Integración Fleetio

En este articulo:

• ¿Qué hace la integración?
• Cómo configurar la integración
  • Recupere 3 identificadores de la configuración de su cuenta de Fleetio:
    • Llave API
    • Token de cuenta
    • Clave secreta del webhook
  • Vincula tu cuenta de Fleetio con tu cuenta de Keycafe
    • Campos personalizados
• Usando la Integración
  • Asociar una clave de Keycafe con un vehículo Fleetio
  • Métodos de notificación
    • Automático
    • Solicitud
  • Crear una asignación de vehículo utilizando la configuración automática
  • Crear una asignación de vehículo mediante la configuración de indicaciones
  • Seguimiento del uso de teclas
• Desconectar su cuenta de Fleetio
• Más ayuda

¿Qué hace la integración?

Cuando se asigna un vehículo a un conductor en Fleetio, se crea automáticamente un código PIN de reserva único para la llave en Keycafe y se envían instrucciones de acceso al conductor. Luego, el conductor utilizará el código PIN para recuperar la llave del vehículo en la SmartBox. Las reservas de llaves de vehículos Fleetio aparecerán en Keycafe con un indicador Fleetio, y las instrucciones y el código de acceso a las llaves de Keycafe se muestran en la asignación del vehículo en Fleetio. Al integrar su cuenta Fleetio con Keycafe, puede asociar rápidamente todo su inventario de vehículos Fleetio con la llave de cada vehículo en Keycafe.

Después de la configuración inicial, esta integración permite la gestión y automatización de las asignaciones de vehículos utilizando solo Fleetio.

Esta integración también es compatible con la función de parque automotor de Fleetio . Cuando se aprueban las solicitudes de reserva de vehículos, se crea una asignación de vehículo, lo que activa la creación de la reserva en Keycafe.

Cómo configurar la integración

Configurar su integración Fleetio y Keycafe implica recuperar 3 tokens de su cuenta Fleetio, luego vincular sus cuentas y probar la integración.

Recuperación de la clave API de Fleetio, el token de cuenta y la clave secreta del webhook

Le recomendamos que copie y pegue cada uno de estos en un documento temporal, como preparación para el siguiente paso.

Cree una nueva clave API en Fleetio

Una clave API permite que un sistema de terceros se conecte y permita transferencias de datos. Necesitarás generar una clave API en Fleetio que formará parte de la configuración de la integración con Keycafe.

1. Inicie sesión en su cuenta Fleetio, seleccione el nombre de su cuenta en la parte superior izquierda de la página, luego seleccione Configuración de la cuenta.

2. Seleccionar Administrar claves API.

3. SeleccioneFleetio.

4. Escriba "Keycafe" para Etiqueta y luego haga clic en Generar clave API. Debería ver el nuevo API Token en la tabla.

Obtenga su token de cuenta Fleetio

Un token de cuenta es el identificador principal de un sistema de terceros en una integración API y se combina con la clave API para una identificación completa. El token de la cuenta Fleetio se encuentra en la página Claves API en la configuración de su cuenta Fleetio.

En la sección Tokens de cuenta, copie el token de cuenta en su totalidad y péguelo en el mismo documento temporal en el que colocó la clave API. Deberá agregar este token de cuenta en la configuración de integración de Keycafe.

Crear un webhook Fleetio

Un webhook le brinda la posibilidad de enviar una POST HTTP a una o más URL cada vez que ocurren tipos específicos de eventos en su cuenta Fleetio. Todos los eventos del webhook de Fleetio contienen datos serializados como JSON.

1. Seleccionar Webhooks.

2. En la esquina superior derecha de la página, seleccione + Agregar webhook.

3. En la página Nuevo webhook, copie y pegue lo siguiente en el campo URL :
4. Seleccione + Agregar campo personalizado en la esquina superior derecha de la página. En la página Nuevo campo personalizado, configure Tipo de registro como Asignación de vehículoy configure Tipo de datos como Texto.

6. Haga clic en Seleccionar eventos, luego desplácese hasta la parte inferior de la página y marque cada una de estas casillas: Asignación de vehículo creada, Asignación de vehículo eliminaday Asignación de vehículo actualizada. Haga clic en Guardar.

• Asignación de vehículo creada
• Asignación de vehículo eliminada
• Asignación de vehículo actualizada

7. De vuelta en la página de Webhooks, haga clic en el botón de acciones pequeñas para que el nuevo Webhook muestre un menú emergente y luego haga clic en Ver secreto.

8. Copie la clave secreta en su totalidad y péguela en su documento temporal, que también contiene la clave API y el token de cuenta.

Inicie sesión en su cuenta Fleetio, seleccione el nombre de su cuenta en la parte superior izquierda de la página, luego seleccione Configuración de la cuenta.

Vincula tu cuenta Fleetio con tu cuenta Keycafe

Configurar la integración en Keycafe implica principalmente agregar los tres identificadores capturados en la tarea descrita anteriormente.

1. En el panel de control de Keycafe en el escritorio, haga clic en + Agregar →Integración →Fleetio. En la aplicación móvil, pulsa Más → Integraciones → Añadir → Fleetio.
2. Ingrese la clave API, el token de la cuenta y la clave secreta de su documento temporal.

3. Seleccione Conéctese con Fleetio. Después de unos momentos, haga clic en la pestaña Integraciones en Keycafe para ver la integración.

Personalizado Campos

A continuación, debe agregar tres campos personalizados en la configuración de su sistema Fleetio. Estos campos le permitirán ver información relacionada con las reservas de Keycafe en el panel de control de Fleetio.

1. De vuelta en el menú de Fleetio Configuración , desplácese hacia abajo hasta la sección Gestión de datos y seleccione Gestión de campos.

2. Seleccione Asignación de vehículo, luego haga clic en + Agregar campo.
3. Dejar Tipo de datos como Texto, luegoescribir Instrucciones de acceso a Keycafe en el Etiqueta campo.
4. Seleccione el botón Guardar campo personalizado para crear el campo personalizado.

6. Repita los pasos anteriores para crear cinco campos personalizados más, para un total de seis campos personalizados:

Para ver los campos personalizados, vuelva a Gestión de campos, seleccione Asignación de vehículos, y busque "Keycafe".

Usando la Integración

Para comenzar a utilizar la integración, debes asociar las llaves que hayas agregado en Keycafe a los vehículos agregados en Fleetio. Una vez que un vehículo tiene una llave asociada, puede comenzar a crear asignaciones de vehículos en Fleetio y las instrucciones de acceso a la llave se enviarán automáticamente al conductor.

Asociar una clave de Keycafe a un vehículo Fleetio

1. La pestaña Integraciones en Keycafe ahora debería contener un elemento para la integración. Haga clic en ese elemento para mostrar los menús Vehículos y Acerca de .

2. Para ver una lista de sus vehículos Fleetio, haga clic en Vehículos para explorar la lista en el lado derecho.
3. Elija un vehículo y haga clic en el icono de la llave.

4. Escriba el nombre de su clave Keycafe para ese vehículo y selecciónela de la lista desplegable.

5. Seleccione Vincular para confirmar que desea vincular esta llave a este vehículo.
6. Puedes activar Finalizar asignación automáticamente si deseas que la asignación del vehículo Fleetio finalice una vez que las llaves se hayan devuelto a la SmartBox (lo que posteriormente finalizará la reserva de Keycafe, finalizando el acceso del conductor a las llaves).
7. Puede elegir Automático o Aviso, lo que cambiará la forma en que se notifica a un usuario cuando se le asigna un vehículo. La mayoría de los usuarios deberían elegir Automáticopara el flujo de trabajo más simple. Haga clic en Actualizar para cerrar la ventana emergente.

Métodos de notificación

Automático

Cuando se crea una asignación de vehículo en Fleetio, se envía automáticamente un correo electrónico al conductor con instrucciones sobre cómo acceder a las llaves. Esto permite que todo el proceso se complete utilizando únicamente el panel de Fleetio. El método de contacto se basa en los datos de contacto del perfil de usuario de Fleetio del conductor. Si el conductor tiene asociada una dirección de correo electrónico y un número de teléfono a su cuenta, se dará prioridad al correo electrónico.

Solicitud

Cuando se crea una asignación de vehículo en Fleetio, el administrador de la cuenta de Keycafe recibe un correo electrónico con un recordatorio para crear el acceso clave. Esto permite personalizar los detalles y las instrucciones de acceso clave, pero requiere el uso de Fleetio y Keycafe para completar el proceso.

Crear una asignación de vehículo utilizando la configuración automática

1. Al crear una asignación de vehículo en Fleetio, verá los seis campos personalizados que creó. Déjelos en blanco; se completarán automáticamente después de crear la asignación y al usar la clave.

2. Una vez creada la asignación, vea los detalles para ver los valores completados para Código de acceso de Keycafe, Enlace de acceso, Instrucciones de acceso, y Enlace de reserva. A veces, esto puede tardar unos minutos en completarse.

3. La tarea también aparecerá en la pestaña Reservas en Keycafe.

Crear una asignación de vehículo mediante la configuración de aviso

1. Al crear una asignación de vehículo en Fleetio, verá los seis campos personalizados que creó. Déjelos en blanco; se completarán automáticamente después de crear la asignación y al usar la clave.

2. Una vez creada la asignación del vehículo en Fleetio, busque ese vehículo dentro de la integración de Fleetio en Keycafe y seleccione el ícono de calendario .

3. Verás las fechas de asignación del vehículo como una reserva . Seleccione el ícono + .

4. Confirme los detalles de la tarea y seleccione Crear reserva.

5. Personaliza los detalles de la reserva como desees y confírmala seleccionando Añadir.

6. Navegue a la pestaña Reservas en Keycafe para confirmar. El conductor asignado recibirá un correo electrónico o un SMS (según el método de contacto que acaba de seleccionar) con instrucciones sobre cómo acceder a la llave.

7. De vuelta en el panel de control de Asignaciones de vehículos de Fleetio, consulte los detalles de la asignación para ver los valores introducidos en Código de acceso a Keycafe, Enlace de acceso, Instrucciones de acceso y Enlace de reserva. A veces, esto puede tardar unos minutos en completarse.

Seguimiento del uso de teclas

Cuando el conductor recoge la llave de un vehículo asignado, el campo Hora de recogida en Keycafe se actualizará con la marca de tiempo de cuando se tomó la llave. Asimismo, el campo Keycafe Dropoff Time se actualizará con una marca de tiempo cuando se devuelva la clave.

Desconectar su cuenta de Fleetio

1. En su panel de control de Keycafe, seleccione Integraciones → Fleetio → Acerca de la integración → Desconectar.
2. Haga clic en Desconectar para confirmar.

Más ayuda

¿Tiene preguntas sobre la integración o sugerencias para mejorar? Envíenos un correo electrónico a support@keycafe.com.