Affiches pour le personnel

Des affiches explicatives sont disponibles en téléchargement afin que vous puissiez les imprimer et les placer à côté de votre SmartBox. Une affiche distincte détaille les étapes pour chaque méthode de récupération de clé :

 

Fonctionnement de la récupération de clés

Il existe plusieurs façons de récupérer des clés dans une SmartBox Keycafe. Celle que vous utiliserez le plus souvent dépendra des flux de travail et des préférences de sécurité de votre organisation.

En règle générale, le processus de récupération d'une clé auprès d'une SmartBox Keycafe est le suivant :

  1. Vous vous authentifiez avec votre compte Keycafe.

  2. Vous identifiez la clé que vous souhaitez récupérer.

Toutefois, certaines méthodes permettent d'ignorer la première étape et de récupérer directement une clé. Voici la liste de toutes les méthodes possibles pour récupérer une clé.

 

Code d'accès

Comptant parmi les méthodes les plus courantes pour accéder aux clés, les codes d'accès sont disponibles aussi bien pour les Utilisateurs complets que pour les Utilisateurs SmartBox. Ils doivent être activés par l'administrateur d'une organisation lors de la création d'un utilisateur. Il s'agit d'un code défini au niveau de l'organisation qui permet d'accéder à toutes les clés pour lesquelles l'utilisateur a reçu une autorisation au sein de celle-ci.

  1. Touchez l'écran de la SmartBox.

  2. Sélectionnez Récupérer une clé.

  3. Saisissez votre code d'accès et sélectionnez Entrée.

  4. Sélectionnez la clé que vous souhaitez récupérer.

  5. Retirez la clé du casier et fermez la porte du casier.

 

Numéro de téléphone

Une des méthodes pour récupérer une clé consiste à vous authentifier avec le numéro de téléphone associé à votre compte. Si le propriétaire de la clé a activé l'authentification à deux facteurs, vous devrez saisir un code PIN personnel que vous pouvez configurer (si le propriétaire de la clé a activé l'option PIN) ou un code envoyé par SMS.

  1. Touchez l'écran de la SmartBox.

  2. Sélectionnez Récupérer une clé.

  3. Saisissez votre numéro de téléphone et sélectionnez Entrée.

  4. Saisissez votre code PIN ou le code envoyé par SMS.

  5. Sélectionnez la clé que vous souhaitez récupérer.

  6. Retirez la clé du casier et fermez la porte du casier.

 

Code QR

Fonctionnalité disponible uniquement sur les SmartBox MS5

L'authentification par code QR utilise la caméra disponible uniquement sur la dernière SmartBox MS5.

Dernière méthode en date pour accéder aux clés, les codes QR utilisateurs sont disponibles dans l'application mobile Keycafe pour les Utilisateurs complets. Il s'agit d'un code défini au niveau de l'utilisateur qui peut être utilisé pour accéder à toutes les clés autorisées dans l'ensemble des organisations dont il fait partie.

Un code QR est également inclus dans l'e-mail de confirmation pour chaque code de réservation.

  1. Touchez l'écran de la SmartBox.

  2. Sélectionnez Récupérer une clé.

  3. Accédez à votre code QR utilisateur en touchant l'icône en haut à gauche de l'application mobile Keycafe et présentez-le devant la caméra de la SmartBox.

  4. Sélectionnez la clé que vous souhaitez récupérer.

  5. Retirez la clé du casier et fermez la porte du casier.

 

Application mobile Keycafe ou navigateur mobile

Pour les utilisateurs ayant accès à un grand nombre de clés, l'application mobile Keycafe ou l'application sur navigateur mobile constitue le moyen le plus efficace de trouver rapidement la clé recherchée. Cela évite également d'avoir à mémoriser des codes d'accès et des codes PIN.

  1. Sélectionnez la clé que vous souhaitez récupérer.

  2. Sélectionnez Récupérer la clé.

  3. Sélectionnez Démarrer la récupération de la clé.

  4. Appuyez sur le bouton clignotant sur la SmartBox.

  5. Retirez la clé du casier et fermez la porte du casier.

 

Code de réservation

Le plus souvent utilisés pour les invités et les accès ponctuels, les codes de réservation sont envoyés par e-mail ou SMS. Vous pouvez utiliser ce code pour récupérer la clé associée pendant la plage horaire définie par la personne ayant créé la réservation.

  1. Touchez l'écran de la SmartBox.

  2. Sélectionnez Récupérer une clé.

  3. Saisissez votre code de réservation.

  4. Sélectionnez Récupérer cette clé.

  5. Retirez la clé du casier et fermez la porte du casier.

 

Code de clé

Si le propriétaire de la clé a activé les codes de clé, vous pouvez utiliser ce code pour récupérer la clé associée sans avoir à vous authentifier. Le propriétaire de la clé devra vous communiquer ce code, qui ne change pas à moins d'être modifié manuellement par ce dernier.

  1. Touchez l'écran de la SmartBox.

  2. Sélectionnez Récupérer une clé.

  3. Saisissez le code de clé et sélectionnez Entrée.

  4. Sélectionnez Récupérer cette clé.

  5. Retirez la clé du casier et fermez la porte du casier.

 

Badge utilisateur

Le moyen le plus simple et le plus pratique de récupérer une clé est d'utiliser un badge utilisateur. Inutile de mémoriser des codes ou de transporter un téléphone. Votre responsable vous fournira soit un badge Keycafe, soit un porte-clé traditionnel associé à votre compte, qu'il vous suffira de passer sur le lecteur de la SmartBox pour vous authentifier. Le badge se présente sous la forme d'un autocollant pouvant être collé sur un badge d'employé, une carte de visite ou tout autre objet que vous avez toujours sur vous. Le porte-clé peut être accroché à un trousseau de clés.

  1. Touchez l'écran de la SmartBox.

  2. Sélectionnez Récupérer une clé.

  3. Scannez le badge utilisateur.

  4. Sélectionnez la clé que vous souhaitez récupérer.

  5. Retirez la clé du casier et fermez la porte du casier.

 

Keycafe Admin

Si vous êtes l'administrateur d'une SmartBox, vous pouvez ouvrir des casiers à distance pour permettre à une personne présente devant la SmartBox de récupérer une clé. Cette fonctionnalité est particulièrement pratique lorsqu'un collaborateur a oublié son code ou son badge utilisateur, mais doit récupérer une clé.

  1. Connectez-vous à l'application mobile Keycafe ou au site Web sur ordinateur ou mobile.

  2. Sélectionnez Emplacements.

  3. Sélectionnez le nom de l'emplacement où la clé est stockée.

  4. Sélectionnez la SmartBox dans laquelle la clé est stockée.

  5. Sélectionnez l'icône de déverrouillage du casier dans lequel la clé est stockée.

  6. Sélectionnez Ouverture en un geste.

  7. Appuyez sur le bouton clignotant sur la SmartBox.

  8. Retirez la clé du casier et fermez la porte du casier.

  9. Sélectionnez Retirer sur la fenêtre contextuelle.

Récupérer plusieurs clés

Si vous souhaitez récupérer plusieurs clés à la fois, vous pouvez utiliser l'application mobile Keycafe ou l'écran de la SmartBox.

Depuis la SmartBox

Fonctionnalité Business Pro

La récupération de plusieurs clés sur l'écran de la SmartBox est disponible pour les utilisateurs Business Pro.

  1. Après avoir utilisé l'écran de la SmartBox pour récupérer une clé, touchez Récupérer d'autres clés sur la fenêtre contextuelle.

  2. L'écran de la SmartBox affichera la liste des clés auxquelles vous avez accès, ainsi que le nombre de clés restantes que vous pouvez récupérer si le paramètre Nombre maximal de clés vous a été appliqué.

  3. Faites défiler la liste et touchez chaque clé que vous souhaitez récupérer. Les casiers contenant les clés sélectionnées s'ouvriront un à un avec un court intervalle entre chaque ouverture.

  4. Touchez l'icône Retour une fois terminé.

Depuis l'application mobile

  1. Sélectionnez la clé que vous souhaitez récupérer.

  2. Touchez Récupérer la clé.

  3. Sélectionnez Démarrer la récupération de la clé.

  4. Appuyez sur le bouton clignotant sur la SmartBox.

  5. Retirez la clé du casier et fermez la porte du casier.

  6. Touchez En récupérer d'autres, puis sélectionnez la deuxième clé que vous souhaitez récupérer.

  7. Répétez les étapes 4 à 6 pour chaque clé que vous souhaitez récupérer.

  8. Touchez Terminé une fois l'opération achevée.