Dans cet article:
- Créer un fichier d'importation CSV
- Télécharger un exemple de fichier d'importation
- Charger vos utilisateurs
- Limitations d'importation
Si vous disposez d'un grand nombre d'employés, il peut être plus efficace de créer vos invitations d'utilisateurs en une seule fois plutôt qu'une par une. Un téléchargement d'utilisateurs en bloc vous permettra de le faire. À l'aide d'un fichier CSV, vous pouvez fournir toutes les informations nécessaires pour créer des invitations d'utilisateurs, puis les charger dans l'application Keycafe.
Chargements d'utilisateurs sur mobile
Notez que les chargements d’utilisateurs en masse ne peuvent être effectués que sur l’application de bureau.
Attribution d'autorisations de clés
Actuellement, vous devez toujours attribuer des autorisations clés à chaque utilisateur après leur téléchargement.
Créer un fichier d'importation CSV
Les tableaux suivants énumèrent les champs que vous pouvez inclure dans le fichier, en fonction du type d'utilisateur que vous invitez:
Utilisateurs Complets
Un utilisateur complet est pour les employés ou le personnel qui accéderont à nos applications iOS, Android ou desktop pour les fonctionnalités avancées, telles que l'administration des utilisateurs, l'autorisation des clés, la révision des journaux, etc. Un utilisateur complet sera invité à créer un compte en toute sécurité avec Keycafe en utilisant son adresse e-mail et son numéro de téléphone portable. L'utilisateur contrôlera ses propres informations d'identification et les paramètres d'authentification à deux facteurs au sein de son compte. Nous recommandons ce type de compte aux utilisateurs professionnels qui accèdent et utilisent régulièrement les logiciels de productivité dans votre entreprise.
| Champ | Description |
|---|---|
| Prénom | Le prénom de l'utilisateur. |
| Nom De Famille | Le nom de l'utilisateur. |
| Adresse e-mail | L'adresse e-mail de l'utilisateur. (OBLIGATOIRE) |
| Envoyer l'invitation | Le choix d'envoyer à l'utilisateur une invitation par e-mail avec des instructions sur la façon d'accepter. Doit être "vrai" ou "faux". |
| Envoyer l'email de bienvenue | Le choix d'envoyer un e-mail de bienvenue dans le cas où l'utilisateur possède déjà un compte sous l'adresse e-mail fournie. Doit être "vrai" ou "faux". |
| Utilisateur SmartBox | Le choix d'inviter l'utilisateur en tant qu'utilisateur complet ou en tant qu'utilisateur Smartbox. Doit être "vrai" ou "faux". Pour créer un utilisateur complet, utilisez "faux". |
| Code du badge | Le numéro de série du badge de l'utilisateur, s'il en a un. |
| Générer un code d'accès | Le choix de générer un code d'accès pour l'utilisateur. Doit être "vrai" ou "faux". |
Utilisateurs SmartBox
Un utilisateur SmartBox est pour les employés ou le personnel qui effectueront des échanges de clés périodiques à l'aide d'un code d'accès que vous leur fournissez mais qui n'ont pas besoin de fonctionnalités avancées. Le compte est créé immédiatement, contrôlé par vous et aucune inscription n'est requise de la part de l'utilisateur. L'utilisateur ne pourra pas se connecter à nos applications iOS, Android ou desktop et ne pourra pas effectuer de fonctions administratives telles que le contrôle des autorisations de clé. Ces utilisateurs ne pourront interagir avec vos SmartBox que pour récupérer et déposer des clés à l'aide d'un code d'accès ou d'un badge que vous leur fournissez.
| Champ | Description |
|---|---|
| Prénom | Le prénom de l'utilisateur. (OBLIGATOIRE) |
| Nom de famille | Le nom de l'utilisateur. (OBLIGATOIRE) |
| Adresse e-mail | L'adresse e-mail de l'utilisateur. |
| Envoyer l'invitation | Les e-mails d'invitation ne peuvent pas être envoyés aux utilisateurs de Smartbox, ceci doit être "faux". |
| Envoyer l'e-mail de bienvenue | Le choix d'envoyer un e-mail de bienvenue dans le cas ou une adresse e-mail est fournie. Doit être "vrai" ou "faux". |
| Utilisateur SmartBox | Le choix d'inviter l'utilisateur en tant qu'utilisateur complet ou en tant qu'utilisateur Smartbox. Doit être "vrai" ou "faux". Pour créer un utilisateur SmartBox, utilisez "vrai". |
| Code du badge | Le numéro de série du badge de l'utilisateur, s'il en a un. |
| Générer un code d'accès | Le choix de générer un code d'accès pour l'utilisateur. Doit être "vrai" ou "faux". |
Télécharger un exemple de fichier d'importation
Téléchargez notre modèle CSV pour vous aider à organiser au mieux vos données avant de les importer.
Exemple de fichier d'importation CSV
Téléchargez vos utilisateurs
- Connectez-vous au bureau Keycafe.
- Sélectionnez Paramètres.
- Sélectionnez Imports, puisImport User Invitations.
- Cliquez sur Choisir le fichierpour sélectionner un fichier CSV sur votre ordinateur.
- Sélectionnez Importer des données.
Votre importation est ajoutée à la file d'attente et les utilisateurs sont ajoutés lorsque le processus d'importation est terminé. Vous pouvez visiter la page Importations pour vérifier votre progression à tout moment.
Affichage des utilisateurs complets après l'invitation
Si vous avez chargé des utilisateurs complets, vous les verrez sous la rubrique Invités dans l'onglet Utilisateurs. Une fois qu'ils auront créé un compte avec Keycafe, ils apparaîtront sous le filtre Tous.
Erreurs d'importation
Si une importation échoue, vous pouvez afficher l'erreur et effectuer la correction appropriée.
Limitations d'importation
Il existe également les limitations suivantes pour le chargement en masse de vos utilisateurs:
- Vous devez confirmer votre adresse e-mail avant d'importer des utilisateurs.
- Vous pouvez importer un maximum de 1000 utilisateurs par mois si vous bénéficiez d'un forfait payant, ou 250 par mois si vous avez seulement confirmé votre adresse e-mail.
- Le fichier de données d'importation CSV ne peut pas dépasser 2 Mo.