Affiches pour le personnel
Des affiches explicatives sont disponibles au téléchargement afin que vous puissiez les imprimer et les placer à côté de votre SmartBox. Une affiche distincte décrit les étapes pour chaque méthode de dépôt de clé :
Quick Scan
Déposer des clés dans une SmartBox Keycafe est très simple.
Touchez l'écran de la SmartBox.
Sélectionnez Dépôt de clé.
Scannez le porte-clé Keycafe à l'aide du lecteur situé à gauche de l'écran.
Placez la clé dans le casier qui s'ouvre et fermez la porte du casier.
Et voilà, les clés sont de retour dans votre inventaire en quelques secondes. Cette méthode ne nécessite pas d'authentification, vous ne saurez donc pas qui dépose les clés. Cependant, vous saurez toujours qui a récupéré les clés, ainsi que la date, l'heure et le lieu où elles sont restituées.
Dépôts de clés avec authentification
Si vous exigez que les personnes déposant des clés s'authentifient, plusieurs options sont possibles. Celle que vous utiliserez le plus souvent dépendra du flux de travail et des préférences de sécurité de votre organisation.
Vous pouvez désactiver la fonctionnalité de dépôt rapide et demander à votre personnel ou à vos invités de s'authentifier chaque fois qu'ils déposent des clés.
Cliquez sur le menu déroulant de l'utilisateur en haut à droite et sélectionnez Mon compte.
Sélectionnez Avancé, puis Options de la SmartBox.
Faites défiler jusqu'en bas de la liste et désactivez Dépôts Quick Scan.
Une fois les dépôts rapides désactivés, vous pouvez choisir la méthode d'authentification que vous souhaitez utiliser. Voici la liste de toutes les méthodes possibles pour déposer une clé.
Remarque :
Ce paramètre s'applique au niveau du compte, donc toutes les SmartBoxes de ce compte auront désormais les dépôts Quick Scan désactivés.
Code d'accès
Une méthode courante pour déposer une clé consiste à vous authentifier avec votre code d'accès.
Touchez l'écran de la SmartBox.
Sélectionnez Dépôt de clé.
Saisissez votre code d'accès et sélectionnez Entrée.
Scannez le porte-clé Keycafe attaché à la clé.
Placez la clé dans le casier et fermez la porte du casier.
Numéro de téléphone
Une méthode pour déposer une clé consiste à vous authentifier avec le numéro de téléphone utilisé lors de la création de votre compte.
Touchez l'écran de la SmartBox.
Sélectionnez Dépôt de clé.
Saisissez votre numéro de téléphone et sélectionnez Entrée.
Scannez le porte-clé Keycafe attaché à la clé.
Placez la clé dans le casier et fermez la porte du casier.
Code QR
Fonctionnalité disponible uniquement sur les SmartBoxes MS5
L'authentification par code QR utilise la caméra présente uniquement sur la dernière SmartBox MS5.
Notre toute dernière méthode pour déposer des clés, les codes QR utilisateur, est disponible dans l'application mobile Keycafe pour les utilisateurs avec accès complet. Il s'agit d'un code propre à l'utilisateur qui peut être utilisé pour déposer n'importe quelle clé pour laquelle il a reçu une autorisation, dans l'ensemble des organisations dont il fait partie.
Un code QR est également fourni par e-mail ou SMS pour tous les codes de réservation.
Touchez l'écran de la SmartBox.
Sélectionnez Dépôt de clé.
Trouvez votre code QR utilisateur en appuyant sur l'icône en haut à gauche de l'application mobile Keycafe et présentez-le devant la caméra de la SmartBox.
Scannez le porte-clé Keycafe attaché à la clé.
Placez la clé dans le casier et fermez la porte du casier.
Application mobile ou navigateur mobile Keycafe
L'application mobile et le site web mobile Keycafe vous permettent de déposer une clé sans avoir à mémoriser de codes d'accès ni de codes PIN.
Connectez-vous à l'application mobile Keycafe ou sur www.keycafe.com depuis un navigateur mobile.
Sélectionnez la clé que vous souhaitez déposer.
Sélectionnez Déposer la clé.
Sélectionnez Suivant.
Scannez le porte-clé Keycafe attaché à la clé.
Placez la clé dans le casier et fermez la porte du casier.
Code de réservation
Le plus souvent utilisés pour les invités et les accès ponctuels, les codes de réservation vous sont envoyés par e-mail ou par SMS. Le code que vous avez utilisé pour récupérer la clé est le même que celui servant à déposer la clé une fois que vous avez fini de l'utiliser.
Touchez l'écran de la SmartBox.
Sélectionnez Dépôt de clé.
Saisissez votre code de réservation.
Scannez le porte-clé Keycafe attaché à la clé.
Placez la clé dans le casier et fermez la porte du casier.
Code de clé
Si le propriétaire de la clé a activé les codes de clé, vous pouvez utiliser ce code pour déposer la clé associée sans vous authentifier. Le propriétaire de la clé devra vous communiquer ce code, et celui-ci ne change pas à moins d'être modifié manuellement par le propriétaire de la clé.
Touchez l'écran de la SmartBox.
Sélectionnez Dépôt de clé.
Saisissez le code de clé et sélectionnez Entrée.
Placez la clé dans le casier et fermez la porte du casier.
Badge utilisateur
Le moyen le plus simple et le plus pratique pour les utilisateurs réguliers de déposer une clé est d'utiliser un badge utilisateur. Nul besoin de mémoriser des codes ou de transporter un téléphone. Votre responsable vous fournira soit un badge Keycafe, soit un porte-clé traditionnel lié à votre compte, qu'il vous suffira de passer devant le lecteur de la SmartBox pour vous authentifier. Le badge est un autocollant pouvant être apposé sur une carte d'employé, une carte de visite ou tout autre objet que vous portez régulièrement sur vous. Le porte-clé peut être fixé à un trousseau de clés. Consultez Badges utilisateur pour plus d'informations.
Touchez l'écran de la SmartBox.
Sélectionnez Dépôt de clé.
Scannez le badge utilisateur.
Scannez le porte-clé Keycafe attaché à la clé.
Placez la clé dans le casier et fermez la porte du casier.
Administrateur Keycafe
Si vous êtes l'administrateur d'une SmartBox, vous pouvez ouvrir à distance des casiers à clés pour permettre à une personne se trouvant devant la SmartBox de déposer une clé. Cette fonctionnalité est utile si un membre du personnel a oublié son code ou son badge utilisateur, mais doit déposer une clé.
Connectez-vous à l'application mobile Keycafe ou au site web sur ordinateur ou mobile.
Sélectionnez Emplacements.
Sélectionnez le nom de l'emplacement où vous souhaitez déposer la clé.
Sélectionnez la SmartBox dans laquelle vous souhaitez déposer la clé.
Sélectionnez l'icône de déverrouillage d'un casier disponible pour y déposer la clé.
Sélectionnez One-Touch Open.
Appuyez sur le bouton clignotant de la SmartBox.
Placez la clé dans le casier et fermez la porte du casier.
Dans la fenêtre contextuelle, saisissez le nom ou le numéro de série de la clé et sélectionnez Ajouter.