Intégration Fleetio

À quoi sert cette intégration ?

En intégrant votre compte Fleetio à Keycafe, vous pouvez rapidement associer l'ensemble de votre parc de véhicules Fleetio à la clé de chaque véhicule dans Keycafe. Lorsqu'un véhicule est attribué à un conducteur dans Fleetio, un code PIN de réservation unique pour la clé est automatiquement créé dans Keycafe et des instructions d'accès sont envoyées au conducteur. Le conducteur utilisera ensuite ce code PIN pour récupérer la clé du véhicule à la SmartBox. Les réservations des clés de véhicules Fleetio apparaîtront dans Keycafe avec un indicateur Fleetio, et les instructions ainsi que le code d'accès Keycafe seront affichés dans l'attribution du véhicule dans Fleetio.

Après la configuration initiale, cette intégration permet de gérer et d'automatiser les attributions de véhicules uniquement depuis Fleetio.

Cette intégration est également compatible avec la fonctionnalité Motor Pool de Fleetio. Lorsque les demandes de réservation de véhicules sont approuvées, une attribution de véhicule est créée, ce qui déclenche la création de la réservation dans Keycafe.

Comment configurer l'intégration

La configuration de l'intégration entre Fleetio et Keycafe nécessite de récupérer 3 jetons depuis votre compte Fleetio, puis de lier vos comptes et de tester l'intégration.

Récupérer la clé API, le jeton de compte et la clé secrète du webhook Fleetio

Nous vous recommandons de copier et coller chacun de ces éléments dans un document temporaire pour préparer l'étape suivante.

Créer une nouvelle clé API dans Fleetio

Une clé API permet à un système tiers de se connecter et d'autoriser les transferts de données. Vous devrez générer une clé API dans Fleetio qui sera intégrée à la configuration de l'intégration avec Keycafe. 

1. Connectez-vous à votre compte Fleetio, cliquez sur le menu déroulant du compte en haut à gauche, puis sélectionnez Settings.

1. Cliquez sur Manage API Keys.

1. Sélectionnez + Add API Key.

1. Saisissez « Keycafe » pour le champ Label, sélectionnez 2023-03-01 dans le menu déroulant pour l'API Version, puis cliquez sur Save. Vous devriez voir le nouveau jeton API (Token) dans le tableau.

Obtenir votre jeton de compte Fleetio

Un jeton de compte est l'identifiant principal d'un système tiers dans une intégration API et s'associe à la clé API pour une identification complète. Le jeton de compte Fleetio se trouve sur la page API Keys dans les paramètres de votre compte Fleetio.

Dans la section Account Tokens, copiez l'intégralité du jeton de compte et collez-le dans le même document temporaire que la clé API. Vous devrez renseigner ce jeton de compte dans la configuration de l'intégration Keycafe.

Créer un webhook Fleetio

Un webhook vous permet d'envoyer une requête HTTP POST à une ou plusieurs URL chaque fois que des types d'événements spécifiques se produisent sur votre compte Fleetio. Tous les événements de webhook Fleetio contiennent des données sérialisées au format JSON.

1. Dans votre menu Settings, faites défiler vers le bas jusqu'à la section Integrations et sélectionnez Webhooks.

1. Dans le coin supérieur droit de la page, cliquez sur + Add Webhook.

1. Dans le champ URL, copiez et collez l'URL suivante : https://www.keycafe.com/webhooks/fleetio

2. Laissez Authorization HTTP Header vide. Saisissez « Keycafe » dans la Description, et laissez l'option Enabled cochée.

1. Cliquez sur Select Events, puis faites défiler la page vers le bas, cochez les trois cases sous la catégorie Vehicle Assignment et cliquez sur Save :

• Vehicle Assignment Created

• Vehicle Assignment Deleted

• Vehicle Assignment Updated

1. De retour sur la page Webhooks, cliquez sur le bouton More Actions du nouveau Webhook, puis cliquez sur View Secret.

1. Copiez l'intégralité de la clé secrète et collez-la dans votre document temporaire, qui contient déjà la clé API et le jeton de compte.

Votre document temporaire doit désormais contenir trois éléments : la clé API, le jeton de compte et la clé secrète.

Lier votre compte Fleetio à votre compte Keycafe

La configuration de l'intégration dans Keycafe consiste principalement à ajouter les trois identifiants récupérés lors de l'étape précédente.

1. Sur le tableau de bord Keycafe pour ordinateur, cliquez sur + Ajouter → Intégration → Fleetio. Sur l'application mobile, appuyez sur Plus → Intégrations → Ajouter → Fleetio.

2. Saisissez la clé API, le jeton de compte et la clé secrète figurant dans votre document temporaire.

1. Sélectionnez Connect with Fleetio. Après quelques instants, cliquez sur l'onglet Intégrations dans Keycafe pour voir l'intégration.

Ajouter des champs personnalisés

Ensuite, vous devez ajouter trois champs personnalisés dans votre compte Fleetio. Ces champs vous permettront de consulter les informations relatives aux réservations Keycafe dans le tableau de bord Fleetio.

1. De retour dans le menu Settings de Fleetio, faites défiler vers le bas jusqu'à la section Data Management et sélectionnez Field Management.

1. Sélectionnez Vehicle Assignment, puis cliquez sur + Add Field.

2. Laissez Data Type sur Text, puis saisissez Keycafe Access Instructions dans le champ Label.

3. Cliquez sur Save pour créer le champ personnalisé.

1. Répétez les étapes ci-dessus pour créer cinq autres champs personnalisés, soit un total de six champs personnalisés :

Pour afficher les champs personnalisés, revenez à Field Management, sélectionnez Vehicle Assignment, et recherchez « Keycafe ».

Utiliser l'intégration

Pour commencer à utiliser l'intégration, vous devez associer les clés ajoutées dans Keycafe aux véhicules enregistrés dans Fleetio. Une fois qu'un véhicule est associé à une clé, vous pouvez commencer à créer des attributions de véhicules dans Fleetio et les instructions d'accès aux clés seront automatiquement envoyées au conducteur.

Associer une clé Keycafe à un véhicule Fleetio

1. L'onglet Intégrations de Keycafe devrait maintenant comporter un élément pour l'intégration. Cliquez sur cet élément pour afficher les menus Véhicules et À propos.

1. Pour afficher la liste de vos véhicules Fleetio, cliquez sur Véhicules pour parcourir la liste sur le côté droit.

2. Choisissez un véhicule et cliquez sur l'icône de clé.

1. Saisissez le nom de votre clé Keycafe pour ce véhicule et sélectionnez-la dans la liste déroulante.

1. Sélectionnez Lier pour confirmer que vous souhaitez associer cette clé à ce véhicule.

2. Vous pouvez activer l'option Terminer automatiquement l'attribution si vous souhaitez que l'attribution du véhicule Fleetio prenne fin dès que les clés ont été restituées à la SmartBox (ce qui clôturera ensuite la réservation Keycafe et mettra fin à l'accès du conducteur aux clés).

3. Vous pouvez choisir Automatique ou Inviter, ce qui modifiera la façon dont un utilisateur est averti lorsqu'un véhicule lui est attribué. La plupart des utilisateurs devraient choisir Automatique pour un flux de travail simplifié. Cliquez sur Mettre à jour pour fermer la fenêtre contextuelle.

Modes de notification

Automatique

Lorsqu'une attribution de véhicule est créée dans Fleetio, un e-mail ou un SMS est automatiquement envoyé au conducteur avec des instructions pour accéder aux clés. Cela permet d'effectuer l'ensemble du processus en utilisant uniquement le tableau de bord Fleetio. Le moyen de contact dépend des coordonnées du profil utilisateur du conducteur dans Fleetio. Si le conducteur a à la fois une adresse e-mail et un numéro de téléphone associés à son compte, l'e-mail est prioritaire. 

Inviter

Lorsqu'une attribution de véhicule est créée dans Fleetio, l'administrateur du compte Keycafe reçoit un e-mail lui rappelant de créer l'accès à la clé. Cela permet de personnaliser les détails et les instructions d'accès à la clé, mais nécessite d'utiliser à la fois Fleetio et Keycafe pour finaliser le processus.

Créer une attribution de véhicule avec le paramètre Automatique

1. Lors de la création d'une attribution de véhicule dans Fleetio, vous verrez les six champs personnalisés que vous avez créés. Laissez-les vides : ils seront automatiquement renseignés une fois l'attribution créée et au fur et à mesure de l'utilisation de la clé.

1. Une fois l'attribution créée, consultez les détails pour voir les valeurs renseignées pour Keycafe Access Code, Access Link, Access Instructions, et Booking Link. Leur affichage peut parfois prendre quelques minutes.

1. L'attribution apparaîtra également dans l'onglet Réservations de Keycafe.

Créer une attribution de véhicule avec le paramètre Inviter

1. Lors de la création d'une attribution de véhicule dans Fleetio, vous verrez les six champs personnalisés que vous avez créés. Laissez-les vides : ils seront automatiquement renseignés une fois l'attribution créée et au fur et à mesure de l'utilisation de la clé.

1. Une fois l'attribution du véhicule créée dans Fleetio, trouvez ce véhicule au sein de l'intégration Fleetio dans Keycafe et sélectionnez l'icône de calendrier.

1. Vous verrez les dates d'attribution du véhicule sous la forme d'une réservation. Sélectionnez l'icône +.

1. Confirmez les détails de l'attribution et sélectionnez Créer une réservation.

1. Personnalisez les détails de la réservation selon vos souhaits et confirmez en sélectionnant Ajouter.

1. Accédez à l'onglet Réservations dans Keycafe pour confirmer. Le conducteur désigné recevra un e-mail ou un SMS (selon le mode de contact que vous venez de choisir) contenant les instructions pour accéder à la clé.

1. De retour dans le tableau de bord Vehicle Assignments de Fleetio, consultez les détails de l'attribution pour voir les valeurs renseignées pour Keycafe Access Code, Access Link, Access Instructions et Booking Link. Leur affichage peut parfois prendre quelques minutes.

Suivre l'utilisation des clés

Lorsque la clé d'une attribution de véhicule est récupérée par le conducteur, le champ Keycafe Pickup Time se met à jour avec l'horodatage du retrait de la clé. De même, le champ Keycafe Dropoff Time se met à jour avec un horodatage lorsque la clé est restituée.

Déconnecter votre compte Fleetio

1. Dans votre tableau de bord Keycafe, sélectionnez Intégrations → Fleetio → À propos de l'intégration → Déconnecter.

2. Cliquez sur Déconnecter pour confirmer.

Besoin d'aide supplémentaire ?

Vous avez des questions sur l'intégration ou des suggestions d'amélioration ? Envoyez-nous un e-mail à support@keycafe.com.