Dans cet article:
- Créer une réservation unique
- Configurer un accès continu
- Que reçoit mon visiteur lorsque je lui donne accès ?
Avec Keycafe, vous pouvez ajouter une réservation unique ou un accès continu. Pour en savoir plus sur les réservations, visitez À propos des réservations. Suivez les étapes suivantes pour créer une réservation unique.
Ajouter une clé
Avant d'accorder votre premier accès, connectez-vous à votre compte Keycafe etajoutez votre clé.
Créer une réservation unique
- Connectez - vous à votre application ou site web Keycafe Dashboard.
- Pour les administrateurs de l'organisation : sélectionnez +Ajouter en haut,Réservation unique, puis le nom de la clé à laquelle vous souhaitez donner accès. Pour les co-administrateurs d'une clé : sélectionnez la clé à laquelle vous souhaitez donner accès, puisAjouter une réservation unique.
- Saisissez leur nom, puis leur adresse e-mail, ou sélectionnez Envoyer au mobile n°pour envoyer les instructions d'accès par SMS. Si vous choisissez le numéro de téléphone, assurez-vous de sélectionner le bon code de pays et notez que le visiteur doit pouvoir recevoir un SMS à partir de ce numéro de téléphone.
- Choisissez la langue dans laquelle vous souhaitez que le visiteur reçoive ses instructions d'accès. Pour plus de détails sur la façon dont nous définissons les langues, voir Langues.
- Sélectionnez la date de début par défaut et la date de fin pour afficher le sélecteur de date. Une fois que vous avez sélectionné la date, vous serez présenté avec un sélecteur de temps pour sélectionner une heure. Notez que la date de fin doit être postérieure à la date de début.
À propos des paramètres de début et de fin
Le début et la fin de votre accès déterminent le moment où un visiteur peut récupérer les clés dans un emplacement Keycafe. Le client se verra refuser l'accès aux clés en dehors des dates et heures que vous sélectionnez. Cependant, si un visiteur est en retard et essaie de déposer les clés après la fin de son accès, il peut le faire. De cette façon, vous pouvez toujours récupérer vos clés dans le système à tout moment.
Fuseau horaire de début et de fin
Veuillez noter que les heures d'accès seront l' où la remise des clés aura lieu. Par exemple, si vous avez défini l'heure d'accès dans le système sur 13 heures, lorsque vous tentez de récupérer les clés sur un emplacement SmartBox, le système vérifie s'il est 13 heures à cet emplacement. Si c'est le cas, l'accès est accordé. Les heures sont sélectionnées en utilisant une horloge de 24 heures qui défile.
- Activez la position Rappel de retour de clé si vous souhaitez que votre visiteur reçoive une notification avant la fin de son accès. Cela leur rappelle de remettre les clés dans la même SmartBox dans laquelle ils ont récupéré les clés.
| Temps entre la planification de l'accès et le début de l'accès | Notification Sent to Visitors |
|---|---|
| Plus de 24 heures | 12 heures avant l'heure de fin d'accès |
| Plus de 4 heures et moins de 24 heures | 2 heures avant l'heure de fin d'accès |
| Moins de 4 heures | 15 minutes après la remise des clés |
- Sélectionnez Ajouter en bas de la page pour enregistrer les modifications.
C'est fait!
Félicitations. Désormais, vos visiteurs pourront accéder à la SmartBox désignée pour accéder à vos clés.
Déposer vos clés
Assurez-vous de déposer vos clés dans la SmartBox Keycafe avant l'arrivée de vos visiteurs. Voir Configuration d'une clé avec un porte-clés Keycafe
Créer un accès continu
Pour configurer un visiteur continu qui pourra accéder à vos clés 24h/24 et 7j/7 jusqu'à ce que vous révoquiez son accès, veuillez suivre ces étapes :
- Connectez-vous au Tableau de bord votre application ou site web Keycafe.
- Sélectionnez Clés dans le menu.
- Sélectionnez l'ensemble des clés auquel vous souhaitez accorder un accès continu.
- Sélectionnez Ajouter un accès continu.
- Choisissez si vous souhaitez donner accès par E-mail ou Téléphone mobile (Le visiteur doit recevoir un SMS depuis ce numéro de téléphone). Si vous fournissez l'accès par numéro de téléphone mobile, sélectionnez Envoyer au n° mobile.
- Entrez leur adresse e-mail ou leur numéro de téléphone portable. Assurez-vous de sélectionner le bon code de pays.
- Sélectionnez Ajouter pour accorder un accès continu à votre visiteur.
Que reçoit mon visiteur lorsque je lui donne l'accès ?
Vos visiteurs recevront un SMS ou un e-mail avec leur code de réservation et des instructions pour récupérer vos clés. Vous devez leur faire savoir où se trouvent les clés et les heures d'ouverture de l'emplacement. Visitez Code de réservation des visiteurs pour en savoir plus sur le message que vos visiteurs reçoivent et découvrir comment recevoir un échantillon de ce message.