Si vous avez un grand nombre d'employés, il peut être plus efficace de créer vos invitations d'utilisateurs en une seule fois plutôt qu'individuellement. L'importation groupée d'utilisateurs vous permet de le faire. À l'aide d'un fichier CSV, vous pouvez fournir toutes les informations nécessaires pour créer des invitations d'utilisateurs, puis le téléverser dans l'application Keycafe.
Importations d'utilisateurs sur mobile
Veuillez noter que les importations groupées d'utilisateurs ne peuvent être effectuées que sur l'application pour ordinateur.
Attribution des autorisations d'accès aux clés
Actuellement, vous devez toujours attribuer les autorisations d'accès aux clés à chaque utilisateur après leur importation.
Télécharger un exemple de fichier d'importation
Téléchargez notre modèle CSV pour vous aider à organiser au mieux vos données avant l'importation.
Exemple de fichier d'importation CSV
Créer un fichier d'importation CSV
Les tableaux suivants répertorient les champs que vous pouvez inclure dans le fichier, selon le type d'utilisateur que vous invitez :
Utilisateurs complets
Un compte d'utilisateur complet est destiné aux employés ou au personnel qui accéderont à nos applications iOS, Android ou pour ordinateur afin d'utiliser des fonctionnalités avancées, telles que la gestion des utilisateurs, l'attribution des autorisations d'accès aux clés, la consultation des historiques, etc. Un utilisateur complet sera invité à créer un compte de manière sécurisée auprès de Keycafe à l'aide de son adresse e-mail et de son numéro de téléphone portable. L'utilisateur gérera ses propres identifiants et paramètres d'authentification à deux facteurs au sein de son compte. Nous recommandons ce type de compte pour les utilisateurs professionnels qui accèdent et utilisent régulièrement des logiciels de productivité au sein de votre entreprise.
Champ | Description |
|---|---|
Prénom | Le prénom de l'utilisateur. |
Nom | Le nom de famille de l'utilisateur. |
Adresse e-mail | L'adresse e-mail de l'utilisateur. (OBLIGATOIRE) |
Envoyer l'invitation | Indique s'il faut envoyer à l'utilisateur un e-mail d'invitation avec des instructions pour l'accepter. Doit être « true » ou « false ». |
Envoyer l'e-mail de bienvenue | Indique s'il faut envoyer un e-mail de bienvenue si l'utilisateur possède déjà un compte associé à l'adresse e-mail fournie. Doit être « true » ou « false ». |
Utilisateur SmartBox | Indique s'il faut inviter l'utilisateur en tant qu'utilisateur complet ou utilisateur SmartBox. Doit être « true » ou « false ». Pour créer un utilisateur complet, utilisez « false ». |
Commentaire d'invitation | Possibilité d'ajouter un message personnalisé à l'e-mail d'invitation à créer un compte. |
Code de badge | Le numéro de série du badge utilisateur, s'il en possède un. |
Générer un code d'accès | Indique s'il faut générer un code d'accès pour l'utilisateur. Doit être « true » ou « false ». |
Utilisateurs SmartBox
Un utilisateur SmartBox est destiné aux employés ou au personnel qui effectueront des échanges réguliers de clés à l'aide d'un code secret que vous leur fournissez, mais qui n'ont pas besoin de fonctionnalités avancées. Le compte est créé immédiatement, géré par vous, et aucune inscription n'est requise de la part de l'utilisateur. L'utilisateur ne pourra pas se connecter à nos applications iOS, Android ou pour ordinateur et ne pourra pas effectuer de tâches administratives telles que la gestion des autorisations d'accès aux clés. Ces utilisateurs pourront uniquement interagir avec vos SmartBoxes pour récupérer et déposer des clés à l'aide d'un code secret ou d'un badge que vous leur aurez fourni.
Champ | Description |
|---|---|
Prénom | Le prénom de l'utilisateur. (OBLIGATOIRE) |
Nom | Le nom de famille de l'utilisateur. (OBLIGATOIRE) |
Adresse e-mail | L'adresse e-mail de l'utilisateur. |
Envoyer l'invitation | Les e-mails d'invitation ne peuvent pas être envoyés aux utilisateurs SmartBox, cette valeur doit être « false ». |
Envoyer l'e-mail de bienvenue | Indique s'il faut envoyer un e-mail de bienvenue si une adresse e-mail est fournie. Doit être « true » ou « false ». |
Utilisateur SmartBox | Indique s'il faut inviter l'utilisateur en tant qu'utilisateur complet ou utilisateur SmartBox. Doit être « true » ou « false ». Pour créer un utilisateur SmartBox, utilisez « true ». |
Commentaire d'invitation | Les e-mails d'invitation ne peuvent pas être envoyés aux utilisateurs SmartBox, ce champ peut donc être laissé vide. |
Code de badge | Le numéro de série du badge utilisateur, s'il en possède un. |
Générer un code d'accès | Indique s'il faut générer un code d'accès pour l'utilisateur. Doit être « true » ou « false ». |
Importer vos utilisateurs
Connectez-vous à Keycafe pour ordinateur.
Sélectionnez Paramètres.
Sélectionnez Importations, puis Importer des invitations d'utilisateurs.
Cliquez sur Choisir un fichier pour sélectionner un fichier CSV sur votre ordinateur.
Sélectionnez Importer les données.
Votre importation est ajoutée à la file d'attente et les utilisateurs sont ajoutés une fois le processus d'importation terminé. Vous pouvez consulter la page Importations pour vérifier la progression à tout moment.
Affichage des utilisateurs complets après l'invitation
Si vous avez importé des utilisateurs complets, vous les verrez sous le filtre Invité(s) dans l'onglet Utilisateurs. Une fois qu'ils auront créé un compte auprès de Keycafe, ils apparaîtront sous le filtre Tous.
Erreurs d'importation
En cas d'échec d'une importation, vous pouvez consulter l'erreur et apporter la correction appropriée.
Limites d'importation
L'importation groupée de vos utilisateurs comporte également les limites suivantes :
Vous devez confirmer votre adresse e-mail avant d'importer des utilisateurs.
Vous pouvez importer un maximum de 1 000 utilisateurs par mois si vous disposez d'un forfait payant, ou de 250 par mois si vous avez uniquement confirmé votre adresse e-mail.
Le fichier de données CSV d'importation ne peut pas dépasser 2 Mo.