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Comment déposer une clé

Mise à jour  

Dans cet article:

Affiches du personnel

Nous avons des affiches d'instructions à télécharger que vous pouvez imprimer et placer à côté de votre SmartBox. Il existe une affiche distincte décrivant les étapes pour chaque méthode de dépôt de clés :

 

Scan rapide

Déposer les clés dans une SmartBox Keycafe est très simple.

 

  1. Appuyez sur l'écran SmartBox.
  2. Sélectionnez Dépôt de clé.
  3. Scannez le porte-clés Keycafe à l'aide du scanner à gauche de l'écran.
  4. Placez la clé dans le casier qui s'est ouvert et fermez la porte du casier.

Ça y est, les clés sont de nouveau dans votre inventaire en quelques secondes. Cette méthode ne nécessite pas d'authentification, vous ne saurez donc pas qui dépose les clés. Cependant, vous saurez toujours qui a récupéré les clés, ainsi que quand et où les clés sont rendues.

 

Remises de clés authentifiées

Si vous avez besoin que ceux qui déposent les clés s'authentifient, il existe plusieurs options. Celui que vous utiliserez le plus souvent dépendra du flux de travail et des préférences de sécurité de votre organisation.

Vous pouvez désactiver la fonction de dépôt rapide et demander à votre personnel/invités de s'authentifier chaque fois qu'ils déposent des clés.

  1. Cliquez sur la liste déroulante des utilisateurs en haut à droite et sélectionnez Mon compte.
  2. Sélectionnez Avancé, puis Options SmartBox.
  3. Faites défiler vers le bas de la liste et désactivezQuick Scan Drops.

Une fois que vous avez désactivé les dépôts rapides, vous pouvez choisir la méthode d'authentification que vous souhaitez utiliser. Voici une liste de toutes les méthodes possibles pour déposer une clé.

Remarque:

Il s'agit d'une modification à l'échelle du compte, de sorte que toutes les SmartBox de ce compte auront les dépôts rapides désactivés.

 

Code d’accès

Une méthode courante pour déposer une clé consiste à vous authentifier avec votre code d'accès.

 

  1. Appuyez sur l'écran SmartBox.
  2. Sélectionnez Dépôt de clé.
  3. Saisissez votre code d'accès et sélectionnez Entrée.
  4. Scannez le porte-clés Keycafe attaché à la clé.
  5. Placez la clé dans le casier et fermez la porte du casier.

 

Numéro de téléphone

Une méthode pour déposer une clé consiste à vous authentifier avec le numéro de téléphone avec lequel vous avez enregistré votre compte.

 

  1. Appuyez sur l'écran SmartBox.
  2. Sélectionnez Dépôt de clé.
  3. Saisissez votre numéro de téléphone et sélectionnez Entrée.
  4. Scannez le porte-clés Keycafe attaché à la clé.
  5. Placez la clé dans le casier et fermez la porte du casier.

 

Code QR

Fonctionnalité disponible uniquement sur les SmartBox MS5

L'authentification par code QR utilise la caméra présente uniquement sur la dernière SmartBox MS5.

  1. Appuyez sur l'écran SmartBox.
  2. Sélectionnez Dépôt de clé.
  3. Trouvez votre code QR utilisateur en appuyant sur l'icône en haut à gauche dans l'application mobile Keycafe et affichez-le sur la caméra SmartBox.
  4. Scannez le porte-clés Keycafe attaché à la clé.
  5. Placez la clé dans le casier et fermez la porte du casier.

 

Application mobile Keycafe ou navigateur mobile

L'application mobile et l'application par navigateur mobile Keycafe vous permettent de déposer une clé sans avoir à mémoriser les codes d'accès et les codes PIN.

 

  1. Connectez-vous à l'application mobile Keycafe ou à www.keycafe.com sur un navigateur mobile.
  2. Sélectionnez la clé que vous souhaitez déposer.
  3. Sélectionnez Dépôt de clé.
  4. Sélectionnez Suivant.
  5. Scannez le porte-clés Keycafe attaché à la clé.
  6. Placez la clé dans le casier et fermez la porte du casier.

 

Code de réservation

Le plus souvent utilisés pour les invités et les accès uniques, les codes de réservation vous sont envoyés par e-mail ou SMS. Le code que vous avez utilisé pour récupérer la clé est le même que celui que vous utilisez pour déposer la clé lorsque vous avez fini de l'utiliser.

 

  1. Appuyez sur l'écran SmartBox.
  2. Sélectionnez Dépôt de clé.
  3. Entrez votre code de réservation.
  4. Scannez le porte-clés Keycafe attaché à la clé.
  5. Placez la clé dans le casier et fermez la porte du casier.

 

Code de la clé

Si le propriétaire de la clé a activé les codes de clé, vous pouvez utiliser ce code pour déposer la clé associée sans vous authentifier. Le propriétaire de la clé devra vous dire quel est le code, et ce code ne change pas à moins qu'il ne soit fait manuellement par le propriétaire de la clé.

 

  1. Appuyez sur l'écran SmartBox.
  2. Sélectionnez Dépôt de clé.
  3. Saisissez votre code de clé et sélectionnez Entrée.
  4. Placez la clé dans le casier et fermez la porte du casier.

 

Badge d'utilisateur

Le moyen le plus simple et pratique pour déposer une clé est d'utiliser un badge utilisateur. Il n'est pas nécessaire de mémoriser des codes ou utiliser un téléphone. Votre responsable vous fournira soit un badge Keycafe, soit un porte-clés traditionnel lié à votre compte, que vous pourrez passer au scanner SmartBox pour vous authentifier. Le badge est un autocollant qui peut être apposé sur une carte d'identité du personnel, une carte de visite ou tout autre objet que vous transportez régulièrement. Le porte-clés peut être attaché à un trousseau de clés. Voir Badges utilisateur pour plus d'informations.

 

  1. Appuyez sur l'écran SmartBox.
  2. Sélectionnez Dépôt de clé.
  3. Scannez le badge utilisateur.
  4. Scannez le porte-clés Keycafe attaché à la clé.
  5. Placez la clé dans le casier et fermez la porte du casier.

 

Administrateur de Keycafe

Si vous êtes l'administrateur d'une SmartBox, vous pouvez ouvrir à distance des bacs à clés pour qu'une personne présente à proximité de la SmartBox puisse déposer une clé. Cette fonctionnalité est utile si un membre du personnel a oublié son code ou son badge utilisateur mais doit déposer une clé.

 

  1. Connectez-vous à l'application mobile Keycafe ou au site web sur ordinateur ou mobile.
  2. Sélectionnez Emplacements.
  3. Sélectionnez le nom de l'emplacement où vous souhaitez déposer la clé.
  4. Sélectionnez la SmartBox dans laquelle vous souhaitez déposer la clé.
  5. Sélectionnez l'icône de déverrouillage d'un bac disponible pour y déposer la clé.
  6. Sélectionnez Ouverture en une seule touche.
  7. Appuyez sur le bouton clignotant de la SmartBox.
  8. Placez la clé dans la poubelle et fermez la porte de la poubelle.
  9. Dans la fenêtre contextuelle, saisissez le nom ou numéro de série de la clé et sélectionnez Ajouter.
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