Affiches pour le personnel
Des affiches explicatives sont disponibles en téléchargement ; vous pouvez les imprimer et les installer à côté de votre SmartBox. Une affiche distincte détaille les étapes pour chaque méthode de dépôt de clé :
Quick Scan
Déposer des clés dans une SmartBox Keycafe est très simple.
Touchez l'écran de la SmartBox.
Sélectionnez Dépôt de clé.
Scannez le porte-clé Keycafe à l'aide du scanner situé à gauche de l'écran.
Placez la clé dans le casier qui s'ouvre et fermez la porte du casier.
Et voilà, les clés sont de retour dans votre inventaire en quelques secondes. Cette méthode ne nécessite pas d'authentification, vous ne saurez donc pas qui dépose les clés. Cependant, vous saurez toujours qui a récupéré les clés, ainsi que la date, l'heure et l'endroit où elles sont restituées.
Dépôts de clés authentifiés
Si vous souhaitez que les personnes déposant des clés s'authentifient, plusieurs options s'offrent à vous. Celle que vous utiliserez le plus souvent dépendra des flux de travail de votre organisation et de vos préférences de sécurité.
Vous pouvez désactiver la fonctionnalité de dépôt rapide et demander à votre personnel ou à vos invités de s'authentifier à chaque dépôt de clé.
Cliquez sur le menu déroulant utilisateur en haut à droite et sélectionnez Mon compte.
Sélectionnez Avancé, puis Options de la SmartBox.
Faites défiler jusqu'au bas de la liste et désactivez Dépôts par Quick Scan.
Une fois les dépôts rapides désactivés, vous pouvez choisir la méthode d'authentification que vous souhaitez utiliser. Voici la liste de toutes les méthodes possibles pour déposer une clé.
Remarque :
Ce paramètre s'applique au niveau du compte ; les dépôts par Quick Scan seront donc désactivés sur toutes les SmartBox de ce compte.
Code d'accès
Une méthode courante de dépôt de clé consiste à vous authentifier à l'aide de votre code d'accès.
Touchez l'écran de la SmartBox.
Sélectionnez Dépôt de clé.
Saisissez votre code d'accès et sélectionnez Entrée.
Scannez le porte-clé Keycafe attaché à la clé.
Placez la clé dans le casier et fermez la porte du casier.
Numéro de téléphone
Une autre méthode de dépôt de clé consiste à vous authentifier à l'aide du numéro de téléphone avec lequel vous avez créé votre compte.
Touchez l'écran de la SmartBox.
Sélectionnez Dépôt de clé.
Saisissez votre numéro de téléphone et sélectionnez Entrée.
Scannez le porte-clé Keycafe attaché à la clé.
Placez la clé dans le casier et fermez la porte du casier.
Code QR
Fonctionnalité disponible uniquement sur les SmartBox MS5
L'authentification par code QR utilise la caméra présente uniquement sur la toute dernière SmartBox MS5.
Notre méthode la plus récente pour déposer des clés : les codes QR utilisateurs sont disponibles dans l'application mobile Keycafe pour les utilisateurs complets. Il s'agit d'un code propre à l'utilisateur qui peut être utilisé pour déposer toute clé à laquelle il a accès, dans l'ensemble des organisations dont il fait partie.
Un code QR est également fourni par e-mail / SMS pour tous les codes de réservation.
Touchez l'écran de la SmartBox.
Sélectionnez Dépôt de clé.
Accédez à votre code QR utilisateur en touchant l'icône en haut à gauche dans l'application mobile Keycafe et présentez-le devant la caméra de la SmartBox.
Scannez le porte-clé Keycafe attaché à la clé.
Placez la clé dans le casier et fermez la porte du casier.
Application mobile Keycafe ou navigateur mobile
L'application mobile Keycafe et la version pour navigateur mobile vous permettent de déposer une clé sans avoir à mémoriser de codes d'accès ni de codes PIN.
Connectez-vous à l'application mobile Keycafe ou à www.keycafe.com sur un navigateur mobile.
Sélectionnez la clé que vous souhaitez déposer.
Sélectionnez Déposer la clé.
Sélectionnez Suivant.
Scannez le porte-clé Keycafe attaché à la clé.
Placez la clé dans le casier et fermez la porte du casier.
Code de réservation
Le plus souvent utilisés pour les invités et les accès ponctuels, les codes de réservation vous sont envoyés par e-mail ou SMS. Le code que vous avez utilisé pour récupérer la clé est le même que celui utilisé pour la déposer une fois son utilisation terminée.
Touchez l'écran de la SmartBox.
Sélectionnez Dépôt de clé.
Saisissez votre code de réservation.
Scannez le porte-clé Keycafe attaché à la clé.
Placez la clé dans le casier et fermez la porte du casier.
Code de clé
Si le propriétaire de la clé a activé les codes de clé, vous pouvez utiliser ce code pour déposer la clé associée sans vous authentifier. Le propriétaire de la clé devra vous transmettre ce code, et ce dernier ne change pas sauf si le propriétaire le modifie manuellement.
Touchez l'écran de la SmartBox.
Sélectionnez Dépôt de clé.
Saisissez le code de clé et sélectionnez Entrée.
Placez la clé dans le casier et fermez la porte du casier.
Badge utilisateur
Le moyen le plus simple et le plus pratique pour les utilisateurs réguliers de déposer une clé est d'utiliser un badge utilisateur. Nul besoin de mémoriser des codes ou de transporter un téléphone. Votre responsable vous fournira soit un badge Keycafe, soit un porte-clé classique associé à votre compte, qu'il vous suffira de présenter devant le scanner de la SmartBox pour vous authentifier. Le badge est un autocollant qui peut être apposé sur une carte d'employé, une carte de visite ou tout autre objet que vous portez régulièrement sur vous. Le porte-clé peut être attaché à un trousseau de clés. Consultez Badges utilisateur pour en savoir plus.
Touchez l'écran de la SmartBox.
Sélectionnez Dépôt de clé.
Scannez le badge utilisateur.
Scannez le porte-clé Keycafe attaché à la clé.
Placez la clé dans le casier et fermez la porte du casier.
Administrateur Keycafe
Si vous êtes l'administrateur d'une SmartBox, vous pouvez ouvrir à distance des casiers à clés pour permettre à une personne présente devant la SmartBox de déposer une clé. Cette fonctionnalité est utile si un membre du personnel a oublié son code ou son badge utilisateur mais doit déposer une clé.
Connectez-vous à l'application mobile Keycafe ou au site Web sur ordinateur ou mobile.
Sélectionnez Emplacements.
Sélectionnez le nom de l'emplacement où vous souhaitez déposer la clé.
Sélectionnez la SmartBox dans laquelle vous souhaitez déposer la clé.
Sélectionnez l'icône de déverrouillage d'un casier disponible pour y déposer la clé.
Sélectionnez Ouverture One-Touch.
Appuyez sur le bouton qui clignote sur la SmartBox.
Placez la clé dans le casier et fermez la porte du casier.
Dans la fenêtre contextuelle, saisissez le nom de la clé ou son numéro de série et sélectionnez Ajouter.