Alertes programmables

Fonctionnalité Premium

Les alertes programmables sont une fonctionnalité disponible uniquement pour les utilisateurs d'entreprise du plan Premium.

Que sont les alertes programmables?

Les alertes programmables sont des notifications personnalisées que les administrateurs peuvent configurer et personnaliser pour des clés ou des groupes de clés particuliers. Une notification est envoyée à l'administrateur d'une clé, à l'utilisateur ou à tout autre utilisateur de l'organisation par SMS ou courriel dans deux situations optionnelles :

  • nombre spécifié de minutes/heures/jours après la récupération d'une clé
  • nombre spécifié de minutes/heures/jours après la fin d'une réservation ou d'un quart de travail

Les alertes programmables sont utiles pour de nombreux flux de travail. Une utilisation courante consiste à rappeler aux employés à la fin d'un quart de travail de rendre leurs clés, empêchant ainsi les clés manquantes pour le prochain quart de travail.

Configurer une nouvelle alerte

  1. Connectez-vous à Bureau Keycafe ou sur mobile.
  2. Sélectionnez + Ajouter.
  3. Sélectionnez Alerte programmable.
  4. Saisissez le Nom de l'alerte.
  5. Saisissez la Description de l'alerte. Ceci est uniquement interne et ne sera pas vu par les utilisateurs.
  6. Saisissez le nom de la ou des clé(s) ou groupe(s) de clés pour lesquels vous souhaitez définir l'alerte.
  7. Sélectionnez le ou les utilisateurs qui extraient une clé pour laquelle l'alerte se déclenchera.
  8. Sélectionnez la durée et la situation pour que l'alerte se déclenche.
  9. Sélectionnez les destinataires de la notification.

Destinataires multiples

Vous pouvez avoir entre un et 10 destinataires maximum pour une alerte. Si vous souhaitez qu'un utilisateur autre que l'administrateur de clé ou l'utilisateur de la clé soit averti, saisissez son nom dans le champ Ajouter d'autres utilisateurs.

  1. Sélectionnez si vous souhaitez que l'alerte soit envoyée par SMS ou par courriel.
  2. Saisissez le message que vous souhaitez que l'alerte affiche.

Paramètres

Vous pouvez ajouter des paramètres à votre message d'alerte qui saisiront le nom de la clé, le nom de l'utilisateur qui a récupéré la clé ou le nom de l'alerte. Sélectionnez simplement Paramètres, puis le + à côté de la variable que vous souhaitez ajouter. Ce sera ensuite ajouté à votre message.

Message différent pour l'administrateur et l'utilisateur

Si vous souhaitez alerter à la fois l'administrateur de la clé et l'utilisateur de la clé, mais que vous avez des messages différents pour chacun, sélectionnez + Ajouter une notification pour saisir un message distinct et sélectionner le destinataire correspondant pour chaque notification. Vous aurez alors une notification pour l'administrateur de la clé et une autre notification pour l'utilisateur de la clé.

Modifier une alerte existante

  1. Connectez-vous à Bureau Keycafe ou sur mobile.
  2. Sélectionnez Plus.
  3. Sélectionnez Avancé.
  4. Sélectionnez Alertes programmables
  5. Sélectionnez l'icône modifier pour l'alerte que vous souhaitez modifier.

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