Guide pour nouveaux propriétaires SmartBox

Félicitations pour votre achat du système de gestion de clés Keycafe.

Nous sommes là pour vous aider à tirer le meilleur parti de l'utilisation du système. Si à tout moment vous souhaitez avoir une démonstration vidéo en direct du logiciel, veuillez envoyer un e-mail à support@keycafe.com.

Ce guide vous présentera le fonctionnement du système, ainsi que tout ce dont vous avez besoin pour commencer.

1. Créer un compte
2. Configurer votre SmartBox
3. Configurer vos clés
4. Préparer les clés pour le personnel
5. Préparer les clés pour les invités
6. Options avancées

Étape 1 - Créer un compte

Pour commencer, créez un compte Keycafe. Vous en aurez besoin pour accéder aux applications mobiles et desktop, qui seront utilisées pour le processus de configuration.

Étape 2 - Configurer votre SmartBox

1. Après avoir reçu et déballé votre SmartBox, connectez-la à un réseau WiFi, Ethernetou cellulaire. Configurez votre SmartBox en tant que lieu privé dans l'application Keycafe.
2. Montez votre SmartBox sur un mur à l'aide des instructions d'installation.
3. Si vous avez acheté des unités d'extension, reliez vos SmartBox.

Étape 3 - Configurer vos clés

1. Commencez par ajouter vos clés à l'application Keycafe. Il y a deux façons de faire ça:

• Une à la fois
• Téléchargement en bloc

2. Le système de Keycafe fonctionne en scannant une clé chaque fois qu'elle est récupérée ou déposée dans une SmartBox. Cela se fait à l'aide de porte-clés. Tout comme pour l'ajout de clés, il existe deux façons de procéder:

• Une à la fois
• Téléchargement groupé avec le champ "Numéro de série"

Étape 4 - Préparer les clés pour le personnel

1. Une fois vos clés configurées, vous pouvez créer des utilisateurs et attribuer des autorisations aux membres de votre personnel et departements.
2. Voir toutes les méthodes disponibles pour récupérer et déposer les clés. Vous pouvez également télécharger et imprimer des affiches pour expliquer au personnel comment utiliser la SmartBox. Le meilleur flux de travail pour votre organisation peut inclure une ou plusieurs méthodes.
3. Si vous avez acheté des badges utilisateur, vous pouvez les configurer avec ces instructions.
4. Si vous souhaitez regrouper plusieurs clés, telles que les clés d'un departement particulier, vous pouvez créer des groupes de clés. Cela vous permettra également d'attribuer rapidement une autorisation pour chaqune en une fois.
5. Vous pouvez activer les codes clés pour des ramassages et des retours plus rapides. L'inconvénient est que la sécurité est réduite, car vous ne pourrez pas savoir qui accède aux clés.
6. Les décalages horaires vous permettent de restreindre les accès aux clés à des jours et à des périodes de temps spécifiques. Ceci est utile si vous ne voulez pas que le personnel utilise les clés en dehors des quarts de travail qui lui sont assignés.

Étape 5 - Préparer les clés pour les invités

Si votre flux de travail implique de fournir des clés aux visiteurs pour une utilisation unique, suivez ces étapes pour configurer une réservation unique.

Étape 6 - Options avancées

• Les alertes programmables vous permettent d'envoyer des notifications personnalisées aux utilisateurs et aux administrateurs lorsque les clés ne sont pas rendues à la fin d'un quart de travail.
• Découvrez comment gérer vos clés.
• Comprenez le fonctionnement des Remises Quick Scan et décidez si elles correspondent à votre flux de travail.
• Consultez les options de personnalisation de Keycafe pour faire passer votre système de gestion de clés au niveau supérieur.
• Si vous rencontrez des problèmes avec l'inventaire réel du casier à clés qui ne correspond pas à vos enregistrements, vous pouvez gérer manuellement l'inventaire du casier à clés.