Types d'utilisateurs et rôles d'autorisation

Qu'est-ce qu'un utilisateur ?

Dans le système Keycafe, un utilisateur est simplement une personne à qui sont accordées des autorisations d'accès ou de gestion et qui est enregistrée lors du retrait ou du dépôt d'une clé. Chaque utilisateur dispose d'un ou de plusieurs codes d'accès uniques, selon les paramètres et autorisations définis par les propriétaires de clés et les administrateurs de l'organisation.

Pour tous les types d'utilisateurs, un code d'accès peut être activé par l'administrateur d'une organisation afin d'accéder aux clés appartenant à cette organisation. Si vous êtes l'employé d'une entreprise utilisant Keycafe et que vous n'utilisez Keycafe nulle part ailleurs, ce code d'accès est tout ce dont vous avez besoin. Pour les utilisateurs complets uniquement, leur numéro de téléphone et un code SmartBox global généré de façon aléatoire peuvent être utilisés pour accéder à toutes les clés auxquelles ils ont été autorisés, indépendamment de l'organisation ou de l'emplacement. 

Types d'utilisateurs

Il existe deux types d'utilisateurs dans le système Keycafe. Vous pouvez combiner les deux types en fonction des besoins de votre organisation et de vos flux de travail.

Utilisateur complet

Un utilisateur complet est destiné aux employés ou membres du personnel qui accéderont à nos applications iOS, Android ou de bureau pour bénéficier de fonctionnalités avancées, telles que l'administration des utilisateurs, la gestion des autorisations sur les clés, la consultation des journaux, etc. Un utilisateur complet sera invité à créer un compte sécurisé sur Keycafe à l'aide de son adresse e-mail. L'utilisateur gérera lui-même ses identifiants et ses paramètres d'authentification à deux facteurs au sein de son compte. Nous recommandons ce type de compte pour les utilisateurs en entreprise qui utilisent régulièrement des logiciels de productivité.

Utilisateur SmartBox

Un utilisateur SmartBox est destiné aux employés ou membres du personnel qui effectuent des échanges de clés réguliers à l'aide d'un code secret que vous leur fournissez, mais qui n'ont pas besoin de fonctionnalités avancées. L'utilisateur est créé immédiatement, géré par vous (l'administrateur de l'organisation) et aucune inscription n'est requise de sa part. L'utilisateur ne pourra pas se connecter à nos applications iOS, Android ou de bureau et ne pourra pas exécuter de fonctions administratives telles que la gestion des autorisations sur les clés. Ces utilisateurs pourront uniquement interagir avec vos SmartBoxes pour récupérer et déposer des clés au moyen d'un code secret ou d'un badge que vous leur aurez remis (rôle d'autorisation Accès continu).

Comprendre les rôles d'autorisation

Les rôles d'autorisation déterminent ce qu'un utilisateur peut faire avec une clé, un groupe de clés ou un emplacement. Ils sont souvent utilisés pour différencier les autorisations entre les responsables, le personnel et l'assistance. 

Rôles d'autorisation pour les clés/groupes de clés

Lecture seule (Obsolète)

L'utilisateur pourra consulter l'ensemble des informations relatives à la clé, son historique, les accès des utilisateurs et les réservations associées. Il ne pourra pas récupérer la clé ni voir son code de clé. Ce niveau d'autorisation convient parfaitement au personnel d'assistance à distance.

Accès sur réservation

L'utilisateur pourra réserver lui-même des créneaux horaires pour la clé, puis la récupérer et la déposer à l'aide de son code d'accès ou du code associé à la réservation. En dehors des réservations, il ne pourra pas accéder à la clé. Il peut consulter l'historique d'activité, les réservations et les détails de la clé. Ce niveau d'autorisation convient parfaitement aux collaborateurs qui partagent des clés et ne doivent pas avoir d'utilisations qui se chevauchent, comme les conducteurs de véhicules d'un parc partagé.

Accès continu

L'utilisateur pourra récupérer et déposer la clé à l'aide de son code d'accès ou de l'application Keycafe et consulter les détails de la clé. Il peut également voir les 2 événements d'échange de clés les plus récents. Ce niveau d'autorisation est idéal pour les collaborateurs qui récupèrent et déposent régulièrement la clé.

Gestionnaire

L'utilisateur disposera de toutes les autorisations de l'Accès continu et pourra également créer et gérer des réservations, modifier les informations de la clé, recevoir des notifications de retrait/dépôt de clé, ainsi que consulter et gérer son code de clé. Ce niveau d'autorisation convient au personnel dont vous souhaitez qu'il ait une supervision totale de la clé.

Rôles d'autorisation pour les emplacements

Lecture seule

L'utilisateur pourra voir les informations de base (adresse, numéro de téléphone, horaires, numéros de série des SmartBoxes) ainsi que l'historique d'activité de l'emplacement et l'inventaire des casiers de toutes les SmartBoxes de l'emplacement. Ce niveau d'autorisation convient parfaitement au personnel d'assistance à distance.

Gestionnaire

L'utilisateur disposera de toutes les autorisations de la Lecture seule, et pourra également effectuer des tâches de dépannage telles que l'ouverture à distance des casiers et le démontage de la SmartBox. Ce niveau d'autorisation convient au personnel dont vous souhaitez qu'il ait une supervision totale de l'emplacement.