Guide pour nouveaux propriétaires SmartBox

Félicitations pour votre achat du système de gestion de clés Keycafe.

Nous sommes là pour vous aider à tirer le meilleur parti de l'utilisation du système. Si à tout moment vous souhaitez avoir une démonstration vidéo en direct du logiciel, veuillez envoyer un e-mail à support@keycafe.com.

Ce guide vous présentera le fonctionnement du système, ainsi que tout ce dont vous avez besoin pour commencer.

  1. Créer un compte
  2. Configurez votre SmartBox
  3. Configurez vos clés
  4. Préparer les clés pour l'utilisation du personnel
  5. Préparer les clés pour l'utilisation des invités
  6. Options avancées

 

Étape 1 - Créer un compte

Pour commencer, créez un compte Keycafe. Vous en aurez besoin pour accéder aux applications mobiles et desktop, qui seront utilisées pour le processus de configuration.

 

Étape 2 - Configurez votre SmartBox

  1. Après avoir reçu et déballé votre SmartBox, connectez-la à un réseau WiFi, Ethernetou cellulaire. Configurez votre SmartBox en tant que lieu privé dans l'application Keycafe.
  2. Montez votre SmartBox sur un mur à l'aide des instructions d'installation.
  3. Si vous avez acheté des unités d'extension, reliez vos SmartBox.

Ne montez pas la SmartBox sans connexion Internet

Vous devez connecter votre SmartBox à un réseau Wi-Fi, Ethernet ou cellulaire avant de la fixer au mur. Une connexion Internet est nécessaire pour déverrouiller la SmartBox de la plaque arrière pour la retirer.

 

Étape 3 - Configurez vos clés

  1. Commencez par ajouter vos clés à l'application Keycafe. Il y a deux façons de faire ça:
  1. Le système de Keycafe fonctionne en scannant une clé chaque fois qu'elle est récupérée ou déposée dans une SmartBox. Cela se fait à l'aide de porte-clés. Tout comme pour l'ajout de clés, il existe deux façons de procéder:

 

Étape 4 - Préparer les clés pour l'utilisation du personnel

  1. Une fois vos clés configurées, vous pouvez créer des utilisateurs et attribuer des autorisations aux membres de votre personnel et departements.
  2. Voir toutes les méthodes disponibles pour récupérer et déposer les clés. Vous pouvez également télécharger et imprimer des affiches pour expliquer au personnel comment utiliser la SmartBox. Le meilleur flux de travail pour votre organisation peut inclure une ou plusieurs méthodes.
  3. Si vous avez acheté des badges utilisateur, vous pouvez les configurer avec ces instructions.
  4. Si vous souhaitez regrouper plusieurs clés, telles que les clés d'un departement particulier, vous pouvez créer des groupes de clés. Cela vous permettra également d'attribuer rapidement une autorisation pour chaqune en une fois.
  5. Vous pouvez activer les codes clés pour des ramassages et des retours plus rapides. L'inconvénient est que la sécurité est réduite, car vous ne pourrez pas savoir qui accède aux clés.
  6. Les décalages horaires vous permettent de restreindre les accès aux clés à des jours et à des périodes de temps spécifiques. Ceci est utile si vous ne voulez pas que le personnel utilise les clés en dehors des quarts de travail qui lui sont assignés.

 

Étape 5 - Préparation des clés pour une utilisation par les invités

Si votre flux de travail implique de fournir des clés aux visiteurs pour une utilisation unique, suivez ces étapes pour configurer une réservation unique.

 

Étape 6 - Options avancées

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