Groupes de clés

Que sont les groupes de clés ?

Vous pouvez avoir besoin de partager un groupe de différentes clés avec certaines personnes et un autre groupe de clés avec d'autres. La fonctionnalité Groupes vous permet de créer un sous-ensemble de clés dans votre compte et de partager ce sous-ensemble comme s'il s'agissait d'une seule clé. Par défaut, toutes les clés que vous créez se trouvent dans le groupe principal appelé Toutes les clés. Ce groupe vous permet de partager facilement toutes vos clés avec les utilisateurs de votre choix. 

Configurer un groupe de clés

1. Connectez-vous sur www.keycafe.com

2. Sélectionnez Groupes dans les options du menu

3. Sélectionnez le bouton + Ajouter en haut à gauche, puis sélectionnez « Groupe » dans le menu déroulant

4. Nommez le groupe et ajoutez une description, puis assurez-vous d'avoir sélectionné l'option Groupe de clés et sélectionnez « ajouter un groupe »

Ajouter des clés à un groupe

1. Connectez-vous sur www.keycafe.com.

2. Sélectionnez Groupes dans les options du menu.

3. Sélectionnez le nom du groupe auquel vous souhaitez ajouter des clés.

4. Sélectionnez Ajouter une clé.

5. Trouvez une clé dans la liste ou recherchez les noms des clés que vous souhaitez ajouter à ce groupe.

6. Dans la liste déroulante de recherche, sélectionnez le nom des clés que vous souhaitez ajouter.

Ajouter des utilisateurs à un groupe de clés

1. Connectez-vous sur www.keycafe.com.

2. Sélectionnez Groupes dans les options du menu.

3. Sélectionnez le nom du groupe auquel vous souhaitez ajouter un utilisateur.

4. Sélectionnez Ajouter une autorisation.

5. Saisissez le nom d'utilisateur ou l'adresse e-mail de l'utilisateur avec lequel vous souhaitez partager ce groupe de clés.

6. Sélectionnez le Rôle d'autorisation pour cet utilisateur :

   1. Accès sur réservation : L'utilisateur pourra réserver lui-même des créneaux horaires pour les clés, puis récupérer et déposer les clés à l'aide de son code d'accès ou du code de réservation associé. En dehors des réservations, il ne pourra pas accéder aux clés. Il peut consulter l'historique des activités, les réservations et les détails des clés. Ce niveau d'autorisation convient parfaitement aux collaborateurs qui partagent des clés avec d'autres membres du personnel sans que leurs utilisations ne se chevauchent, comme les conducteurs de véhicules de flotte.

   2. Accès continu : L'utilisateur pourra récupérer et déposer les clés à l'aide de son code d'accès ou de l'application Keycafe, et consulter l'historique des activités ainsi que les détails des clés. Ce niveau d'autorisation convient parfaitement aux utilisateurs finaux qui récupèrent et déposent régulièrement les clés.

   3. Administrateur : L'utilisateur disposera de toutes les fonctionnalités de l'Accès continu, et pourra également créer et gérer des réservations, modifier les informations des clés, ainsi que consulter et gérer leurs codes de clé. Ce niveau d'autorisation convient aux personnes à qui vous souhaitez confier la supervision complète de la clé.

Modifier les autorisations des utilisateurs

1. Sélectionnez Groupes dans les options du menu.

2. Sélectionnez le nom du groupe pour lequel vous souhaitez modifier l'autorisation d'un utilisateur.

3. Sélectionnez Utilisateurs autorisés.

4. À côté du nom de l'utilisateur, sélectionnez l'icône de crayon et modifiez le niveau d'autorisation - (voir Rôles d'autorisation)

Retirer un utilisateur d'un groupe de clés

1. Connectez-vous sur www.keycafe.com.

2. Sélectionnez Groupes dans les options du menu.

3. Sélectionnez le nom du groupe pour lequel vous souhaitez modifier l'autorisation d'un utilisateur.

4. Sélectionnez Utilisateurs autorisés.

5. À côté du nom de l'utilisateur, sélectionnez l'icône de corbeille. Tout utilisateur retiré du groupe ne pourra plus accéder à aucune clé de ce groupe. 

Retirer des clés d'un groupe de clés

1. Connectez-vous sur www.keycafe.com.

2. Sélectionnez Groupes dans les options du menu.

3. Sélectionnez le nom du groupe duquel vous souhaitez retirer une clé.

4. Sélectionnez Clés.

5. À côté du nom de la clé, sélectionnez l'icône de corbeille. Une fois retirée, aucun utilisateur de ce groupe ne pourra accéder à cette clé, mais la clé elle-même n'est pas supprimée du compte.

Modifier le nom d'un groupe de clés

1. Connectez-vous sur www.keycafe.com.

2. Sélectionnez Groupes dans les options du menu.

3. Sélectionnez le nom du groupe duquel vous souhaitez retirer une clé.

4. Sélectionnez À propos du groupe.

5. Sélectionnez Modifier. Modifiez le nom et sélectionnez Enregistrer.

Supprimer un groupe de clés

1. Connectez-vous sur www.keycafe.com.

2. Sélectionnez Groupes dans les options du menu.

3. Sélectionnez le nom du groupe duquel vous souhaitez retirer une clé.

4. Sélectionnez À propos du groupe.

5. Sélectionnez Modifier.

6. Sélectionnez Supprimer le groupe. Cela supprimera définitivement le groupe et tous les accès des utilisateurs aux clés de ce groupe, mais ne supprimera ni les comptes des utilisateurs ni les clés.