Dans cet article:
- Qu'est-ce qu'un utilisateur
- Types d'utilisateurs
- Comprendre les rôles d'autorisation
- Rôles d'autorisation pour les clés/groupes de clés
- Rôles d'autorisation pour les emplacements
Qu'est-ce qu'un utilisateur ?
Un utilisateur du système Keycafe est simplement une personne auquelle des autorisations d'accés ou de gestion sont accordées et enregistrées lors de la prise ou de la remise d'une clé. Chaque utilisateur possède un ou plusieurs codes d'accès uniques, en fonction des paramètres et des autorisations définis par les propriétaires de clés et les administrateurs de compte.
Pour tous les types d'utilisateurs, un code d'accès peut être activé par l'administrateur d'une organisation pour accéder aux clés appartenant à cette organisation. Si vous êtes un employé d'une entreprise utilisant Keycafe et que vous n'utilisez Keycafe nulle part ailleurs, le code d'accès est tout ce dont vous avez besoin. Pour les utilisateurs complets uniquement, leur numéro de téléphone et un code de SmartBox global généré aléatoirement peuvent être utilisés pour accéder à toutes les clés pour lesquelles ils ont reçu l'autorisation, indépendamment de l'organisation ou de l'emplacement.
Types d'utilisateurs
Il existe deux types d'utilisateurs dans le système Keycafe. Vous pouvez utiliser une combinaison des deux types en fonction des besoins de votre organisation et de votre flux de travail.
Utilisateur complet
Un utilisateur complet est pour les employés ou le personnel qui accéderont à nos applications iOS, Android ou desktop pour les fonctionnalités avancées, telles que l'administration des utilisateurs, l'autorisation des clés, la révision des journaux, etc. Un utilisateur complet sera invité à créer un compte en toute sécurité avec Keycafe en utilisant son adresse e-mail. L'utilisateur contrôlera ses propres informations d'identification et les paramètres d'authentification à deux facteurs au sein de son compte. Nous recommandons ce type de compte aux utilisateurs professionnels qui accèdent et utilisent régulièrement les logiciels de productivité dans votre entreprise.
Utilisateur SmartBox
Un utilisateur SmartBox est pour les employés ou le personnel qui effectueront des échanges de clés périodiques à l'aide d'un code d'accès que vous leur fournissez mais qui n'ont pas besoin de fonctionnalités avancées. L'utilisateur est créé immédiatement, contrôlé par vous (l'administrateur), et aucune inscription n'est requise de la part de l'utilisateur. L'utilisateur ne pourra pas se connecter à nos applications iOS, Android ou desktop et ne pourra pas effectuer de fonctions administratives telles que le contrôle des autorisations de clé. Ces utilisateurs ne pourront interagir avec vos SmartBox que pour récupérer et déposer des clés à l'aide d'un code d'accès ou d'un badge que vous leur fournissez (le rôle d'autorisation Accès continu ).
Badges utilisateur pour les utilisateurs de la SmartBox
Tout comme les utilisateurs complets, les utilisateurs de la SmartBox peuvent se voir attribuer des badges utilisateur.
Comprendre les rôles d'autorisation
Les rôles d’autorisation affectent ce qu’un utilisateur peut faire avec une clé, un groupe de clés ou un emplacement. Ils sont souvent utilisés pour différencier les autorisations entre les responsables, le personnel et le service de support.
Rôles d'autorisation pour les clés/groupes de clés
Clés/Groupes de clés |
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| Rôle d'autorisation | Accès aux réservations | Accès continu | Co-administrateur | Administrateur de l'organisation |
| Afficher les détails clés/l'historique | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Récupérer les clés avec réservation | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Récupérer les clés sans réservation | - | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Effectuer des échanges de terrain | - | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Afficher les réservations clés | ✔️ | - | ✔️ | ✔️ |
| Ajouter/Modifier les autorisations des clés | - | - | ✔️ | ✔️ |
| Afficher l'historique d'utilisation des clés | - | - | ✔️ | ✔️ |
| Modifier les détails de la clé | - | - | ✔️ | ✔️ |
| Créer/Modifier des réservations | - | - | ✔️ | ✔️ |
| Recevoir des notifications de récupération/dépôt de clé | - | - | ✔️ | ✔️ |
| Créer de nouvelles clés/groupes de clés | - | - | - | ✔️ |
| Gérer les codes des clés | - | - | - | ✔️ |
| Afficher/Modifier les alertes programmables | - | - | - | ✔️ |
| Afficher/Modifier/Créer des groupes de clés | - | - | - | ✔️ |
Affichage uniquement (abandonné)
Rôle abandonné
*À compter du 6 mai 2025, l'autorisation Affichage seul pour les clés et les groupes de clés est supprimée. Les utilisateurs existants disposant de cette autorisation resteront les mêmes, mais les nouvelles autorisations de clé et de groupe de clés à venir n'afficheront pas cette option.
L'utilisateur pourra voir et trouver toutes les informations sur la clé, son historique, les accès utilisateurs et les réservations liées à la clé. Il ne pourra pas récupérer la clé ou afficher son code clé associé. Ce niveau d'autorisation est conçu notamment pour le personnel d'assistance à distance.
Accès aux réservations
Rôle d'autorisation Business Pro
L'accès à la réservation est un rôle d'autorisation uniquement disponible pour les organisations disposant du plan Business Pro.
L'utilisateur pourra réserver lui-même des plages horaires pour la clé, et récupérer et déposer la clé en utilisant son code d'accès ou le code de réservation de la réservation. En dehors des réservations, ils ne pourront pas accéder à la clé. Ils peuvent voir l'historique des activités, les réservations et les détails de la clé. Ce niveau d'autorisation est adapté aux membres du personnel qui partagent leurs clés avec d'autres membres du personnel et ne doivent pas avoir d'utilisation de clés qui se chevauchent, comme les conducteurs de véhicules de pool.
Accès continu
Auparavant connu sous le nom d'Exchange Only
Le 6 mai 2025, le rôle d'autorisation Exchange Only a été renommé en Accès continu. La fonctionnalité reste la même.
L'utilisateur pourra récupérer et déposer la clé à l'aide de son code d'accès ou de l'application Keycafe et voir l'historique des activités et les détails de la clé. Ce niveau d'autorisation est conçu notamment pour le personnel de l'utilisateur final qui récupère et dépose régulièrement la clé.
Administrateur
L'utilisateur disposera de toutes les capacités sous Accès continu, ainsi que de la possibilité de créer et de gérer des réservations, de modifier les informations de la clé, de recevoir des notifications de récupération/dépôt de clé et d'afficher et de gérer son code de clé. Ce niveau d'autorisation est conçu notamment pour le personnel dont vous souhaitez avoir une supervision complète de la clé.
Voir Co-administrateurs vs administrateurs d'organisation pour les clés/groupes de clés.
Rôles d'autorisation pour les emplacements
Emplacements |
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| Rôle d'autorisation | Afficher uniquement | Co-administrateur | Administrateur de l'organisation |
| Afficher les informations de base sur l'emplacement | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Afficher l'historique des activités | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Afficher l'inventaire des bacs à clés | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Modifier l'inventaire des bacs à clés | - | ✔️ | ✔️ |
| Ouvrir des bacs individuels | - | ✔️ | ✔️ |
| Ouvrir tous les bacs | - | ✔️ | ✔️ |
| Redémarrer les SmartBox | - | ✔️ | ✔️ |
| Démonter les SmartBox | - | ✔️ | ✔️ |
| Afficher les codes d'ouverture hors ligne | - | ✔️ | ✔️ |
| Activer/Protéger/Désactiver les bacs | - | ✔️ | ✔️ |
| Lier/dissocier les SmartBox des emplacements | - | ✔️ | ✔️ |
| Modifier les détails de la SmartBox/de l'emplacement | - | ✔️ | ✔️ |
| Activer/Désactiver/Modifier la personnalisation | - | ✔️ | ✔️ |
| Voir les enregistrements vidéo de l'échange de clés | - | ✔️ | ✔️ |
| Afficher/Modifier/Ajouter des utilisateurs autorisés | - | - |
✔️ |
Afficher uniquement
L'utilisateur pourra voir les informations de base (adresse, numéro de téléphone, horaires, numéros de série SmartBox) et l'historique des activités de l'emplacement, ainsi que l'inventaire des bacs de toutes les SmartBox de l'emplacement. Ce niveau d'autorisation est conçu notamment pour le personnel d'assistance à distance.
Administrateur
L'utilisateur disposera de toutes les fonctionnalités en mode Affichage uniquement et pourra également effectuer des tâches de dépannage telles que l'ouverture à distance des bacs et le démontage de la SmartBox. Ce niveau d'autorisation est idéal pour le personnel qui souhaite avoir une surveillance complète de l'emplacement.
Voir Co-administrateurs vs administrateurs d'organisation pour les emplacements.