en la página de API Keys dentro de la configuración de tu cuenta de Fleetio.

En la sección Account Tokens, copia el account token por completo y pégalo en el mismo documento temporal donde guardaste la API key. Deberás ingresar este account token en la configuración de la integración en Keycafe.

Crear un webhook en Fleetio

Un webhook te permite enviar una solicitud HTTP POST a una o más URLs cada vez que ocurran tipos específicos de eventos en tu cuenta de Fleetio. Todos los eventos de webhook de Fleetio contienen datos serializados en JSON.

1. En el menú Settings, desplázate hasta la sección Integrations y selecciona Webhooks.

1. En la esquina superior derecha de la página, haz clic en + Add Webhook.

1. En el campo URL, copia y pega la siguiente URL: https://www.keycafe.com/webhooks/fleetio

2. Deja Authorization HTTP Header en blanco. Escribe “Keycafe" en Description y mantén marcada la casilla Enabled.

1. Haz clic en Select Events, desplázate hacia abajo, marca las tres casillas bajo la categoría Vehicle Assignment y haz clic en Save:

• Vehicle Assignment Created

• Vehicle Assignment Deleted

• Vehicle Assignment Updated

1. De vuelta en la página de Webhooks, haz clic en el botón More Actions del nuevo webhook y luego haz clic en View Secret.

1. Copia la secret key completa y pégala en tu documento temporal, donde ya guardaste la API key y el account token.

Ahora deberías tener tres elementos en tu documento temporal: la API key, el account token y la secret key.

Vincular tu cuenta de Fleetio con tu cuenta de Keycafe

Configurar la integración en Keycafe consiste principalmente en añadir los tres identificadores obtenidos en el paso anterior.

1. En el panel de control web de Keycafe, haz clic en + Añadir → Integración → Fleetio. En la app móvil, pulsa Más → Integraciones → Añadir → Fleetio.

2. Introduce la API key, el account token y la secret key de tu documento temporal.

1. Selecciona Conectar con Fleetio. Tras unos instantes, haz clic en la pestaña Integraciones de Keycafe para ver la integración.

Añadir campos personalizados

A continuación, debes añadir tres campos personalizados en tu cuenta de Fleetio. Estos campos te permitirán ver información relacionada con las reservas de Keycafe en el panel de Fleetio.

1. De vuelta en el menú Settings de Fleetio, desplázate hasta la sección Data Management y selecciona Field Management.

1. Selecciona Vehicle Assignment y luego haz clic en + Add Field.

2. Deja Data Type como Text y escribe Keycafe Access Instructions en el campo Label.

3. Haz clic en Save para crear el campo personalizado.

1. Repite los pasos anteriores para crear cinco campos personalizados más, completando un total de seis:

Para ver los campos personalizados, regresa a Field Management, selecciona Vehicle Assignment y busca "Keycafe".

Uso de la integración

Para comenzar a usar la integración, debes asociar las llaves añadidas en Keycafe con los vehículos añadidos en Fleetio. Una vez que un vehículo tiene una llave asociada, puedes empezar a crear asignaciones de vehículos en Fleetio y las instrucciones de acceso a las llaves se enviarán automáticamente al conductor.

Asociar una llave de Keycafe con un vehículo de Fleetio

1. La pestaña Integraciones en Keycafe ahora debería mostrar un elemento para la integración. Haz clic en él para ver los menús Vehículos y Acerca de.

1. Para ver la lista de tus vehículos de Fleetio, haz clic en Vehículos y explora la lista en el panel derecho.

2. Elige un vehículo y haz clic en el icono de la llave.

1. Escribe el nombre de tu llave de Keycafe para ese vehículo y selecciónala en la lista desplegable.

1. Selecciona Vincular para confirmar que deseas vincular esta llave a este vehículo.

2. Puedes activar la opción Finalizar asignación automáticamente si deseas que la asignación del vehículo en Fleetio termine una vez que las llaves se hayan devuelto al SmartBox (lo que a su vez finalizará la reserva en Keycafe y revocará el acceso del conductor a las llaves).

3. Puedes elegir Automático o Aviso, lo cual cambiará el modo en que se notifica al usuario cuando se le asigna un vehículo. La mayoría de los usuarios deberían elegir Automático para un flujo de trabajo más sencillo. Haz clic en Actualizar para cerrar la ventana emergente.

Métodos de notificación

Automático

Cuando se crea una asignación de vehículo en Fleetio, se envía automáticamente un correo electrónico o SMS al conductor con las instrucciones para acceder a las llaves. Esto permite completar todo el proceso directamente desde el panel de Fleetio. El método de contacto se basa en los datos del perfil de usuario del conductor en Fleetio. Si el conductor tiene tanto correo electrónico como número de teléfono asociados a su cuenta, se dará prioridad al correo electrónico. 

Aviso

Cuando se crea una asignación de vehículo en Fleetio, el administrador de la cuenta de Keycafe recibe un correo electrónico con un recordatorio para crear el acceso a la llave. Esto permite personalizar los detalles y las instrucciones del acceso, pero requiere utilizar tanto Fleetio como Keycafe para completar el proceso.

Crear una asignación de vehículo con la configuración automática

1. Al crear una asignación de vehículo en Fleetio, verás los seis campos personalizados que creaste. Déjalos en blanco: se completarán automáticamente tras crear la asignación y a medida que se use la llave.

1. Una vez creada la asignación, consulta los detalles para ver los valores generados para Keycafe Access Code, Access Link, Access Instructions y Booking Link. En ocasiones, esto puede demorar unos minutos en completarse.

1. La asignación también aparecerá en la pestaña Reservas de Keycafe.

Crear una asignación de vehículo con la configuración de aviso

1. Al crear una asignación de vehículo en Fleetio, verás los seis campos personalizados que creaste. Déjalos en blanco: se completarán automáticamente tras crear la asignación y a medida que se use la llave.

1. Una vez creada la asignación del vehículo en Fleetio, localiza ese vehículo dentro de la integración de Fleetio en Keycafe y selecciona el icono de calendario.

1. Verás las fechas de asignación del vehículo como una reserva. Selecciona el icono +.

1. Confirma los detalles de la asignación y selecciona Crear reserva.

1. Personaliza los detalles de la reserva como desees y confirma seleccionando Añadir.

1. Ve a la pestaña Reservas en Keycafe para confirmar. El conductor asignado recibirá un correo electrónico o SMS (según el método de contacto seleccionado) con las instrucciones para acceder a la llave.

1. De vuelta en el panel de Asignaciones de vehículos de Fleetio, consulta los detalles de la asignación para ver los valores completados para Keycafe Access Code, Access Link, Access Instructions y Booking Link. En ocasiones, esto puede demorar unos minutos en completarse.

Seguimiento del uso de llaves

Cuando el conductor recoge la llave asignada a un vehículo, el campo Keycafe Pickup Time se actualizará con la fecha y hora exacta de recogida. De igual manera, el campo Keycafe Dropoff Time se actualizará con la marca de tiempo en que se devuelva la llave.

Desconectar tu cuenta de Fleetio

1. En tu panel de Keycafe, selecciona Integraciones → Fleetio → Acerca de la integración → Desconectar.

2. Haz clic en Desconectar para confirmar.

Asistencia adicional

¿Tienes preguntas sobre la integración o sugerencias de mejora? Escríbenos a support@keycafe.com.