Alertes programmables

Dans cet article:

• Qu'est-ce qu'une alerte programmable ?
  • Alertes de clé tardive
  • Alertes d'échange de clés
• Configuration d'une nouvelle alerte
• Modification d'une alerte existante

Qu'est-ce qu'une alerte programmable ?

Les alertes programmables sont des notifications personnalisées que les administrateurs de l'organisation peuvent configurer et personnaliser pour des clés ou des groupes de clés particuliers. Les alertes programmables sont utiles pour de nombreux flux de travail. Certaines utilisations courantes sont :

• Rappeler aux employés à la fin d'un quart de travail de rendre leurs clés, évitant ainsi de manquer des clés pour le prochain quart de travail
• Informer la direction lorsqu'un client n'a pas rendu la clé de sa chambre à l'heure de départ prévue
• Tenir la direction informée de l'utilisation des clés en temps réel

Il existe deux types d'alertes programmables : Alertes de clé tardive et Alertes d'échange de clé.

1. Alertes de clé tardive

Une notification est envoyée à l'administrateur/gestionnaire d'une clé, à l'utilisateur ou à tout autre utilisateur au sein de l'organisation par SMS ou par e-mail dans trois situations facultatives :

• nombre spécifié de minutes/heures/jours après la récupération d'une clé
• nombre spécifié de minutes/heures/jours après la fin d'une réservation ou d'un quart de travail
• nombre spécifié de minutes/heures/jours avant la fin d'une réservation ou d'un décalage horaire

2. Alertes d'échange de clés

Une notification est envoyée à l'administrateur/gestionnaire d'une clé, à l'utilisateur ou à tout autre utilisateur au sein de l'organisation par courrier électronique dans deux situations facultatives :

• lorsqu'une clé est déposée
• lorsqu'une clé est récupérée

Configuration d'une nouvelle alerte

1. Connectez-vous au bureau Keycafe.
2. Sélectionnez + Ajouter > Alerte programmable > le type d'alerte que vous souhaitez créer.
3. Saisissez le Nom de l'alerte.
4. Saisissez la Description de l'alerte. Ceci est uniquement interne et ne sera pas vu par les utilisateurs.
5. Saisissez le nom de la ou des clé(s) ou groupe(s) de clés pour lesquels vous souhaitez définir l'alerte.
6. Pour une alerte de clé tardive , sélectionnez le ou les utilisateurs qui récupèrent une clé pour laquelle l'alerte se déclenchera. Sélectionnez la durée et la situation pour que l'alerte se déclenche. Ensuite, sélectionnez les destinataires de la notification.
7. Pour une alerte d'échange de clés, sélectionnez la situation pour que l'alerte se déclenche, puis choisissez lesdestinataires de l'alerte.

8. Pour une alerte de touche tardive , sélectionnez si vous souhaitez que l'alerte soit envoyée par SMS ou e-mail. Les alertes d'échange de clés ne peuvent être envoyées que par e-mail pour le moment.
9. Saisissez le message que vous souhaitez que l'alerte affiche, puis cliquez sur Créer une alerte.

Modification d'une alerte existante

1. Connectez-vous au bureau Keycafe.
2. Sélectionnez Paramètres.
3. Sélectionnez Alertes programmables
4. Sélectionnez l'icône modifier  pour l'alerte que vous souhaitez modifier.