Créer une réservation

Avec Keycafe, vous pouvez ajouter une réservation unique ou un accès continu. Pour en savoir plus sur chaque type de visiteur, visitez À propos des réservations.

Enregistrer une clé

Avant d’accorder votre premier accès, connectez-vous à votre compte Keycafe et enregistrez votre clé.

Suivez les étapes suivantes pour créer une réservation unique.

Configuration d'une réservation unique

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1. Connectez - vous à votre application ou site web Keycafe Dashboard.

2. Sélectionnez +Ajouter en haut.

3. Sélectionnez Réservation unique dans le menu contextuel. Veuillez noter que vous devez créer une clé avant de pouvoir créer une réservation.

4. Sélectionnez le nom de la clé à laquelle vous souhaitez donner accès.

5. Saisissez lEnvoyer au n° mobile en haut à droite pour fournir l'accès par le numéro de téléphone mobile. Si vous choisissez le numéro de téléphone, assurez-vous de sélectionner le bon code de pays et notez que le visiteur doit pouvoir recevoir un SMS à partir de ce numéro de téléphone.

6. Choisissez la langue dans laquelle vous souhaitez que le visiteur reçoive ses instructions d'accès. Pour plus de détails sur la façon dont nous définissons les langues, voir Langues.

7. Appuyez ou cliquez sur la Date de début par défaut pour afficher le sélecteur de date. Une fois que vous avez sélectionné la date, vous serez présenté avec un sélecteur de temps pour sélectionner une heure.

8. Appuyez ou cliquez sur la Date de fin par défaut pour afficher le sélecteur de date. Une fois que vous avez sélectionné la date, un sélecteur d'heure vous sera présenté pour sélectionner une heure (notez que la date de fin doit être postérieure à la date de début).

À propos des paramètres de début et de fin

Le début et la fin de votre accès déterminent quand un visiteur peut récupérer les clés d'un emplacement Keycafe. Le client se verra refuser l'accès aux clés en dehors des dates et heures que vous sélectionnez. Cependant, si un visiteur est en retard et essaie de déposer les clés après la fin de son accès, il peut le faire. De cette façon, vous pouvez toujours récupérer vos clés dans le système à tout moment.

Fuseau horaire de début et de fin

Veuillez noter que les heures d'accès seront l' où la remise des clés aura lieu. Par exemple, si vous avez défini l'heure d'accès dans le système sur 13 heures, lorsque vous tentez de récupérer les clés sur un emplacement SmartBox, le système vérifie s'il est 13 heures à cet emplacement. Si c'est le cas, l'accès est accordé. Les heures sont sélectionnées en utilisant une horloge de 24 heures qui défile.

9. Activez la position Rappel de retour de clé si vous souhaitez que votre visiteur reçoive une notification avant la fin de son accès. Cela leur rappelle de remettre les clés dans la même SmartBox dans laquelle ils ont récupéré les clés.

Temps entre la planification de l'accès et le début de l'accès Notification Sent to Visitors
Plus de 24 heures 12 heures avant l'heure de fin d'accès
Plus de 4 heures et moins de 24 heures 2 heures avant l'heure de fin d'accès
Moins de 4 heures 15 minutes après la remise des clés

10. Activez l'option Exiger l'identification du visiteur pour que vos visiteurs reçoivent des instructions pour télécharger l'application et prennent une photo de leur pièce d'identité afin de vérifier leur identité. Voir Créer une réservation avec photo d'identité pour en savoir plus.

11. Saisissez le nombre de Visiteurs dont vous souhaitez télécharger la pièce d'identité.

12. Activez la Vérification des photos pour obliger vos visiteurs à télécharger un autoportrait qui correspond en temps réel à leur pièce d'identité précédemment téléchargée avant d'être autorisés à accéder à vos clés. Voir Créer une réservation avec photo d'identité pour en savoir plus.

Téléphone intelligent requis pour la photo d'identité et la vérification

La photo d'identité et la vérification avec photo exigent que les visiteurs disposent d'un smartphone avec un forfait de données ou un accès WiFi. Avant d'activer ces paramètres, assurez-vous que votre visiteur peut utiliser la méthode d'accès Lien URL ou télécharger les applications mobiles Keycafe iOS ou Android.

13. Sélectionnez Ajouter en bas de la page pour enregistrer les modifications.

Comment les visiteurs reçoivent-ils un accès ?

Vos visiteurs recevront un SMS ou un courriel avec leur code de réservation et des instructions sur la façon de récupérer vos clés. Consultez le Code de réservation des visiteurs pour en savoir plus.

Vous devez leur faire savoir où se trouvent les clés et les heures d'ouverture de l'emplacement.

Configuration d'un visiteur continu

Pour configurer un visiteur continu qui pourra accéder à vos clés 24h/24 et 7j/7 jusqu'à ce que vous révoquiez son accès, veuillez suivre ces étapes :

1. Connectez-vous au Tableau de bord sur votre application ou sur le site web Keycafe.

2. Sélectionnez Clés dans le menu.

3. Sélectionnez le jeu de touches auquel vous souhaitez accorder un accès continu.

4. Sélectionnez Ajouter un accès continu.

5. Choisissez si vous souhaitez donner accès par Courriel ou Téléphone mobile (le visiteur doit pouvoir recevoir un SMS depuis ce numéro de téléphone) . Si vous fournissez l'accès par numéro de téléphone mobile, sélectionnez Envoyer au n° mobile.

6. Entrez leur email ou leur téléphone portable. Assurez-vous de sélectionner le bon code de pays.

7. Sélectionnez Ajouter pour accorder un accès continu à votre visiteur.

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Accès continu à toutes les clés

Si vous souhaitez donner un accès continu à toutes les clés de votre compte, y compris les clés que vous créerez à l'avenir, vous pouvez suivre les étapes suivantes.

1. Cliquez sur plus - vue classique

2. Cliquez sur n'importe quelle clé

3. Cliquez sur accès continu

4. Créez l'accès comme d'habitude puis cochez la case « Appliquer à toutes les clés »

5. Visitez www.keycafe.com/desktop pour revenir à la vue normale

Déposer vos clés

Assurez-vous de déposer vos clés dans la SmartBox Keycafe avant l'arrivée de vos visiteurs. Voir Configurer une clé avec un porte-clés Keycafe

Terminé!

Félicitations. Désormais, vos visiteurs pourront accéder à la SmartBox désignée pour accéder à vos clés.

Que reçoit mon visiteur lorsque je lui donne accès ?

Consultez le code de réservation des visiteurs pour en savoir plus sur le message que vos visiteurs reçoivent et découvrir comment recevoir un échantillon de ce message.

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