Alertes programmables

Que sont les alertes programmables ?

Les alertes programmables sont des notifications personnalisées que les administrateurs de l'organisation peuvent configurer pour des clés ou des groupes de clés spécifiques. Les alertes programmables sont utiles pour de nombreux flux de travail. Voici quelques utilisations courantes :

• Rappeler aux employés de rendre leurs clés à la fin de leur service, évitant ainsi que des clés manquent pour le service suivant

• Avertir la direction lorsqu'un client n'a pas rendu la clé de sa chambre à l'heure de départ prévue

• Envoyer des instructions d'arrivée aux voyageurs lorsqu'une réservation est effectuée

• Tenir la direction informée de l'utilisation des clés en temps réel

Il existe trois types d'alertes programmables : les alertes de clé en retard, les alertes d'échange de clés et les alertes de réservation créée.

1. Alerte de clé en retard

Une notification est envoyée à l'administrateur/gestionnaire d'une clé, à l'utilisateur ou à tout autre utilisateur de l'organisation par SMS, e-mail ou webhook dans trois situations possibles :

• un nombre défini de minutes/heures/jours après la récupération d'une clé

• un nombre défini de minutes/heures/jours après la fin d'une réservation ou d'un quart de travail

• un nombre défini de minutes/heures/jours avant la fin d'une réservation ou d'un quart de travail

2. Alerte d'échange de clé

Une notification est envoyée à l'administrateur/gestionnaire d'une clé, à l'utilisateur ou à tout autre utilisateur de l'organisation par e-mail dans deux situations possibles :

• lorsqu'une clé est déposée

• lorsqu'une clé est récupérée

3. Alerte de réservation créée

Une notification est envoyée à l'administrateur/gestionnaire d'une clé, à l'utilisateur ou à tout autre utilisateur de l'organisation par e-mail ou webhook dans deux situations possibles :

• lorsqu'une clé est réservée pour un accès ponctuel

• lorsqu'une clé est réservée dans le cadre d'un séjour

4. Alerte de statut d'emplacement

Une notification est envoyée au propriétaire de l'organisation, à l'administrateur ou au gestionnaire de l'emplacement par SMS, e-mail ou webhook dans deux situations possibles :

• lorsqu'un emplacement subit une coupure de courant

• lorsqu'un emplacement perd la connexion Internet

Configurer une nouvelle alerte

1. Connectez-vous à Keycafe sur ordinateur.

2. Sélectionnez + Ajouter → Alerte programmable → le type d'alerte que vous souhaitez créer.

3. Saisissez le Nom de l'alerte.

4. Saisissez la Description de l'alerte. Cette description est strictement interne et ne sera pas visible par les utilisateurs.

5. Saisissez le nom de la ou des clés ou du ou des groupes de clés pour lesquels vous souhaitez définir l'alerte.

6. Pour une Alerte de clé en retard, sélectionnez le ou les utilisateurs qui récupèrent une clé qui déclenchera l'alerte, puis sélectionnez la durée et la situation de déclenchement de l'alerte.

   Pour une Alerte d'échange de clé, sélectionnez la situation de déclenchement de l'alerte.

   Pour une Alerte de réservation créée, sélectionnez le type de réservation déclenchant l'alerte.

1. Indiquez si vous souhaitez que l'alerte soit envoyée par SMS (alertes de clé en retard uniquement), e-mail ou webhook. Si vous choisissez webhook, saisissez l'URL du webhook.

2. Saisissez le message que vous souhaitez afficher dans l'alerte. Cliquez sur Variables pour afficher une liste de variables utiles que vous pouvez inclure dans le message.

3. Choisissez les destinataires de la notification, puis cliquez sur Créer l'alerte.

Conseils utiles

Destinataires multiples

Vous pouvez définir de 1 à 10 destinataires au maximum pour une alerte. Si vous souhaitez avertir un utilisateur autre que les gestionnaires ou l'utilisateur de la clé, saisissez son nom dans le champ Ajouter d'autres utilisateurs.

Variables

Vous pouvez ajouter des variables au message de votre alerte en cliquant sur Variables, puis sur le + à côté de la variable souhaitée. Les options varient selon le type d'alerte :

Variables pour les alertes de clé en retard

Variables pour les alertes d'échange de clé

Variables pour les alertes de réservation créée

Variables pour les alertes de statut d'emplacement

Message différent pour le gestionnaire et l'utilisateur

Si vous souhaitez avertir à la fois le gestionnaire et l'utilisateur de la clé tout en leur envoyant des messages distincts, sélectionnez + Ajouter une notification pour saisir un message séparé et sélectionner le destinataire correspondant pour chaque notification. Vous aurez ainsi une notification destinée au gestionnaire de la clé et une notification destinée à l'utilisateur.

Modifier une alerte existante

1. Connectez-vous à Keycafe sur ordinateur.

2. Sélectionnez Paramètres → Alertes programmables.

3. Sélectionnez une catégorie d'alerte, puis l'icône de modification correspondant à l'alerte que vous souhaitez modifier.

4. Si vous souhaitez suspendre une alerte, il vous suffit de désactiver l'option Activer l'alerte.