Intégration Fleetio

Dans cet article :

• À quoi sert l'intégration ?
• Comment configurer l'intégration
  • Récupérez 3 identifiants dans les paramètres de votre compte Fleetio :
    • Clé API
    • Jeton de compte
    • Clé secrète du Webhook
  • Associez votre compte Fleetio à votre compte Keycafe
    • Ajoutez des champs personnalisés
• Utilisation de l'intégration
  • Associez une clé Keycafe à un véhicule Fleetio
  • Méthodes de notification
    • Automatique
    • Manuel
  • Créez une attribution de véhicule en utilisant le paramètre Automatique
  • Créez une attribution de véhicule en utilisant le paramètre Manuel
  • Suivi de l'utilisation des clés
• Dissociation de votre compte Fleetio
• Assistance supplémentaire

À quoi sert l'intégration ?

En intégrant votre compte Fleetio à Keycafe, vous pouvez associer rapidement l'ensemble de votre inventaire de véhicules Fleetio à la clé de chaque véhicule dans Keycafe. Lorsqu'un véhicule est attribué à un conducteur dans Fleetio, un code PIN de réservation unique pour la clé est automatiquement créé dans Keycafe et les instructions d'accès sont envoyées au conducteur. Le conducteur utilisera ensuite le code PIN pour récupérer la clé du véhicule à la SmartBox. Les réservations pour les clés de véhicules Fleetio apparaîtront dans Keycafe avec un indicateur Fleetio, et les instructions d'accès et le code de la clé Keycafe seront affichés dans l'attribution du véhicule dans Fleetio.

Après la configuration initiale, cette intégration permet la gestion et l'automatisation des attributions de véhicules en utilisant uniquement Fleetio.

Cette intégration est également compatible avec la fonctionnalité Motor Pool de Fleetio. Lorsque les demandes de réservation de véhicules sont approuvées, une attribution de véhicule est créée, ce qui déclenche la création de la réservation Keycafe.

Comment configurer l'intégration

La configuration de votre intégration Fleetio et Keycafe implique la récupération de 3 identifiants depuis votre compte Fleetio, puis l'association de vos comptes et le test de l'intégration.

Récupération de la clé API, du jeton de compte et de la clé secrète du Webhook Fleetio

Nous vous recommandons de copier et coller chacun de ces éléments dans un document temporaire, en préparation de l'étape suivante.

Créez une nouvelle clé API dans Fleetio

Une clé API permet à un système tiers de se connecter et d'autoriser les transferts de données. Vous devrez générer une clé API dans Fleetio qui fera partie de la configuration de l'intégration avec Keycafe. 

1. Connectez-vous à votre compte Fleetio, cliquez sur le menu déroulant du compte en haut à gauche, puis sélectionnez Paramètres.

1. Cliquez sur Gérer les clés API.

1. Sélectionnez + Ajouter une clé API.

1. Saisissez "Keycafe" pour le Libellé, sélectionnez 2023-03-01 dans le menu déroulant pour la Version de l'API, puis cliquez sur Enregistrer. Vous devriez voir le nouveau Jeton d'API dans le tableau.

Obtenez votre Jeton de compte Fleetio

Un jeton de compte est l'identifiant principal pour un système tiers dans une intégration d'API et s'associe à la clé API pour une identification complète. Le jeton de compte Fleetio se trouve sur la page Clés API dans les paramètres de votre compte Fleetio.

Dans la section Jetons de compte, copiez le jeton de compte dans son intégralité et collez-le dans le même document temporaire où vous avez placé la clé API. Vous devrez ajouter ce jeton de compte dans la configuration de l'intégration Keycafe.

Créez un Webhook Fleetio

Un Webhook vous donne la possibilité d'envoyer une requête HTTP POST à une ou plusieurs URL chaque fois que des types d'événements spécifiques se produisent dans votre compte Fleetio. Tous les événements de Webhook Fleetio contiennent des données sérialisées en JSON.

1. Dans votre menu Paramètres, faites défiler jusqu'à la section Intégrations et sélectionnez Webhooks.

1. Dans le coin supérieur droit de la page, cliquez sur + Ajouter un Webhook.

1. Dans le champ URL, copiez et collez l'URL suivante : https://www.keycafe.com/webhooks/fleetio
2. Laissez l'En-tête HTTP d'autorisation vide. Saisissez « Keycafe » dans la Description, et laissez Activé coché.

1. Cliquez sur Sélectionner les événements, puis faites défiler et cochez les trois cases sous la catégorie Attribution de véhicule et cliquez sur Enregistrer :

• Attribution de véhicule créée
• Attribution de véhicule supprimée
• Attribution de véhicule mise à jour

1. De retour sur la page Webhooks, cliquez sur le bouton Plus d'actions pour le nouveau Webhook, puis cliquez sur Afficher le secret.

1. Copiez la clé secrète dans son intégralité et collez-la dans votre document temporaire, qui contient également la clé API et le jeton de compte.

Votre document temporaire devrait maintenant contenir trois éléments : la clé API, le jeton de compte et la clé secrète.

Associez votre compte Fleetio à votre compte Keycafe

La configuration de l'intégration dans Keycafe implique principalement l'ajout des trois identifiants obtenus dans la tâche décrite ci-dessus.

1. Sur le tableau de bord Keycafe de bureau, cliquez sur + Ajouter → Intégrations → Fleetio. Dans l'application mobile, appuyez sur Plus → Intégrations → Ajouter → Fleetio.
2. Saisissez la clé API, le jeton de compte et la clé secrète de votre document temporaire.

1. Sélectionnez Connecter avec Fleetio. Après quelques instants, cliquez sur l'onglet Intégrations dans Keycafe pour voir l'intégration.

Ajoutez des champs personnalisés

Ensuite, vous devez ajouter trois champs personnalisés dans votre compte Fleetio. Ces champs vous permettront de visualiser les informations relatives aux réservations Keycafe dans le tableau de bord Fleetio.

1. De retour dans le menu Paramètres de Fleetio, faites défiler jusqu'à la section Gestion des données et sélectionnez Gestion des champs.

1. Sélectionnez Attribution de véhicule, puis cliquez sur + Ajouter un champ.
2. Laissez le Type de données sur Texte, puis saisissez Instructions d'accès Keycafe dans le champ Libellé.
3. Cliquez sur Enregistrer pour créer le champ personnalisé.

1. Répétez les étapes ci-dessus pour créer cinq champs personnalisés supplémentaires, pour un total de six champs personnalisés :

Pour visualiser les champs personnalisés, retournez à Gestion des champs, sélectionnez Attribution de véhicule, et recherchez "Keycafe".

Utilisation de l'intégration

Pour commencer à utiliser l'intégration, vous devez associer les clés que vous avez ajoutées dans Keycafe aux véhicules ajoutés dans Fleetio. Une fois qu'un véhicule a une clé associée, vous pouvez commencer à créer des attributions de véhicules dans Fleetio et les instructions d'accès aux clés seront automatiquement envoyées au conducteur.

Associez une clé Keycafe à un véhicule Fleetio

1. L'onglet Intégrations dans Keycafe devrait maintenant contenir un élément pour l'intégration. Cliquez sur cet élément pour afficher les menus Véhicules et À propos.

1. Pour afficher une liste de vos véhicules Fleetio, cliquez sur Véhicules pour parcourir la liste sur le côté droit.
2. Choisissez un véhicule et cliquez sur l'icône de clé.

1. Saisissez le nom de votre clé Keycafe pour ce véhicule et sélectionnez-la dans la liste déroulante.

1. Sélectionnez Lier pour confirmer que vous souhaitez lier cette clé à ce véhicule.
2. Vous pouvez activer Terminer l'attribution automatiquement si vous souhaitez que l'attribution de véhicule Fleetio se termine une fois que les clés ont été retournées à la SmartBox (ce qui mettra fin à la réservation Keycafe, annulant ainsi l'accès du conducteur aux clés).
3. Vous pouvez choisir Automatique ou Manuel, ce qui modifiera la manière dont un utilisateur est averti lorsqu'un véhicule lui est attribué. La plupart des utilisateurs devraient choisir Automatique pour un flux de travail simplifié. Cliquez sur Mettre à jour pour fermer la fenêtre contextuelle.

Méthodes de notification

Automatique

Lorsqu'une attribution de véhicule est créée dans Fleetio, un e-mail ou un SMS est automatiquement envoyé au conducteur avec des instructions sur la façon d'accéder aux clés. Cela permet d'effectuer l'ensemble du processus en utilisant uniquement le tableau de bord Fleetio. La méthode de contact est basée sur les coordonnées du profil utilisateur Fleetio du conducteur. Si le conducteur a une adresse e-mail et un numéro de téléphone associés à son compte, l'e-mail est prioritaire. 

Manuel

Lorsqu'une attribution de véhicule est créée dans Fleetio, l'administrateur du compte Keycafe reçoit un e-mail lui rappelant de créer l'accès à la clé. Cela permet de personnaliser les détails et les instructions d'accès à la clé, mais nécessite l'utilisation de Fleetio et de Keycafe pour compléter le processus.

Créez une attribution de véhicule en utilisant le paramètre Automatique

1. Lors de la création d'une attribution de véhicule dans Fleetio, vous verrez les six champs personnalisés que vous avez créés. Laissez-les vides - ils seront automatiquement renseignés après la création de l'attribution et au fur et à mesure de l'utilisation de la clé.

1. Une fois l'attribution créée, consultez les détails pour voir les valeurs renseignées pour Code d'accès Keycafe, Lien d'accès, Instructions d'accès et Lien de réservation. Le renseignement peut parfois prendre quelques minutes.

1. L'attribution apparaîtra également dans l'onglet Réservations dans Keycafe.

Créez une attribution de véhicule en utilisant le paramètre Manuel

1. Lors de la création d'une attribution de véhicule dans Fleetio, vous verrez les six champs personnalisés que vous avez créés. Laissez-les vides - ils seront automatiquement renseignés après la création de l'attribution et au fur et à mesure de l'utilisation de la clé.

1. Une fois l'attribution de véhicule créée dans Fleetio, retrouvez ce véhicule dans l'intégration Fleetio de Keycafe et sélectionnez l'icône calendrier.

1. Vous verrez les dates d'attribution du véhicule comme une réservation. Sélectionnez l'icône +.

1. Confirmez les détails de l'attribution et sélectionnez Créer une réservation.

1. Personnalisez les détails de la réservation à votre guise et confirmez-la en sélectionnant Ajouter.

1. Naviguez vers l'onglet Réservations dans Keycafe pour confirmer. Le conducteur assigné recevra un e-mail ou un SMS (selon la méthode de contact que vous venez de sélectionner) avec les instructions pour accéder à la clé.

1. De retour dans le tableau de bord des attributions de véhicules Fleetio, consultez les détails de l'attribution pour voir les valeurs renseignées pour Code d'accès Keycafe, Lien d'accès, Instructions d'accès et Lien de réservation. Le renseignement peut parfois prendre quelques minutes.

Suivi de l'utilisation des clés

Lorsque la clé d'une attribution de véhicule est récupérée par le conducteur, le champ Heure de récupération Keycafe se mettra à jour avec l'horodatage du moment où la clé a été prise. De même, le champ Heure de dépôt Keycafe se mettra à jour avec un horodatage lorsque la clé est retournée.

Dissociation de votre compte Fleetio

1. Dans votre tableau de bord Keycafe, sélectionnez Intégrations → Fleetio → À propos de l'intégration → Dissocier.
2. Cliquez sur Dissocier pour confirmer.

Assistance supplémentaire

Vous avez des questions sur l'intégration ou des suggestions d'améliorations ? Envoyez-nous un e-mail à support@keycafe.com.