Affiches pour le personnel

Nous avons des affiches d'instructions téléchargeables que vous pouvez imprimer et placer à côté de votre SmartBox. Chaque méthode de récupération d'une clé est détaillée sur une affiche distincte :

 

Fonctionnement de la récupération de clé

Il existe plusieurs façons de récupérer des clés depuis une SmartBox Keycafe. Celle que vous utilisez le plus souvent dépendra du flux de travail et des préférences de sécurité de votre organisation.

Généralement, le processus de récupération d'une clé à une SmartBox Keycafe est le suivant :

  1. Vous vous authentifiez avec votre compte Keycafe.

  2. Vous identifiez la clé que vous récupérez.

Cependant, certaines méthodes ignorent la première étape et vous permettent de récupérer directement une clé. Voici une liste de toutes les méthodes possibles pour récupérer une clé.

 

Code d'accès

Méthode d'accès aux clés parmi les plus courantes, les codes d'accès sont disponibles pour les utilisateurs complets et les utilisateurs de SmartBox. Ils doivent être activés par l'administrateur d'une organisation lors de la création d'un utilisateur. Il s'agit d'un code de niveau organisationnel qui peut être utilisé pour accéder à toute clé pour laquelle un utilisateur a été autorisé au sein d'une organisation.

  1. Appuyez sur l'écran de la SmartBox.

  2. Sélectionnez Récupération de clé.

  3. Saisissez votre code d'accès et sélectionnez Entrer.

  4. Sélectionnez la clé que vous souhaitez récupérer.

  5. Prenez la clé du casier et fermez la porte du casier.

 

Numéro de téléphone

Une méthode de récupération de clé consiste à vous authentifier avec le numéro de téléphone associé à votre compte. Si le propriétaire de la clé a activé l'authentification à deux facteurs, vous devrez saisir un code PIN personnel que vous pouvez configurer (si le propriétaire de la clé a activé l'option PIN) ou un code envoyé par SMS.

  1. Appuyez sur l'écran de la SmartBox.

  2. Sélectionnez Récupération de clé.

  3. Saisissez votre numéro de téléphone et sélectionnez Entrer.

  4. Saisissez votre code PIN ou le code qui vous a été envoyé par SMS.

  5. Sélectionnez la clé que vous souhaitez récupérer.

  6. Prenez la clé du casier et fermez la porte du casier.

 

QR Code

Fonctionnalité disponible uniquement sur les SmartBoxes MS5

L'authentification par QR Code utilise la caméra présente uniquement sur la dernière SmartBox MS5.

Notre dernière méthode d'accès aux clés, les QR codes utilisateur, sont disponibles dans l'application mobile Keycafe pour les utilisateurs complets. Il s'agit d'un code de niveau utilisateur qui peut être utilisé pour accéder à toute clé pour laquelle un utilisateur a été autorisé dans toutes les organisations dont il fait partie.

Un QR code est également fourni dans l'e-mail pour tous les codes de réservation.

  1. Appuyez sur l'écran de la SmartBox.

  2. Sélectionnez Récupération de clé.

  3. Trouvez votre QR code utilisateur en appuyant sur l'icône en haut à gauche dans l'application mobile Keycafe et affichez-le devant la caméra de la SmartBox.

  4. Sélectionnez la clé que vous souhaitez récupérer.

  5. Prenez la clé du casier et fermez la porte du casier.

 

Application mobile Keycafe ou navigateur mobile

Pour les utilisateurs ayant accès à un grand nombre de clés, l'application mobile Keycafe ou l'application de navigateur mobile est le moyen le plus efficace de sélectionner rapidement la clé recherchée. Cela élimine également la nécessité de mémoriser les codes d'accès et les codes PIN.

  1. Sélectionnez la clé que vous souhaitez récupérer.

  2. Sélectionnez Récupérer la clé.

  3. Sélectionnez Démarrer la récupération de clé.

  4. Appuyez sur le bouton clignotant de la SmartBox.

  5. Prenez la clé du casier et fermez la porte du casier.

 

Code de réservation

Généralement utilisés pour les invités et les accès uniques, les codes de réservation vous sont envoyés par e-mail ou SMS. Vous pouvez utiliser ce code pour récupérer la clé associée pendant la période définie par le créateur de la réservation.

  1. Appuyez sur l'écran de la SmartBox.

  2. Sélectionnez Récupération de clé.

  3. Saisissez votre code de réservation.

  4. Sélectionnez Récupérer cette clé.

  5. Prenez la clé du casier et fermez la porte du casier.

 

Code de clé

Si le propriétaire de la clé a activé les codes de clé, vous pouvez utiliser ce code pour récupérer la clé associée sans vous authentifier. Le propriétaire de la clé devra vous communiquer le code, et ce code ne change pas, sauf s'il est modifié manuellement par le propriétaire de la clé.

  1. Appuyez sur l'écran de la SmartBox.

  2. Sélectionnez Récupération de clé.

  3. Saisissez le code de clé et sélectionnez Entrer.

  4. Sélectionnez Récupérer cette clé.

  5. Prenez la clé du casier et fermez la porte du casier.

 

Badge utilisateur

La manière la plus simple et la plus pratique de récupérer une clé est d'utiliser un badge utilisateur. Il n'est pas nécessaire de mémoriser des codes ou de transporter un téléphone. Votre responsable vous fournira un badge Keycafe ou un porte-clés traditionnel lié à votre compte, que vous pourrez passer devant le scanner de la SmartBox pour vous authentifier. Le badge est un autocollant qui peut être placé sur une carte d'identité du personnel, une carte de visite ou tout autre objet que vous transportez régulièrement. Le porte-clé peut être attaché à un trousseau de clés.

  1. Appuyez sur l'écran de la SmartBox.

  2. Sélectionnez Récupération de clé.

  3. Scannez le badge utilisateur.

  4. Sélectionnez la clé que vous souhaitez récupérer.

  5. Prenez la clé du casier et fermez la porte du casier.

 

Administrateur Keycafe

Si vous êtes l'administrateur d'une SmartBox, vous pouvez ouvrir à distance des casiers à clés pour qu'une personne puisse récupérer une clé à la SmartBox. Cette fonctionnalité est utile si un membre du personnel a oublié son code ou son badge utilisateur mais doit récupérer une clé.

  1. Connectez-vous à l'application mobile Keycafe ou au site web sur ordinateur de bureau ou mobile.

  2. Sélectionnez Emplacements.

  3. Sélectionnez le nom de l'emplacement où la clé est stockée.

  4. Sélectionnez la SmartBox dans laquelle la clé est stockée.

  5. Sélectionnez l'icône de déverrouillage du casier où la clé est stockée.

  6. Sélectionnez Ouverture en un clic.

  7. Appuyez sur le bouton clignotant de la SmartBox.

  8. Prenez la clé du casier et fermez la porte du casier.

  9. Sélectionnez Retirer dans la fenêtre contextuelle.

Récupération de plusieurs clés

Si vous souhaitez récupérer plusieurs clés simultanément, vous pouvez utiliser l'application mobile Keycafe ou l'écran de la SmartBox.

Utilisation de la SmartBox

Fonctionnalité Business Pro

La récupération de plusieurs clés via l'écran de la SmartBox est disponible pour les utilisateurs Business Pro.

  1. Après avoir utilisé l'écran de la SmartBox pour récupérer une clé, appuyez sur Récupérer plus de clés dans la fenêtre contextuelle.

  2. L'écran de la SmartBox affichera la liste des clés pour lesquelles vous avez l'autorisation, ainsi que les clés restantes auxquelles vous pouvez accéder si le paramètre Clés maximales vous a été appliqué.

  3. Faites défiler la liste et appuyez sur chaque clé que vous souhaitez récupérer. Les casiers contenant les clés sélectionnées s'ouvriront un par un, avec un léger délai entre chaque ouverture.

  4. Appuyez sur l'icône Retour une fois terminé.

Utilisation de l'application mobile

  1. Sélectionnez la clé que vous souhaitez récupérer.

  2. Appuyez sur Récupérer la clé.

  3. Sélectionnez Démarrer la récupération de clé.

  4. Appuyez sur le bouton clignotant de la SmartBox.

  5. Prenez la clé du casier et fermez la porte du casier.

  6. Appuyez sur Récupérer plus, puis sélectionnez la deuxième clé que vous souhaitez récupérer.

  7. Répétez les étapes 4 à 6 pour chaque clé que vous souhaitez récupérer.

  8. Appuyez sur Terminé lorsque vous avez terminé.