Alertes programmables

Dans cet article:

• Qu'est-ce qu'une alerte programmable ?
  1. Alertes de clé tardive
  2. Alertes d'échange de clés
  3. Alerte de réservation créée
  4. Alerte de statut de localisation
• Configuration d'une nouvelle alerte
• Conseils utiles
  • Paramètres
  • Variables
    • Variables d'alerte clés tardives
    • Variables d'alerte d'échange de clés
    • Variables d'alerte de réservation créée
    • Variables d'alerte d'état de localisation
  • Fonctionnalité Premium
• Modification d'une alerte existante

Qu'est-ce qu'une alerte programmable ?

Les alertes programmables sont des notifications personnalisées que les administrateurs de l'organisation peuvent configurer et personnaliser pour des clés ou des groupes de clés particuliers. Les alertes programmables sont utiles pour de nombreux flux de travail. Certaines utilisations courantes sont :

• Rappeler aux employés à la fin d'un quart de travail de rendre leurs clés, évitant ainsi de manquer des clés pour le prochain quart de travail
• Informer la direction lorsqu'un client n'a pas rendu la clé de sa chambre à l'heure de départ prévue
• Envoi des instructions d'arrivée aux clients lors de la réservation.
• Tenir la direction informée de l'utilisation des clés en temps réel

Il existe deux types d'alertes programmables : Alertes de clé tardive et Alertes d'échange de clé.

1. Alertes de clé tardive

Une notification est envoyée à l'administrateur/gestionnaire d'une clé, à l'utilisateur ou à tout autre utilisateur au sein de l'organisation par courrier électronique dans deux situations facultatives :

• nombre spécifié de minutes/heures/jours après la récupération d'une clé
• nombre spécifié de minutes/heures/jours après la fin d'une réservation ou d'un quart de travail
• nombre spécifié de minutes/heures/jours avant la fin d'une réservation ou d'un décalage horaire

2. Alertes d'échange de clés

Une notification est envoyée à l'administrateur/gestionnaire d'une clé, à l'utilisateur ou à tout autre utilisateur au sein de l'organisation par SMS ou par e-mail dans trois situations facultatives :

• lorsqu'une clé est déposée
• lorsqu'une clé est récupérée

3. Alerte de réservation créée

Une notification est envoyée à l'administrateur/gestionnaire de la clé, à l'utilisateur ou à tout autre utilisateur de l'organisation par e-mail ou webhook dans deux situations facultatives :

• lorsqu'une clé est réservée pour une réservation unique
• lorsqu'une clé est réservée pour une réservation

4. Alerte de statut de localisation

Une notification est envoyée au propriétaire, à l'administrateur ou au responsable de site d'une organisation par SMS, e-mail ou webhook dans deux situations facultatives :

• lorsqu'un emplacement est privé d'électricité
• lorsqu'un emplacement perd sa connexion Internet

Configuration d'une nouvelle alerte

1. Connectez-vous au bureau Keycafe.
2. Sélectionnez + Ajouter > Alerte programmable > le type d'alerte que vous souhaitez créer.
3. Saisissez le Nom de l'alerte.
4. Saisissez la Description de l'alerte. Ceci est uniquement interne et ne sera pas vu par les utilisateurs.
5. Saisissez le nom de la ou des clé(s) ou groupe(s) de clés pour lesquels vous souhaitez définir l'alerte.

6. Pour une alerte de clé tardive , sélectionnez le ou les utilisateurs qui récupèrent une clé pour laquelle l'alerte se déclenchera. Sélectionnez la durée et la situation pour que l'alerte se déclenche.

   Pour une alerte d'échange de clés, sélectionnez la situation pour que l'alerte se déclenche, puis choisissez lesdestinataires de l'alerte.

   Sélectionnez Alertes programmables

7. Pour une alerte de touche tardive , sélectionnez si vous souhaitez que l'alerte soit envoyée par SMS ou e-mail. Les alertes d'échange de clés ne peuvent être envoyées que par e-mail pour le moment.
8. Saisissez le message que vous souhaitez que l'alerte affiche. Cliquez sur Variables pour afficher une liste de variables utiles que vous pouvez inclure dans le message.
9. Saisissez le message que vous souhaitez que l'alerte affiche, puis cliquez sur Créer une alerte.

Conseils utiles

Paramètres

Vous pouvez avoir entre un et 10 destinataires maximum pour une alerte. Si vous souhaitez qu'un utilisateur autre que les gestionnaires de la clé ou l'utilisateur clé soit notifié, saisissez son nom dans le champ Ajouter plus d'utilisateurs .

Paramètres

Sélectionnez simplement Paramètres, puis le + à côté de la variable que vous souhaitez ajouter. Ce sera ensuite ajouté à votre message. Les options varient selon le type d'alerte :

Variables d'alerte clés tardives

Variables d'alerte d'échange de clés

Variables d'alerte de réservation créée

Variables d'alerte d'état de localisation

Message différent pour le gestionnaire et l'utilisateur

Si vous souhaitez alerter à la fois le gestionnaire et l'utilisateur de la clé mais avoir des messages différents pour chacun, sélectionnez + Ajouter une notification pour saisir un message séparé et sélectionnez le destinataire correspondant pour chaque notification. Vous aurez alors une notification pour le gestionnaire de la clé et une notification pour l'utilisateur.

Modification d'une alerte existante

1. Connectez-vous au bureau Keycafe.
2. Sélectionnez Paramètres.
3. Sélectionnez une catégorie d'alerte, puis l'icône modifierpour l'alerte que vous souhaitez modifier.
4. Sélectionnez l'icône modifier  pour l'alerte que vous souhaitez modifier.