Guide du nouveau propriétaire de SmartBox

Félicitations pour votre achat du système de gestion de clés Keycafe.

Nous sommes là pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre système. Si vous souhaitez bénéficier d'une démonstration vidéo en direct du logiciel, écrivez à support@keycafe.com.

Ce guide vous présente le fonctionnement du système ainsi que tout ce dont vous avez besoin pour commencer.

Étape 1 - Créer un compte

Pour commencer, créez un compte Keycafe. Vous en aurez besoin pour accéder aux applications mobile et pour ordinateur, qui seront utilisées lors de la configuration.

Étape 2 - Configurer votre SmartBox

1. Après avoir reçu et déballé votre SmartBox, connectez-la à un réseau Wi-Fi, Ethernet ou cellulaire. Configurez votre SmartBox en tant qu'emplacement privé dans l'application Keycafe. 

2. Fixez votre SmartBox au mur à l'aide des instructions d'installation.

3. Si vous avez acheté des unités d'extension, reliez vos SmartBox.

4. Si vous souhaitez proposer plusieurs langues aux utilisateurs de votre SmartBox, modifiez les Paramètres de langue de vos emplacements.

Étape 3 - Configurer vos clés

1. Commencez par ajouter vos clés dans l'application Keycafe. Deux méthodes sont possibles :

• Une par une

• Importation groupée

1. Le système Keycafe fonctionne en scannant une clé à chaque retrait ou dépôt dans une SmartBox. Cela s'effectue à l'aide de porte-clés. Tout comme pour l'ajout de clés, deux méthodes sont possibles :

• Un par un

• Importation groupée avec le champ « Numéro de série »

Étape 4 - Préparer les clés pour le personnel

1. Une fois vos clés configurées, vous pouvez créer des utilisateurs et attribuer des autorisations aux membres de votre personnel et à vos services. 

2. Découvrez toutes les méthodes disponibles pour le retrait et le dépôt des clés. Vous pouvez également télécharger et imprimer des affiches pour former le personnel à l'utilisation de la SmartBox. Le flux de travail idéal pour votre organisation peut combiner une ou plusieurs méthodes.

3. Si vous avez acheté des badges d'utilisateur, vous pouvez les configurer en suivant ces instructions.

4. Si vous souhaitez regrouper plusieurs clés, par exemple celles d'un service spécifique, vous pouvez créer des groupes de clés. Cela vous permettra également d'attribuer rapidement des autorisations pour l'ensemble d'entre elles en une seule fois.

5. Vous pouvez activer les codes de clés pour des retraits et dépôts plus rapides. L'inconvénient est que le niveau de sécurité est réduit, car vous ne pourrez pas suivre qui accède aux clés.

6. Les plages horaires vous permettent de restreindre l'accès aux clés à des jours et des créneaux précis. Cela s'avère particulièrement utile si vous ne souhaitez pas que le personnel utilise les clés en dehors de ses heures de travail.

Étape 5 - Préparer les clés pour les invités

Si vos processus prévoient la mise à disposition de clés à des visiteurs pour un usage ponctuel, suivez ces étapes pour configurer une réservation unique.

Étape 6 - Options avancées

• Les alertes programmables vous permettent d'envoyer des notifications personnalisées aux utilisateurs et aux administrateurs lorsque les clés ne sont pas restituées à la fin d'un quart de travail.

• Découvrez comment gérer vos clés.

• Comprenez le fonctionnement des dépôts Quick Scan et déterminez s'ils s'adaptent à vos processus.

• Découvrez les options de personnalisation de Keycafe pour optimiser votre système de gestion de clés.

• Si vous constatez des écarts entre l'inventaire réel des casiers à clés et vos enregistrements, vous pouvez gérer manuellement l'inventaire des casiers.