Intégration Fleetio

Dans cet article:

• Quel est le rôle de l'intégration?
• Comment configurer l'intégration
  • Récupérer 3 identifiants à partir des paramètres de votre compte Fleetio :
    • Clé API
    • Jeton de compte
    • Clé secrète du webhook
  • Lier votre compte Fleetio à votre compte Keycafe
    • Champs personnalisés
• Utilisation de l'intégration
  • Associer une clé Keycafe à un véhicule Fleetio
  • Méthodes de notification
    • Automatique
    • Demande
  • Créer une affectation de véhicule à l'aide du paramètre automatique
  • Créer une affectation de véhicule à l'aide du paramètre d'invite

 

Quel est le rôle de l'intégration?

En intégrant votre compte Fleetio à Keycafe, vous pouvez rapidement associer l'ensemble de votre inventaire de véhicules Fleetio à la clé de chaque véhicule dans Keycafe. Lorsqu'un véhicule est attribué à un conducteur dans Fleetio, un code PIN de réservation unique pour la clé est automatiquement créé dans Keycafe et les instructions d'accès sont envoyées au conducteur. Le conducteur utilisera ensuite le code PIN pour récupérer la clé du véhicule dans la SmartBox. Les réservations pour les clés de véhicule Fleetio apparaîtront dans Keycafe avec un indicateur Fleetio, et les instructions d'accès à la clé Keycafe et le code sont indiqués dans l'attribution du véhicule dans Fleetio.

Après la configuration initiale, cette intégration permet la gestion et l'automatisation des affectations de véhicules en utilisant uniquement Fleetio.

 

 

Comment configurer l'intégration

La configuration de votre intégration Fleetio et Keycafe implique la récupération de 3 jetons de votre compte Fleetio, puis de lier vos comptes et de tester l'intégration.

 

Récupération de la clé API Fleetio, du jeton de compte et de la clé secrète Webhook

Nous vous recommandons de copier et coller chacun d'entre eux dans un document temporaire, en préparation de l'étape suivante.

 

Créer une nouvelle clé API dans Fleetio

Une clé API permet à un système tiers de se connecter et d'autoriser les transferts de données. Vous devrez générer une clé API dans Fleetio qui fera partie de la configuration de l'intégration avec Keycafe.

1. Connectez-vous à votre compte Fleetio, sélectionnez le nom de votre compte en haut à gauche de la page, puis sélectionnez Paramètres du compte.

2. Sélectionnez Gérer les clés API.

3. Sélectionnez + Ajouter une clé API.
   

4. Tapez "Keycafe" pour le Label puis cliquez sur Générer la clé API. Vous devriez voir le nouveau Jeton API dans le tableau.

 

Obtenez votre jeton de compte Fleetio

Un jeton de compte est l'identifiant principal d'un système tiers dans une intégration d'API et s'associe à la clé d'API pour une identification complète. Le jeton de compte Fleetio se trouve sur la page Clés API dans les paramètres de votre compte Fleetio.

Dans la section Jetons de compte, copiez le jeton dans son intégralité et collez-le dans le même document temporaire dans lequel vous avez mis la clé API. Vous devrez ajouter ce jeton de compte dans la configuration de l'intégration Keycafe.

 

Créer un Webhook Fleetio

Un webhook vous donne la possibilité d'envoyer un HTTP POST à une ou plusieurs URL chaque fois que des types d'événements spécifiques se produisent dans votre compte Fleetio. Tous les événements Webhook de Fleetio contiennent des données sérialisées au format JSON.

1. Connectez-vous à votre compte Fleetio, sélectionnez le nom de votre compte en haut à gauche de la page, puis sélectionnez Paramètres du compte.

2. Sélectionnez Webhook.

3. Dans le coin supérieur droit de la page, sélectionnez + Ajouter un Webhook.

4. Sur la page Nouveau Webhook, copiez et collez ce qui suit dans le champ URL :
   

https://www.keycafe.com/webhooks/fleetio

5. Saisissez "Keycafe" dans la Description.

6. Cliquez sur Sélectionner les événements, puis faites défiler vers le bas de la page et cochez chacune de ces cases : Affectation de véhicule créée, Affectation de véhicule suppriméeet Affectation de véhicule mise à jour. Cliquez sur Enregistrer.

7. De retour sur la page Webhooks, cliquez sur le petit bouton d'actions du nouveau Webhook pour afficher un menu contextuel, puis cliquez sur Afficher la clé secrète.

8. Copiez la clé secrète dans son intégralité et collez-la dans votre document temporaire, qui contient également la clé API et le jeton de compte.

Il devrait maintenant y avoir trois éléments dans votre document temporaire : la clé API, le jeton de compte et la clé secrète. Vous les ajouterez aux paramètres de votre compte Keycafe.

 

Lier votre compte Fleetio à votre compte Keycafe

La configuration de l'intégration dans Keycafe consiste principalement à ajouter les trois identifiants capturés dans la tâche décrite ci-dessus.

1. Connectez-vous à votre compte Keycafe.
2. Dans le coin supérieur gauche, sélectionnez + Ajouter.
   
3. Sélectionnez Integration.
4. Sélectionnez Fleetio.
5. Entrez la clé API, le jeton de compte et la clé secrète de votre document temporaire.

6. Sélectionnez Se connecter avec Fleetio. Après quelques instants, cliquez sur l'onglet Intégrations dans Keycafe pour voir l'intégration.

 

Champs personnalisés

Ensuite, vous devez ajouter trois champs personnalisés dans les paramètres de système de Fleetio.

1. Accédez à la page Paramètres de votre compte Fleetio et localisez l'élément de menu Champs personnalisés dans la section Paramètres système du menu de gauche.

2. Sélectionnez + Ajouter un champ personnalisé dans le coin supérieur droit de la page. Sur la page Nouveau champ personnalisé, définissez Type d'enregistrement sur Assignation de véhicule, et définissez Type de données sur Texte.
3. Sélectionnez le bouton Enregistrer le champ personnalisé pour créer le champ personnalisé.

4. Répétez les étapes ci-dessus pour créer deux autres champs personnalisés. L'objectif est de créer ces trois champs personnalisés:

Type d'enregistrement	Type de données	Étiquette
Assignation de véhicule	Texte	Instructions d'accès Keycafe
Assignation de véhicule	Texte	Lien d'accés Keycafe
Assignation de véhicule	Texte	Code d'accés Keycafe

 

Pour afficher les champs personnalisés dans les paramètres Fleetio, accédez à la page Champs personnalisés et, dans la liste déroulante Type d'enregistrement — choisissez Affectation du véhicule dans le menu déroulant.

 

Utilisation de l'intégration

Pour commencer à utiliser l'intégration, vous devez associer les clés que vous avez ajoutées dans Keycafe aux véhicules ajoutés dans Fleetio. Une fois qu'un véhicule dispose d'une clé associée, vous pouvez commencer à créer des affectations de véhicule dans Fleetio et les instructions d'accès à la clé seront automatiquement envoyées au conducteur.

 

Associer une clé Keycafe à un véhicule Fleetio

1. L'onglet Intégrations dans Keycafe devrait maintenant contenir un élément pour l'intégration. Cliquez sur cet élément pour afficher les menus Véhicules et À propos de .

2. Pour afficher une liste de vos véhicules Fleetio, cliquez sur Véhicules pour parcourir la liste sur le côté droit.
3. Choisissez un véhicule et cliquez sur l'icône clé.

4. Saisissez le nom de votre clé Keycafe pour ce véhicule et sélectionnez-le dans la liste déroulante.

5. Sélectionnez Lien pour confirmer que vous souhaitez lier cette clé à ce véhicule.
6. Vous pouvez choisir Automatique ou Invite, ce qui modifiera la manière dont un utilisateur est averti lorsqu'un véhicule lui est attribué. La plupart des utilisateurs devraient choisir Automatiquepour le flux de travail le plus simple. Cliquez sur Mettre à jour pour fermer la fenêtre contextuelle.

 

Méthodes de notification

Automatique

Lorsqu'une affectation de véhicule est créée dans Fleetio, un e-mail est automatiquement envoyé au conducteur avec des instructions sur la façon d'accéder aux clés. Cela permet à l'ensemble du processus d'être réalisé en utilisant uniquement le tableau de bord Fleetio.

 

Demande

Lorsqu'une affectation de véhicule est créée dans Fleetio, l'administrateur du compte Keycafe reçoit un e-mail avec un rappel pour créer l'accès par clé. Cela permet de personnaliser les détails et les instructions d'accès aux clés, mais nécessite l'utilisation de Fleetio et de Keycafe pour terminer le processus.

 

Créer une affectation de véhicule à l'aide du paramètre automatique

1. Lors de la création d'une assignation de véhicule dans Fleetio, vous verrez trois champs vides pour les instructions d'accès Keycafe, le lien d'accès Keycafe et le code d'accès Keycafe<1 >. Laissez ces champs vides : ils seront automatiquement renseignés une fois la tâche créée.
   

2. Une fois l'assignation créée, affichez les détails pour voir les valeurs renseignées pour les instructions d'accès Keycafe, le lien d'accès Keycafe et le code d'accès Keycafe. Parfois, cela peut prendre quelques minutes à remplir.

3. L'assignation apparaîtra également dans l'onglet Réservations de Keycafe.

 

Créer une affectation de véhicule à l'aide du paramètre d'invite

1. Lors de la création d'une affectation de véhicule dans Fleetio, vous verrez trois champs vides pour Instructions d'accès Keycafe, Lien d'accès Keycafeet Code d'accès Keycafe. Laissez ces champs vides : ils seront renseignés une fois l'accès par clé créé dans Keycafe.
   

2. Une fois l'affectation du véhicule créée dans Fleetio, recherchez ce véhicule dans l'intégration Fleetio dans Keycafe et sélectionnez l'icône de calendrier .

3. Vous verrez les dates d'attribution du véhicule sous la forme d'une réservation . Sélectionnez l'icône + .

4. Confirmez les détails de la mission et sélectionnez Créer une réservation.

5. Personnalisez les détails de la réservation comme vous le souhaitez et confirmez-la en sélectionnant Ajouter.

6. Accédez à l'onglet Réservations dans Keycafe pour confirmer. Le conducteur désigné recevra un e-mail ou un SMS (selon la méthode de contact que vous venez de sélectionner) avec des instructions pour accéder à la clé.