Configurer une clé avec un porte-clés Keycafe

Dans cet article:

À propos des porte-clés Keycafe et pourquoi nous les utilisons

Le système Keycafe exige que chaque clé soit scannée lors d'un dépôt, sauf lors de l'utilisation de codes de clé. Cela garantit que Keycafe sait qui et quel jeu de clés est déposé et peut suivre et gérer avec précision les journaux de tous les échanges de clés. Les porte-clés Keycafe contiennent un identifiant unique qui est analysé par les SmartBox avec la technologie NFC. La configuration d'un porte-clés est requise pour chaque clé (sauf si vous utilisez des codes de clé) et relie votre clé physique à un porte-clés de suivi Keycafe et à la représentation numérique de la clé dans votre compte.

 

Associer un porte-clés à une clé

Si vous avez un petit nombre de clés, vous pouvez lier les porte-clés à chaque clé individuellement.

  1. Créez une clé dans votre compte pour chaque clé que vous allez configurer.
  2. Sélectionnez les clés dans votre compte et trouvez la clé à laquelle vous souhaitez associer un porte-clés.
  3. Sélectionnez Configurer clé avec porte-clé.
  4. Sélectionnez Afficher les options de configuration avancées.
  5. Saisissez le numéro de série d'un porte-clés inutilisé.
  6. Sélectionnez Associer.
  7. Continuez ce processus pour toutes vos clés.

Téléchargement de clés en bloc

Si vous avez un grand nombre de clés, vous pouvez les télécharger rapidement avec un fichier .csv contenant tous vos noms de clés pour simplifier le processus. Voir Téléchargements de clés en bloc pour obtenir des instructions.

 

Inviter quelqu'un d'autre à lier un porte-clés à une clé

Si vous souhaitez inviter un membre du personnel ou un client à configurer pour vous une clé avec un porte-clés sur une SmartBox sans leur donner permissions d'administrateur, vous pouvez utiliser la fonction Inviter à la configuration de la clé. Cela créera une réservation pour l'utilisateur et lui fournira un code qui peut être utilisé pour configurer la clé avec un porte-clés.

Une note sur la fonction Inviter à la configuration de la clé

L'utilisateur que vous invitez à configurer la clé n'a pas besoin d'avoir un compte Keycafe, et votre SmartBox doit avoir un porte-clés avec au moins un porte-clés inutilisé disponible.

  1. Créez une clé dans votre compte.
  2. Sélectionnez les clés dans le tableau de bord de votre compte et trouvez la clé à laquelle vous souhaitez associer un porte-clés.
  3. Sélectionnez Configurer clé avec porte-clé.
  4. Sélectionnez Afficher les options de configuration avancées.
  5. Sous Inviter à la configuration de clé, sélectionnez Créer.
  6. Sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez que l'utilisateur configure la clé.
  7. Entrez le nom de l'utilisateur.
  8. Indiquez si vous souhaitez informer l'utilisateur par e-mail ou par SMS, puis saisissez son adresse e-mail ou son numéro de téléphone. Assurez-vous que le code pays du numéro de téléphone est correct.
  9. Sélectionnez la date/l'heure de début et de fin. Il s'agit de la période pendant laquelle l'utilisateur pourra configurer, récupérer et déposer la clé.
  10. Une fois terminé et que vous avez confirmé que tous les détails sont corrects, sélectionnez Ajouter.
  11. L'utilisateur peut maintenant accéder à la SmartBox et configurer la clé. Voir Comment configurer des clés avec un porte-clés Keycafe à l'aide de la SmartBox pour plus de détails.

 

Affichage/Modification du numéro de série du porte-clés

Vous pouvez vérifier que vos clés sont liées à un porte-clés et vérifier l'identité de ce dernier dans votre compte. Voir Gestion des clés pour des instructions détaillées.
 

Combien d'articles sur un porte-clés?

En raison de l'espace limité dans les bacs de la SmartBox, veuillez conserver un maximum de trois clés attachées à un porte-clés Keycafe. Nous ne pourrons peut-être pas stocker votre jeu de clés s'il est excessivement volumineux.

Bourrages dans les casiers

Veuillez noter qu'un jeu de clés trop volumineux peut entraîner le blocage des portes des casiers. Cela pourrait empêcher votre personnel ou vos visiteurs de récupérer les clés. Veuillez enregistrer deux porte-clé et stocker les clés séparément si le jeu de clés est trop grand pour un casier SmartBox.

 

Besoin d'un nouveau fob? Dissocier et changer le porte-clés Keycafe

Si vous perdez un porte-clés d'un jeu de clés ou si votre jeu de clés a été perdu, vous pouvez attacher un nouveau porte-clés Keycafe et conserver les accès et l'historique existants.
  1. Sélectionnez Clés
  2. Selectionnez la Clé avec le porte-clés perdu.
  3. Sélectionnez À propos de la clé.
  4. Sélectionnez le bouton Modifier.
  5. Sélectionnez le numéro de serie du porte-clés.
  6. Sélectionnez le bouton Dissocier .
  7. Sélectionnez le bouton Enregistrer pour confirmer vos modifications.
  8. Suivez les étapes pour associer un nouveau porte-clés.

Si vous avez déjà acquis un nouveau porte-clés Keycafe, vous pouvez lier directement vos clés au nouveau porte-clés en saisissant le nouveau numéro de série dans le champ N ° de compte conformément aux étapes décrites ci-dessus dans cet article.

 

Clés perdues

La clé permet à vos clés de rester anonymes. Par conséquent, si elles sont perdues, elles ne contiennent aucune information d'identification.

Objets trouvés

Nous avons de nombreuses histoires heureuses de clients à qui on a rendu leurs clés perdues. Notre confiance en l'humanité est plus forte que jamais, car de nombreuses personnes qui trouvent des clés dans la rue contactent Keycafe et nous sommes en mesure de vous aider à obtenir les clés avec un porte-clés Keycafe attaché au propriétaire de la clé.

Si vous êtes certain qu’un ensemble de clés a été définitivement perdu, suivez les mêmes étapes pour fob perdu afin de remplacer cet ensemble de clés par de nouvelles clés afin de conserver les accès et l’historique.

Pour en savoir plus, consultez la rubrique Gestion des clés.

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