Administrateurs d'organisation vs Gestionnaires
Les administrateurs sont des utilisateurs de confiance autorisés à gérer votre système Keycafe. Il existe trois niveaux d'autorisations administratives :
Administrateur propriétaire - Le propriétaire de l'organisation et l'administrateur initial, qui dispose d'un accès complet et de toutes les fonctionnalités de gestion. Il n'en existe qu'un seul par organisation.
Administrateur d'organisation - Il peut gérer l'intégralité de l'organisation et toutes les entités qui en font partie, à l'exception des informations de facturation.
Gestionnaire - Il peut gérer une entité spécifique comme une clé, un groupe de clés ou un emplacement.
Administrateurs et intégrations
Veuillez noter que les intégrations sont configurées par utilisateur, ce qui signifie qu'aucun gestionnaire ni administrateur d'organisation ne peut afficher ou gérer les intégrations d'autres utilisateurs. Cependant, toute réservation créée via des intégrations est traitée comme n'importe quelle autre réservation et peut être consultée par les gestionnaires concernés de la clé ainsi que par tous les administrateurs d'organisation.
Clés/Groupes de clés | ||
Rôle d'autorisation | Gestionnaire | Administrateur d'organisation |
Voir les détails de la clé | ✔️ | ✔️ |
Récupérer des clés avec réservation | ✔️ | ✔️ |
Récupérer des clés sans réservation | ✔️ | ✔️ |
Effectuer des échanges sur le terrain | ✔️ | ✔️ |
Voir les réservations de clés | ✔️ | ✔️ |
Ajouter/modifier les autorisations de clé | ✔️ | ✔️ |
Voir l'historique d'utilisation de la clé | ✔️ | ✔️ |
Modifier les détails de la clé | ✔️ | ✔️ |
Créer/modifier des réservations | ✔️ | ✔️ |
Recevoir les notifications de récupération/dépôt de clé | ✔️ | ✔️ |
Créer de nouvelles clés/nouveaux groupes de clés | - | ✔️ |
Gérer les codes de clé | - | ✔️ |
Voir/modifier les alertes programmables | - | ✔️ |
Voir/modifier/créer des groupes de clés | - | ✔️ |
Exportations de données | - | ✔️ |
Gestionnaires pour les groupes de clés
Notez que lorsque vous ajoutez un gestionnaire à un groupe de clés, celui-ci pourra afficher et gérer les clés du groupe, mais pas le groupe lui-même.
Emplacements | ||
Rôle d'autorisation | Gestionnaire | Administrateur d'organisation |
Voir les informations de base de l'emplacement | ✔️ | ✔️ |
Voir l'historique d'activité | ✔️ | ✔️ |
Voir l'inventaire des casiers à clés | ✔️ | ✔️ |
Modifier l'inventaire des casiers à clés | ✔️ | ✔️ |
Ouvrir des casiers individuels | ✔️ | ✔️ |
Ouvrir tous les casiers | ✔️ | ✔️ |
Redémarrer les SmartBoxes | ✔️ | ✔️ |
Démonter les SmartBoxes | ✔️ | ✔️ |
Voir les codes d'ouverture hors ligne | ✔️ | ✔️ |
Activer/protéger/désactiver des casiers | ✔️ | ✔️ |
Associer/dissocier des SmartBoxes à/des emplacements | ✔️ | ✔️ |
Modifier les détails de la SmartBox/de l'emplacement | ✔️ | ✔️ |
Activer/désactiver/modifier la personnalisation | ✔️ | ✔️ |
Voir les enregistrements vidéo des échanges de clés | ✔️ | ✔️ |
Voir/modifier/ajouter des utilisateurs autorisés | - | ✔️ |
Ajouter un administrateur à une organisation
Ajouter un administrateur à une organisation lui permet de gérer pleinement les clés, utilisateurs, groupes et emplacements de l'organisation. Cela comprend la gestion des autres administrateurs de l'organisation. La seule restriction par rapport au propriétaire de l'organisation concerne les paramètres liés au compte et à la facturation.
Connectez-vous à Keycafe sur ordinateur ou sur mobile.
Sélectionnez Utilisateurs.
Sélectionnez le nom de l'utilisateur auquel vous souhaitez accorder un accès administrateur.
Sélectionnez Autorisation d'organisation.
Sélectionnez Ajouter une autorisation.
Ajouter un gestionnaire pour un emplacement
Ajouter un gestionnaire à un emplacement lui permet de gérer toutes les SmartBoxes associées à cet emplacement. Cela comprend :
L'affichage et la gestion de l'inventaire des casiers à clés
L'affichage de l'historique de récupération et de dépôt des clés
La seule restriction par rapport aux administrateurs d'organisation est l'impossibilité d'ajouter et de supprimer d'autres gestionnaires pour cet emplacement. Consultez Emplacements pour plus de détails.
Notez qu'il s'agit d'un paramètre distinct des autorisations de clé. Si vous souhaitez que ce gestionnaire d'emplacement ait également accès à toutes les clés de l'organisation, attribuez l'autorisation Toutes les clés à l'utilisateur.
Connectez-vous à Keycafe sur ordinateur ou sur mobile.
Sélectionnez Utilisateurs.
Sélectionnez le nom de l'utilisateur auquel vous souhaitez accorder un accès gestionnaire.
Sélectionnez Ajouter une autorisation.
Saisissez le nom de l'emplacement pour lequel vous souhaitez accorder l'accès gestionnaire et sélectionnez-le dans le menu déroulant.
Sélectionnez Gestionnaire pour le Rôle d'autorisation.
Sélectionnez Ajouter.
Si vous possédez plusieurs emplacements et souhaitez que l'utilisateur les gère tous, répétez ces étapes pour chaque emplacement.
Ajouter un gestionnaire pour un groupe de clés
Ajouter un gestionnaire à un groupe de clés lui permet de gérer toutes les clés de ce groupe, mais pas le groupe lui-même. Cela comprend :
La modification des détails des clés du groupe, tels que le nom, la description, le code de clé, les autorisations et le n° de série du badge
La création, la suppression et la modification de réservations pour les clés du groupe
Consultez Groupes de clés pour plus de détails.
Connectez-vous à Keycafe sur ordinateur ou sur mobile.
Sélectionnez Utilisateurs.
Sélectionnez le nom de l'utilisateur auquel vous souhaitez accorder un accès gestionnaire.
Sélectionnez Ajouter une autorisation.
Saisissez le nom du groupe de clés pour lequel vous souhaitez accorder l'accès gestionnaire et sélectionnez-le dans le menu déroulant.
Sélectionnez Gestionnaire pour le Rôle d'autorisation.
Sélectionnez Ajouter.
Si vous possédez plusieurs groupes de clés et souhaitez que l'utilisateur les gère tous, répétez ces étapes pour chaque groupe.
Ajouter un gestionnaire pour une clé
Ajouter un gestionnaire à une clé lui permet de gérer cette clé spécifique. Cela comprend :
La modification des détails de la clé, tels que le nom, la description, le code de clé, les autorisations et le n° de série du badge
La création, la suppression et la modification de réservations pour la clé
Connectez-vous à Keycafe sur ordinateur ou sur mobile.
Sélectionnez Utilisateurs.
Sélectionnez le nom de l'utilisateur auquel vous souhaitez accorder un accès gestionnaire.
Sélectionnez Ajouter une autorisation.
Saisissez le nom de la clé pour laquelle vous souhaitez accorder l'accès gestionnaire et sélectionnez-la dans le menu déroulant.
Sélectionnez Gestionnaire pour le Rôle d'autorisation.
Sélectionnez Ajouter.
Si vous souhaitez que l'utilisateur gère plusieurs clés, répétez ces étapes pour chaque clé individuelle ou créez un groupe de clés.