Configurer une clé avec un porte-clé Keycafe

À propos des porte-clés Keycafe et pourquoi nous les utilisons

Le système Keycafe exige que chaque trousseau de clés soit scanné lors d'un dépôt, sauf en cas d'utilisation de codes de clé. Cela permet à Keycafe de savoir qui dépose quel trousseau de clés et d'assurer un suivi précis ainsi que la tenue de journaux de tous les échanges de clés. Les porte-clés Keycafe contiennent un identifiant unique qui est scanné au niveau des SmartBoxes à l'aide de la technologie NFC. La configuration d'un porte-clé est obligatoire pour chaque clé (sauf si vous utilisez des codes de clé) et associe votre clé physique à un porte-clé de suivi Keycafe, ainsi qu'à la représentation numérique de la clé dans votre compte.

Associer un porte-clé à une clé

Si vous possédez un petit nombre de clés, vous pouvez associer les porte-clés à chaque clé individuellement.

1. Créez une clé dans votre compte pour chaque clé que vous souhaitez configurer.

2. Sélectionnez Clés dans le tableau de bord de votre compte et trouvez la clé à laquelle vous souhaitez associer un porte-clé.

3. Sélectionnez Configurer la clé avec un porte-clé.

4. Sélectionnez Afficher les options de configuration avancées.

5. Saisissez le numéro de série d'un porte-clé inutilisé.

6. Sélectionnez Associer.

7. Répétez cette procédure pour toutes vos clés.

Inviter une autre personne à associer un porte-clé à une clé

Si vous souhaitez inviter un membre du personnel ou un client à configurer une clé avec un porte-clé au niveau de la SmartBox sans lui accorder de droits d'administrateur, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Inviter à configurer une clé. Cela créera une réservation pour l'utilisateur et lui fournira un code permettant de configurer la clé avec un porte-clé.

1. Créez une clé dans votre compte.

2. Sélectionnez Clés dans le tableau de bord de votre compte et trouvez la clé à laquelle vous souhaitez associer un porte-clé.

3. Sélectionnez Configurer la clé avec un porte-clé.

4. Sélectionnez Afficher les options de configuration avancées.

5. Sous Inviter à configurer une clé, sélectionnez Créer.

6. Sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez que l'utilisateur configure la clé.

7. Saisissez le nom de l'utilisateur.

8. Choisissez si vous souhaitez informer l'utilisateur par e-mail ou par SMS, puis saisissez son adresse e-mail ou son numéro de téléphone. Veillez à ce que l'indicatif pays du numéro de téléphone soit correct.

9. Sélectionnez les date et heure de début et de fin. Il s'agit du créneau durant lequel l'utilisateur pourra configurer, récupérer et déposer la clé.

10. Une fois terminé et après avoir vérifié que toutes les informations sont exactes, sélectionnez Ajouter.

11. L'utilisateur peut désormais se rendre à la SmartBox et configurer la clé. Pour plus d'informations, consultez Comment configurer des clés avec un porte-clé Keycafe à l'aide de la SmartBox.

Afficher/Modifier le numéro de série du porte-clé

Vous pouvez vérifier dans votre compte que vos clés sont associées à un porte-clé et vérifier l'identifiant de ce dernier. Consultez Gestion des clés pour obtenir des instructions détaillées.

Combien d'éléments peut-on fixer sur un même porte-clé ?

En raison de l'espace restreint à l'intérieur des casiers de la SmartBox, veillez à ne pas attacher plus de trois clés à un porte-clé Keycafe. Nous pourrions ne pas être en mesure de stocker votre trousseau de clés si celui-ci est trop volumineux.

Besoin d'un nouveau porte-clé ? Dissocier et remplacer le porte-clé Keycafe

Si vous perdez le porte-clé d'un trousseau ou si votre trousseau de clés a été égaré, vous pouvez attacher un nouveau porte-clé Keycafe tout en conservant les accès et l'historique existants.

1. Sélectionnez Clés

2. Sélectionnez la clé dont le porte-clé a été perdu.

3. Sélectionnez À propos de la clé.

4. Sélectionnez le bouton Modifier .

5. Sélectionnez N° de série du porte-clé.

6. Sélectionnez le bouton Dissocier .

7. Sélectionnez le bouton Enregistrer pour confirmer vos modifications.

8. Suivez les étapes pour associer un nouveau porte-clé.

Si vous avez déjà obtenu un nouveau porte-clé Keycafe, vous pouvez associer directement vos clés au nouveau porte-clé en saisissant le nouveau numéro de série dans le champ N° de série du porte-clé en suivant les mêmes étapes présentées ci-dessus dans cet article.

Clés perdues

Le porte-clé permet à vos clés de rester anonymes : en cas de perte, elles ne comportent aucune information permettant de vous identifier.

Si vous avez la certitude qu'un trousseau de clés a été définitivement perdu, suivez les mêmes étapes que pour un porte-clé perdu afin de remplacer ce trousseau par de nouvelles clés tout en conservant les accès et l'historique.

Pour en savoir plus, consultez Gestion des clés.