Dans cet article:
- Qu'est-ce qu'une alerte programmable ?
- Configuration d'une nouvelle alerte
- Modification d'une alerte existante
Fonctionnalité Premium
Les alertes programmables sont une fonctionnalité uniquement disponible pour les utilisateurs des forfaits Premium et Business Pro.
Qu'est-ce qu'une alerte programmable ?
Les alertes programmables sont des notifications personnalisées que les administrateurs peuvent configurer et personnaliser pour des clés ou des groupes de clés particuliers. Une notification est envoyée à l'administrateur d'une clé, à l'utilisateur ou à tout autre utilisateur de l'organisation par SMS ou courriel dans deux situations optionnelles :
- nombre spécifié de minutes/heures/jours après la récupération d'une clé
- nombre spécifié de minutes/heures/jours après la fin d'une réservation ou d'un quart de travail
Les alertes programmables sont utiles pour de nombreux flux de travail. Deux utilisations courantes sont :
- Rappeler aux employés à la fin d'un quart de travail de rendre leurs clés, évitant ainsi de manquer des clés pour le prochain quart de travail
- Informer la direction de l'hôtel lorsqu'un client n'a pas rendu la clé de la chambre à l'heure de départ prévue
Configuration d'une nouvelle alerte
Gestion des alertes programmables sur mobile
Notez que la création et la modification d'une alerte programmable ne peuvent être effectuées que sur l'application de bureau.
- Connectez-vous au bureau Keycafe.
- Sélectionnez + Ajouter.
- Sélectionnez Alerte programmable.
- Saisissez le Nom de l'alerte.
- Saisissez la Description de l'alerte. Ceci est uniquement interne et ne sera pas vu par les utilisateurs.
- Saisissez le nom de la ou des clé(s) ou groupe(s) de clés pour lesquels vous souhaitez définir l'alerte.
- Sélectionnez le ou les utilisateurs qui extraient une clé pour laquelle l'alerte se déclenchera.
- Sélectionnez la durée et la situation pour que l'alerte se déclenche.
- Sélectionnez les destinataires de la notification.
Destinataires multiples
Vous pouvez avoir entre un et 10 destinataires maximum pour une alerte. Si vous souhaitez qu'un utilisateur autre que l'administrateur de la clé ou l'utilisateur de la clé soit averti, saisissez son nom dans le champ Ajouter d'autres utilisateurs.
- Sélectionnez si vous souhaitez que l'alerte soit envoyée par SMS ou par courriel.
- Saisissez le message que vous souhaitez que l'alerte affiche.
Paramètres
Vous pouvez ajouter des variables à votre message d'alerte qui indiqueront le nom de la clé, le nom de l'utilisateur qui a récupéré la clé ou le nom de l'alerte. Sélectionnez simplement Paramètres, puis le + à côté de la variable que vous souhaitez ajouter. Ce sera ensuite ajouté à votre message.
Message différent pour l'administrateur et l'utilisateur
Si vous souhaitez alerter à la fois l'administrateur de la clé et l'utilisateur de la clé, mais que vous avez des messages différents pour chacun, sélectionnez + Ajouter une notification pour saisir un message distinct et sélectionner le destinataire correspondant pour chaque notification. Vous aurez alors une notification pour l'administrateur de la clé et une autre notification pour l'utilisateur de la clé.
Modification d'une alerte existante
- Connectez-vous au bureau Keycafe.
- Sélectionnez Paramètres.
- Sélectionnez Alertes programmables
- Sélectionnez l'icône modifier pour l'alerte que vous souhaitez modifier.