Affiches pour le personnel

Des affiches explicatives sont disponibles au téléchargement afin que vous puissiez les imprimer et les placer à côté de votre SmartBox. Une affiche distincte détaille les étapes pour chaque méthode de récupération de clé :

 

Comment fonctionne la récupération de clé

Il existe plusieurs façons de récupérer des clés depuis une SmartBox Keycafe. Celle que vous utiliserez le plus souvent dépendra du flux de travail et des préférences de sécurité de votre organisation.

En général, le processus de récupération d'une clé sur une SmartBox Keycafe se déroule comme suit :

  1. Vous vous authentifiez avec votre compte Keycafe.

  2. Vous indiquez quelle clé vous récupérez.

Cependant, certaines méthodes ignorent la première étape et vous permettent de récupérer directement une clé. Voici la liste de toutes les méthodes possibles pour récupérer une clé.

 

Code d'accès

L'une des méthodes les plus courantes pour accéder aux clés, les codes d'accès sont disponibles aussi bien pour les utilisateurs complets que pour les utilisateurs de la SmartBox. Ils doivent être activés par l'administrateur de l'organisation lors de la création d'un utilisateur. Il s'agit d'un code défini au niveau de l'organisation qui peut être utilisé pour accéder à n'importe quelle clé autorisée à un utilisateur au sein d'une organisation.

  1. Touchez l'écran de la SmartBox.

  2. Sélectionnez Récupérer une clé.

  3. Saisissez votre code d'accès et sélectionnez Entrée.

  4. Sélectionnez la clé que vous souhaitez récupérer.

  5. Retirez la clé du casier et fermez la porte du casier.

 

Numéro de téléphone

L'une des méthodes de récupération d'une clé consiste à vous authentifier à l'aide du numéro de téléphone avec lequel vous avez enregistré votre compte. Si le propriétaire de la clé a activé l'authentification à deux facteurs, vous devrez saisir un code PIN personnel que vous pouvez configurer (si le propriétaire de la clé a activé l'option de code PIN) ou un code envoyé par SMS.

  1. Touchez l'écran de la SmartBox.

  2. Sélectionnez Récupérer une clé.

  3. Saisissez votre numéro de téléphone et sélectionnez Entrée.

  4. Saisissez votre code PIN ou le code qui vous a été envoyé par SMS.

  5. Sélectionnez la clé que vous souhaitez récupérer.

  6. Retirez la clé du casier et fermez la porte du casier.

 

Code QR

Fonctionnalité disponible uniquement sur les SmartBoxes MS5

L'authentification par code QR utilise la caméra présente uniquement sur la toute dernière SmartBox MS5.

Notre méthode la plus récente pour accéder aux clés, les codes QR utilisateur sont disponibles dans l'application mobile Keycafe pour les utilisateurs complets. Il s'agit d'un code défini au niveau de l'utilisateur qui peut être utilisé pour accéder à n'importe quelle clé autorisée à l'utilisateur dans l'ensemble des organisations dont il fait partie.

Un code QR est également fourni par e-mail pour tous les codes de réservation.

  1. Touchez l'écran de la SmartBox.

  2. Sélectionnez Récupérer une clé.

  3. Trouvez votre code QR utilisateur en appuyant sur l'icône en haut à gauche dans l'application mobile Keycafe et présentez-le devant la caméra de la SmartBox.

  4. Sélectionnez la clé que vous souhaitez récupérer.

  5. Retirez la clé du casier et fermez la porte du casier.

 

Application mobile ou navigateur mobile Keycafe

Pour les utilisateurs ayant accès à un grand nombre de clés, l'application mobile Keycafe ou l'application pour navigateur mobile est le moyen le plus efficace de sélectionner rapidement la clé recherchée. Cela élimine également le besoin de mémoriser des codes d'accès et des codes PIN.

  1. Sélectionnez la clé que vous souhaitez récupérer.

  2. Sélectionnez Récupérer la clé.

  3. Sélectionnez Commencer la récupération de la clé.

  4. Appuyez sur le bouton clignotant de la SmartBox.

  5. Retirez la clé du casier et fermez la porte du casier.

 

Code de réservation

Le plus souvent utilisés pour les invités et les accès ponctuels, les codes de réservation vous sont envoyés par e-mail ou SMS. Vous pouvez utiliser ce code pour récupérer la clé associée pendant le créneau horaire défini par le créateur de la réservation.

  1. Touchez l'écran de la SmartBox.

  2. Sélectionnez Récupérer une clé.

  3. Saisissez votre code de réservation.

  4. Sélectionnez Récupérer cette clé.

  5. Retirez la clé du casier et fermez la porte du casier.

 

Code de clé

Si le propriétaire de la clé a activé les codes de clé, vous pouvez utiliser ce code pour récupérer la clé associée sans vous authentifier. Le propriétaire de la clé devra vous communiquer le code, et ce code ne change pas sauf modification manuelle par le propriétaire de la clé.

  1. Touchez l'écran de la SmartBox.

  2. Sélectionnez Récupérer une clé.

  3. Saisissez le code de clé et sélectionnez Entrée.

  4. Sélectionnez Récupérer cette clé.

  5. Retirez la clé du casier et fermez la porte du casier.

 

Badge utilisateur

La façon la plus simple et la plus pratique de récupérer une clé est d'utiliser un badge utilisateur. Nul besoin de mémoriser des codes ou de transporter un téléphone. Votre responsable vous fournira soit un badge Keycafe, soit un porte-clés électronique traditionnel relié à votre compte, qu'il vous suffira de passer devant le lecteur de la SmartBox pour vous authentifier. Le badge est un autocollant pouvant être apposé sur une carte professionnelle, une carte de visite ou tout autre objet que vous portez régulièrement sur vous. Le porte-clés électronique peut être attaché à un trousseau de clés.

  1. Touchez l'écran de la SmartBox.

  2. Sélectionnez Récupérer une clé.

  3. Scannez le badge utilisateur.

  4. Sélectionnez la clé que vous souhaitez récupérer.

  5. Retirez la clé du casier et fermez la porte du casier.

 

Administrateur Keycafe

Si vous êtes administrateur d'une SmartBox, vous pouvez ouvrir à distance des casiers à clés pour permettre à une personne présente devant la SmartBox de récupérer une clé. Cette fonctionnalité est utile si un membre du personnel a oublié son code ou son badge utilisateur mais doit récupérer une clé.

  1. Connectez-vous à l'application mobile Keycafe ou au site Web sur ordinateur ou mobile.

  2. Sélectionnez Emplacements.

  3. Sélectionnez le nom de l'emplacement où la clé est stockée.

  4. Sélectionnez la SmartBox dans laquelle la clé est stockée.

  5. Sélectionnez l'icône de déverrouillage du casier dans lequel la clé est stockée.

  6. Sélectionnez Ouverture en un clic.

  7. Appuyez sur le bouton clignotant de la SmartBox.

  8. Retirez la clé du casier et fermez la porte du casier.

  9. Sélectionnez Retirer dans la fenêtre contextuelle.

Récupérer plusieurs clés

Si vous souhaitez récupérer plusieurs clés à la fois, vous pouvez utiliser soit l'application mobile Keycafe, soit l'écran de la SmartBox.

Depuis la SmartBox

Fonctionnalité Business Pro

La récupération de plusieurs clés sur l'écran de la SmartBox est disponible pour les utilisateurs Business Pro.

  1. Après avoir utilisé l'écran de la SmartBox pour récupérer une clé, appuyez sur Récupérer d'autres clés dans la fenêtre contextuelle.

  2. L'écran de la SmartBox affichera la liste des clés pour lesquelles vous disposez d'autorisations, ainsi que les clés restantes auxquelles vous pouvez accéder si le paramètre Nombre maximal de clés vous a été appliqué.

  3. Faites défiler la liste et touchez chaque clé que vous souhaitez récupérer. Les casiers contenant les clés sélectionnées s'ouvriront un à un avec un court intervalle entre chaque ouverture.

  4. Appuyez sur l'icône Retour une fois terminé.

Depuis l'application mobile

  1. Sélectionnez la clé que vous souhaitez récupérer.

  2. Appuyez sur Récupérer la clé.

  3. Sélectionnez Commencer la récupération de la clé.

  4. Appuyez sur le bouton clignotant de la SmartBox.

  5. Retirez la clé du casier et fermez la porte du casier.

  6. Appuyez sur En récupérer d'autres, puis sélectionnez la deuxième clé que vous souhaitez récupérer.

  7. Répétez les étapes 4 à 6 pour chaque clé que vous souhaitez récupérer.

  8. Appuyez sur Terminé lorsque vous avez terminé.