Ajouter, gérer et supprimer des utilisateurs

Ajouter un utilisateur complet

1. Sélectionnez + Ajouter → Utilisateur → Utilisateur complet.

2. Saisissez un Nom pour l'utilisateur.

3. Saisissez une adresse e-mail afin d'inviter l'utilisateur à créer un compte.

4. Si vous le souhaitez, saisissez un commentaire qui sera envoyé à l'utilisateur avec l'invitation.

5. Vous pouvez saisir un Code d'accès personnalisé, le désactiver à l'aide du bouton bascule ou générer un code aléatoire en désactivant puis en réactivant le bouton.

6. Définissez une Autorisation pour l'utilisateur — il peut s'agir d'une clé, d'un groupe de clés ou d'un emplacement.

7. Attribuez un Rôle d'autorisation à l'utilisateur.

8. Si vous souhaitez associer un badge utilisateur à cet utilisateur, saisissez le numéro de série d'un badge autocollant ou d'un porte-clés non utilisé.

9. Envoyer l'e-mail de bienvenue envoie automatiquement un e-mail à l'utilisateur dès la finalisation de son inscription, contenant son code d'accès ainsi que des conseils utiles et des liens pour commencer à utiliser le système Keycafe. Nous vous recommandons de laisser cette option activée.

10. Sélectionnez Ajouter l'utilisateur.

Consulter les utilisateurs complets après l'invitation

Après avoir créé un utilisateur complet, vous le retrouverez sous le filtre Invités dans l'onglet Utilisateurs. Dès qu'il aura créé son compte Keycafe, il apparaîtra sous le filtre Tous.

Ajouter un utilisateur SmartBox

1. Sélectionnez + Ajouter → Utilisateur → Utilisateur SmartBox.

2. Saisissez le prénom et le nom de l'utilisateur.

3. Si vous le souhaitez, saisissez une adresse e-mail de contact. Elle sert uniquement aux alertes programmables et à l'envoi de l'e-mail de bienvenue à l'étape 10.

4. Vous pouvez saisir un Code d'accès personnalisé, le désactiver à l'aide du bouton bascule ou générer un code aléatoire en désactivant puis en réactivant le bouton.

5. Définissez une Autorisation pour l'utilisateur — il peut s'agir d'une clé, d'un groupe de clés ou de toutes les clés. Notez qu'il s'agira de l'autorisation Échange uniquement.

6. Si vous souhaitez associer un badge utilisateur à cet utilisateur, saisissez le numéro de série d'un badge autocollant ou d'un porte-clés non utilisé.

7. Envoyer l'e-mail de bienvenue envoie automatiquement un e-mail à l'utilisateur dès la finalisation de son inscription, contenant son code d'accès ainsi que des conseils utiles et des liens pour commencer à utiliser le système Keycafe. Nous vous recommandons de laisser cette option activée.

8. Sélectionnez Ajouter l'utilisateur.

Importation groupée d'utilisateurs

Si vous avez un grand nombre d'utilisateurs à ajouter, vous pouvez effectuer une importation groupée à l'aide d'un fichier CSV. Consultez Importation groupée d'utilisateurs pour connaître la marche à suivre.

Modifier ou consulter les autorisations d'un utilisateur

1. Sélectionnez Utilisateurs → l'utilisateur que vous souhaitez modifier ou consulter.

2. Vous pouvez désormais effectuer les actions suivantes :

• Voir quelles clés sont actuellement empruntées par l'utilisateur

• Voir/modifier les clés et emplacements pour lesquels l'utilisateur dispose d'autorisations

• Consulter l'historique des retraits et dépôts de clés de l'utilisateur

• Voir/modifier les coordonnées de l'utilisateur, son code d'accès et les informations de son badge utilisateur

Retirer ou purger un utilisateur

Il existe trois options pour retirer un utilisateur :

1. Retirer un utilisateur le supprime de l'organisation ainsi que toutes les autorisations qui lui sont associées, mais ne désactive pas son compte.

2. Purger un utilisateur retire non seulement l'utilisateur de l'organisation et toutes les autorisations qui lui sont associées, mais désactive également son compte de façon permanente et anonymise l'ensemble de ses données conformément au RGPD. Cette action est irréversible. Choisissez entre une purge immédiate et un délai de 30 jours.

3. Archiver un utilisateur le retire de l'organisation ainsi que toutes les autorisations qui lui sont associées, et désactive également son compte. Cependant, ses données ne sont pas anonymisées.

Certaines conditions empêchent la suppression d'un utilisateur :

• l'utilisateur fait partie d'une autre organisation disposant de clés

• l'utilisateur utilise activement Keycafe Public pour l'échange personnel de clés

1. Sélectionnez Utilisateurs → l'utilisateur que vous souhaitez retirer ou supprimer → À propos de l'utilisateur → Modifier.

2. Sélectionnez Retirer l'utilisateur → Retirer ou Purger l'utilisateur → Purger.