Avec Keycafe, vous pouvez ajouter une réservation ponctuelle ou une réservation permanente. Pour en savoir plus sur les réservations, consultez À propos des réservations. Suivez les étapes ci-dessous pour créer une réservation ponctuelle.
Ajouter une clé
Avant d'accorder votre premier accès, connectez-vous à votre compte Keycafe et ajoutez votre clé.
Créer une réservation ponctuelle
Connectez-vous à votre application Keycafe ou au Tableau de bord sur le site web.
Pour les administrateurs d'organisation : sélectionnez +Ajouter en haut, Réservation ponctuelle, puis le nom de la clé à laquelle vous souhaitez donner accès. Pour les gestionnaires d'une clé : sélectionnez la clé à laquelle vous souhaitez donner accès, puis Ajouter une réservation ponctuelle.
Saisissez leur nom, puis leur adresse e-mail, ou sélectionnez Envoyer au n° de mobile pour envoyer les instructions d'accès par SMS. Si vous choisissez le numéro de téléphone, veillez à sélectionner le bon indicatif pays et notez que le visiteur doit pouvoir recevoir des SMS sur ce numéro.
Choisissez la langue dans laquelle vous souhaitez que le visiteur reçoive ses instructions d'accès. Pour en savoir plus sur la façon dont nous définissons les langues, consultez Langues.
Sélectionnez la Date de début et la Date de fin par défaut pour afficher le sélecteur de date. Une fois la date sélectionnée, un sélecteur d'heure s'affichera pour choisir une heure. Notez que la date de fin doit être postérieure à la date de début.
À propos des paramètres de début et de fin
Le début et la fin de votre accès déterminent le moment où un visiteur peut récupérer des clés à un emplacement Keycafe. L'accès aux clés lui sera refusé en dehors des dates et heures sélectionnées. Toutefois, si un visiteur est en retard et tente de déposer des clés après la fin de son accès, il pourra le faire. De cette façon, vous pouvez toujours réintégrer vos clés dans le système à tout moment.
Fuseau horaire de début et de fin
Veuillez noter que les heures d'accès correspondront à l'heure locale de la SmartBox où la récupération des clés aura lieu. Par exemple, si vous avez défini l'heure d'accès dans le système à 13h00, lorsqu'une tentative de récupération de clé a lieu sur une SmartBox, le système vérifie s'il est bien 13h00 à cet endroit. Si c'est le cas, l'accès est accordé. Les heures sont sélectionnées à l'aide d'une horloge défilante sur 24 heures (1:00pm = 13:00, 5:00pm = 17:00, 12:00am = 24:00).
Activez le commutateur Rappel de retour de clé si vous souhaitez que votre visiteur reçoive une notification avant la fin de son accès. Cela a pour but de lui rappeler de restituer les clés dans la même SmartBox que celle où il les a récupérées.
Temps entre la création de la réservation et son début | Notification envoyée aux visiteurs |
|---|---|
>24 heures | 12 heures avant l'heure de fin de réservation |
4 - 24 heures | 2 heures avant l'heure de fin de réservation |
<4 heures | 15 minutes après la récupération des clés |
Sélectionnez Ajouter au bas de la page pour enregistrer les modifications.
Terminé !
Félicitations. Vos visiteurs pourront désormais accéder à la SmartBox désignée pour récupérer vos clés.
Déposer vos clés
Assurez-vous de déposer vos clés dans la SmartBox Keycafe avant l'arrivée de vos visiteurs. Consultez Configurer une clé avec un porte-clé Keycafe
Créer une réservation permanente
Pour configurer un visiteur permanent qui pourra accéder à vos clés 24h/24 et 7j/7 jusqu'à ce que vous révoquiez son accès, veuillez suivre ces étapes :
Connectez-vous à votre application Keycafe ou au Tableau de bord sur le site web.
Sélectionnez Clés dans le menu.
Sélectionnez le trousseau de clés pour lequel vous souhaitez créer une réservation permanente.
Sélectionnez Ajouter une réservation permanente.
Choisissez si vous souhaitez accorder l'accès par E-mail ou par Téléphone mobile (le visiteur doit pouvoir recevoir un SMS sur ce numéro de téléphone). Si vous fournissez l'accès par numéro de téléphone mobile, sélectionnez Envoyer au n° de mobile.
Saisissez son e-mail ou son téléphone mobile. Veillez à sélectionner le bon indicatif pays.
Sélectionnez Ajouter pour accorder la réservation permanente à votre visiteur.
Que reçoit mon visiteur lorsque je lui donne accès ?
Vos visiteurs recevront un SMS ou un e-mail contenant leur code de réservation et les instructions pour récupérer vos clés. Vous devez leur indiquer l'emplacement des clés ainsi que les horaires d'ouverture du lieu. Rendez-vous sur Code de réservation du visiteur pour en savoir plus sur le message reçu par vos visiteurs et découvrir comment recevoir un exemple de ce message.